Тревел поддержка что это
Отчёт с бизнес-завтрака 12 марта «Travel-поддержка руководителя»
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.
Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.
Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!
Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:
1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,
быстрое прохождение процедур в аэропорту.
2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.
3. Виза.
4. Страховка.
5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?
6. Расписание встреч.
7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.
8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.
В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!
.JPG» alt=»text Travel 1203 » />
О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
От Александра мы узнали:
— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,
— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?
— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.
Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:
По требовательности и нетерпеливости в тревел-поддержке русские боссы лидируют
Работать личным помощником руководителя — это как проживать две жизни за раз: его и свою. Такой специалист полностью погружен в бизнес и личные дела босса и его семьи, организацию быта, уход за домом или домами, покупки неожиданных вещей по всему свету и их доставку в разные уголки мира, координацию работы водителей, охраны, домашнего персонала, коммуникацию с родственниками по разным вопросам и, конечно же, оказывает им всем тревел-поддержку. И так круглые сутки.
Требования к функционалу ассистента, объему его работы, вовлеченности в проекты, участию поездках, а также графику 24/7, на мой взгляд, не имеют региональной специфики. Скорее можно говорить о том, что есть боссы, которые делегируют и требуют больше, а есть те, кто с трепетом относится к личному пространству и жизни ассистента и не спрашивает ночью то, что можно спросить в рабочее время.
Знакомый ассистент из цюрихской юридической фирмы рассказывает, что ее руководитель (швейцарец) звонит ей ровно в 8 утра — и ни минутой раньше. Если у него возникают сложности в выходные с поездкой, которую она организовала, он не будет ее беспокоить, а обратится в авиакомпанию или найдет информацию на сайте отеля. Другой знакомый ассистент бизнесмена в Женеве едва успевает выкраивать время на отдых, так как сопровождает руководителя в поездках и на конференциях, а также готовит ему материалы к встречам.
Или еще случай. Помощница вице-президента одного крупного оператора в области частной авиации развивает свой собственный проект внутри компании — программу лояльности для маленьких пассажиров, однако ее руководитель не хочет сокращать ей нагрузку по прямым обязанностям. Тревел-поддержка совладельца авиаоператора становится кошмаром, когда в любом часовом поясе и даже в самолете он продолжает работать и вести дела удаленно по конференц-связи.
На форумах и в закрытых группах ассистенты из разных стран признаются, что, несмотря на профсоюзы, строгие требования местного законодательства и детально прописанные должностные обязанности, переработки и огромные нагрузки скорее норма, чем исключение. Это говорит о том, что работа с собственником бизнеса — особый стиль жизни и призвание.
Только в плане тревел-поддержки можно с уверенностью говорить о том, что русские лидируют по нетерпеливости, уровню требований и ожиданий скидок, запросам на персональный подход. Бизнесменов русского происхождения немало во всем мире, и каждый капризен по-своему.
Расслабленный персонал в таких южных странах, как Испания и Италия, может не всегда отвечать на письма, особенно не на их родном языке. Именно в такие моменты ассистенту пригодится хотя бы минимальное знание местного языка, не только английского.
В странах вроде Франции и Швейцарии работники отелей и консьерж-сервисов стремятся угодить своим клиентам и выполнить любой их каприз, но не всегда готовы к тому, что гость хочет что-то прямо сейчас. По неизвестной ассистентам причине даже на срочное обращение здесь отвечают в течение суток (то есть завтра), а если позвонить по телефону — просят прислать запрос. В России такого не бывает! Срочный запрос решается по телефону.
Самая большая проблема для ассистентов — специализированные запросы в праздники. Однажды вечером 12 февраля я сделала письменный запрос в консьерж-сервис известного и дорогого парижского отеля на букет цветов для романтического праздника — Дня всех влюбленных. Каждые два часа я получала ответ, что мой запрос получен и будет обработан. В какой-то момент мой руководитель решил, что хочет определиться с цветами, но ответа от консьержа по-прежнему не было ни на мои звонки, ни на письма.
Закончилось тем, что я получила нагоняй за нерадивость, мой руководитель пошел к консьержу отеля и сам заказал цветы, а ответ на мой запрос пришел ночью, то есть тогда, когда он был уже совершенно не актуален. В гневе я обратилась к менеджеру отеля — у меня в голове не укладывалось, как они могли продолжить работать над моим запросом, если клиент уже дошел до них самостоятельно! В качестве извинений я получила из Парижа шоколад ручной работы и путеводитель с рекомендациями отеля по лучшим местам города.
