Резюме встречи что это
Как агентства должны проводить клиентские митинги
Агентства любят придумывать стратегии и спецпроекты, любят мозговые штурмы и брифинги, однако часто не уделяют внимания эффективной работе внутри самого агентства. Начните с планерок. Да-да, чтобы совещания не превращались в пустую болтовню и бесполезную трату времени, научите сотрудников проводить встречи. Скажете — прописные истины? А мой опыт говорит, что большинство людей, работающих в digital, либо с этими истинами не знакомы, либо пренебрегают ими.
Совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать, —
Джон Кеннет Гэлбрейт
Однажды я побывал на клиентском митинге, в рамках которого одно крупное креативное агентство пришло на встречу в составе восьми (!) человек.
Встреча длилась два часа: не было ни внятной повестки дня, ни модератора, не был обозначен временной лимит и многое другое. Всего на встрече было человек 12, а значит, общее количество потраченного времени в человеко-часах составило около 24 часов. Если учесть, что большинство агентств выставляют клиентам счета, исходя из человеко-часов, реальная эффективность и соотношение «цена-качество» услуг, предоставляемых подобными агентствами, ставится под вопрос.
И этот случай ведь не исключение. Хоть и не всегда агентства приходят толпой, могут быть и 2–3 человека (их достаточно, чтобы закрыть любые вопросы, которые могут возникнуть у клиента по проекту), но обязательно случается что-то другое: нет повестки дня, разрядился ноутбук, сломалась флешка или же вовсе клиент и агентство решили обсудить вопросы, далёкие от запланированных. 80% таких встреч не укладываются во временной лимит по необъективным причинам.
Как повысить эффективность диджитала для недвижимости?
Как, бывает, менеджер готовится к встрече? «Зачем я буду тратить время на эту бюрократию?», «Я предпочитаю делать работу, влияющую на мой результат на проекте, а не бесцельно проводить 30 минут, готовясь к простой встрече», «Я всё равно ничего не забуду, у меня всё в голове», «Я обязательно это сделаю, но потом» (разумеется, «потом» наступает во время встречи с клиентом).
Как ни печально, это касается и руководящего состава компании. «Мои ребята и так неплохо справляются», «KPI по проекту выполнены — расскажем клиенту о проекте, и всё», «У меня благоразумные сотрудники, которые сами способны планировать своё время, тем более встречи».
В этой статье я бы хотел рассказать о нескольких правилах, которые используются в нашем агентстве и помогают свести к минимуму потерю времени на любых планёрках, совещаниях, брейнстормах и просто деловых встречах. Сделайте эти правила обязательными для своих сотрудников, контролируйте их выполнение и увидите, как эффективность работы агентства вырастет.
Часть 1. Подготовка к встрече
Время на подготовку. В компании Toyota существует золотое правило, согласно которому на подготовку к встрече сотрудники должны тратить столько же времени, сколько на проведение самой встречи. Это сокращает встречу по меньшей мере в два раза, экономя время всех её участников. Перед встречей запрашивайте у сотрудника её подробную адженду (повестку дня) и обсуждайте с ним каждый пункт. Если на встрече необходимо что-то презентовать — обязательно прогоните презентацию один, а лучше два раза.
Адженда/повестка дня. В повестке дня должны быть зафиксированы основные вопросы для обсуждения. Чтобы встреча прошла продуктивно, участники не должны выходить за рамки обозначенных вопросов. И это не три пункта из двух слов, это детальный план, в идеале — с указанием временного лимита на каждый вопрос.
План проведения встречи:
1. Разработка сайта Клиента
2. Ведение сообществ Клиента в социальных сетях
План проведения встречи:
1. Разработка сайта (50 минут)
1.1. Презентация прототипа — 30 минут
1.2. Ответы на вопросы Клиента — 15 минут
1.3. Резюме — 5 минут
2. Ведение сообществ Клиента в социальных сетях (60 минут)
2.1. Презентация обновленного рубрикатора — 15 минут
2.2. Ответы на вопросы Клиента — 10 минут
2.3. Презентация медиа-продвижения сообщества — 15 минут
2.4. Ответы на вопросы Клиента — 10 минут
2.5. Резюме — 5 минут
3. Подведение итогов встречи, закрепление сроков, ответственных лиц и критериев сдачи — 10 минут
Перед встречей рекомендую проговорить план с клиентом — это помогает модерировать: если клиент отклоняется от плана, менеджер может аккуратно направить обсуждение в нужное русло, сославшись на план.
Количество участников встречи. Не стоит думать, что чем больше придет людей, тем встреча будет эффективней. Со стороны агентства достаточно аккаунт-менеджера и, возможно, менеджера проекта (веб-менеджер, SMM-менеджер и т. п. приглашаются только в случае острой необходимости. В большинстве случаев на 80% вопросов клиента может ответить аккаунт-менеджер). Если встреча имеет ознакомительный или стратегический характер, возможно присутствие на ней кого-то из руководящего состава агентства (ещё 1–2 человека).
Согласно правилам нашего агентства, на внутренних и клиентских планёрках со стороны агентства должно присутствовать от 1 до 3 человек, максимум 5 (клиентские встречи с 5 представителями агентства проводятся 1–2 раза в год, и это, как правило, происходит на этапе знакомства топ-менеджмента агентства с командой клиента).
И еще. Забудьте о внутренних брейнстормах по 7–12 человек. Чем больше людей — тем ниже эффективность.
Время и место встречи, приглашение на неё участников
Сопроводительные материалы. Если агентство планирует презентовать какие-либо материалы