Тревел-поддержка в поездках усложняется двумя факторами — регион и часовой пояс. В Азии трудно найти Mercedes, а сопровождение поездок в США для ассистента — круглосуточный марафон без сна и отдыха.
В одну такую поездку продолжительностью восемь дней мне приходилось ежедневно менять брони ресторанов, отелей и организовывать перелеты между городами. Мой руководитель с семьей путешествовал и хотел посмотреть новые места. Ночью я согласовывала с ним варианты размещения и рейсы, а потом их бронировала. Днем выполняла свои обычные обязанности. На следующую ночь он выбирал то, что мне удалось найти и забронировать, или просил подобрать другие варианты.
В один из таких перелетов случилась необычная накладка, которая не дала спать ни мне, ни оператору компании, через которую я заказывала самолет. В США, в отличие от стран Европы, пассажиру частного борта не предоставляют контактные номера телефонов команды. И когда пассажир хочет с ней связаться, он звонит ассистенту, ассистент — менеджеру брокера, а тот — локальному оператору. Обмен информацией происходит по этой цепочке до тех пор, пока клиент не узнает, что ему нужно. Мой руководитель, конечно же, был недоволен тем, что в календаре не было контактов команды и ему пришлось ждать ответы на свои вопросы.
Что я хочу всем этим сказать? Жизнь ассистента собственника бизнеса не слишком отличается от того, что вы видели в фильме «Дьявол носит Prada», это правда. И здесь лучше определиться сразу — готовы ли к роли Энн Хэтэуэй.
Бизнес-завтрак «Travel-поддержка руководителя: командировки, отпуск, путешествия»
Расскажите друзьям о событии
Рекомендуемые события
Извините, регистрация закрыта. Возможно, на событие уже зарегистрировалось слишком много человек, либо истек срок регистрации. Подробности Вы можете узнать у организаторов события.
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Подводные камни обсудим на нашем бизнес-завтраке!
Расскажите друзьям о событии
Своим опытом поделятся действующие персональные ассистенты и эксперты:
Елена Абдулаева бизнес-ассистент президента, Инвестиционная компания АРГО.
Александр Львов заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
Тема выступления: «Что такое «премиум» на железной дороге и почему VIP персоны предпочитают поезд».
Александр расскажет участникам завтрака:
— сложностях в работе с VIP-клиентами и публичными людьми,
— примеры нескольких интересных кейсов из практики, а также варианты их решения.
Посмотреть фотоотчёты с наших бизнес-завтраков можно здесь.
Цель командировки примеры
Отчёт с бизнес-завтрака 12 марта «Travel-поддержка руководителя»
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.
Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.
Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!
Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:
1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,
быстрое прохождение процедур в аэропорту.
2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.
5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?
6. Расписание встреч.
7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.
8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.
В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!
О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
От Александра мы узнали:
— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,
— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?
— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.
Компания «РЖД-тур» приготовила специальный подарок для ассистентов. Но чтобы его получить — участникам завтрака было предложено ответить на вопрос на знание родной страны: какова протяженность Транссибирской магистрали? Ближе всех к правильному ответу оказалась — Анна Диаз и получила ценный приз.
Также на завтрак мы пригласили наших партнеров — Business Avia Club. Lifestyle manager компании Ксения Андреева рассказала участникам завтрака о сложностях в работе с VIP-клиентами и публичными людьми, привела примеры нескольких интересных кейсов из практики, а также варианты их решения. Хотим напомнить, что всем участникам PA Club Russia Клуб бизнес-авиации всегда рад помочь в организации путешествий и деловых поездок ваших руководителей!
Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:
Клуб персональных ассистентов PA Club Russia проводит бизнес-завтраки регулярно, чтобы помочь ассистентам в развитии их карьеры. Если вы пропустили наше мероприятие, но в будущем хотели бы присутствовать на подобной встрече — можете направить предварительную заявку на job@smart-and-talented.ru, мы включим вас в список участников.
Компания Smart and Talented. Personal Assistants благодарит студию Аркадия Новикова Chefshow за вкусный завтрак, приятное обслуживание и атмосферу уюта.
Каких именно?
Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:
Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?
Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.
Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:
К таким лицам относятся:
Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.
Директор
Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».
Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».
Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:
Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:
Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:
«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.
Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:
Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:
Подготовка секретарем деловых поездок и командировок руководителя
Важное место в работе секретаря занимает организация деловых поездок руководителя. Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:
1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п.
2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
б) способ передвижения;
в) бронирование мест в гостиницах;
г) места посещения и проезд к ним;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.
4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. п.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
3) командировочное удостоверение;
4) служебное задание.
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание (форма № Т-10а), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а).
После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Как правило, приказы о командировании имеют общую нумерацию с кадровыми приказами, хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»), так как эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст).
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России.
В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января.
Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки. В небольшой фирме в качестве ответственного лица за командировки может выступать секретарь.
Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.
После возвращения руководителя из командировки секретарь:
1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия;
2) обрабатывает материалы командировки;
3) оформляет отчетные документы.
При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела:
1) обоснование необходимости командировки;
2) последовательность решения вопросов;
3) выводы и рекомендации.
В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить:
1) по какому вопросу прибыл посетитель;
2) узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему;
3) отметить командировочное удостоверение.
Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации.
Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 1554. Нарушение авторских прав
Примеры цели поездки руководителя организации
Специалист отправляется в командировку для достижения различных целей. Таковые отражены в трудовой документации РФ, в частности, в Постановлении Правительства № 749.
Основная цель командировки директора предприятия – выполнение производственных обязанностей, соответствующих занимаемой специалистом должности, для улучшения работы компании.
В данном случае в качестве документального основания для поездки выступает распоряжение, оформленное в виде служебной записки.
Директор может отправляться в командировку со следующими целями:
Важно учитывать, что цель командировки может быть различна.
Руководитель в соответствующей документации вправе указать практически любую.
Перечень допустимых не фиксируется в каком-либо нормативном акте. Конкретная цель указывается в приказе, согласно которому директор отправляется в командировку.
Как оформить зарубежную командировку?
Оформление документов
Директор компании – такой же специалист, как и остальные его подчиненные. Следовательно, на него распространяются стандартные правила трудового законодательства, действующего на территории РФ.
Единственным отличием руководителя от рядового сотрудника является то, что первый выступает в качестве непосредственного представителя работодателя.
По этой причине оформление командировки руководителя должно выглядеть немного иначе.
Перечень оформляемой документации выглядит следующим образом:
Для того чтобы разобраться в данной теме более подробно, необходимо детально изучить информацию по каждому документу.
Прежде всего, руководителем предприятия оформляется служебная записка.
Она выступает в качестве основания для отправления директора в командировку.
После этого оформляется приказ. При его составлении можно использовать унифицированную форму Т-9 или бланк, разработанный в компании.
В распоряжении обязательно должна отражаться цель поездки, длительность мероприятия, регион, в который отправляется директор, а также другие подробности командировки.
После издания документ регистрируется в соответствующем журнале.
Директор ставит напротив указанной записи свою подпись, которая выступает в качестве его согласия с данными, в ней отраженной.
Далее оформляется командировочное удостоверение.
Важно учесть, что это необязательный момент.
В данном случае необходимо руководствоваться исключительно информацией, присутствующей в локальных актах организации.
Во время нахождения директора компании в командировке, соответствующие записи вносятся в журнал учета работников и табель учета рабочего времени.
По окончанию мероприятия руководитель подготавливает все необходимые документы, в которых отражены расходы, потраченные им во время пребывания в другой местности.
Вся документация должна оформляться с учетом всех необходимых требований. В них не должно быть никаких ошибок. В противном случае могут возникнуть различные трудности. К примеру, с налогооблагаемой базой.
Какие командировочные расходы оплачиваются?
Кто подписывает приказ?
Каждый документ, оформляемый для командировки, в том числе приказ руководителя, должен быть подписан ответственным лицом. Кто же подписывает бумаги, если в поездку отправляется директор?
Ответ на этот вопрос достаточно прост. Приказ, вне зависимости от того, какой сотрудник отправляется в командировку, в обязательном порядке подписывает директор.
В случае, если в другую местность с определенной целью уезжает он сам, он и подписывает распоряжение. Другими словами, он составляет документы сам на себя.
Важно учесть – на время отсутствия директора на рабочем месте его полномочия и обязанности должны быть переданы другому специалисту.
Руководитель вправе самостоятельно назначить специалиста, временно исполняющего его обязанности.
Для того чтобы передать полномочия необходимо получить согласие заместителя, после чего оформить специальную доверенность и издать приказ.
Не менее важно отметить, что, если заместитель назначается до отправки основного сотрудника в командировку, документы, касающиеся командировки, могут быть подписаны им.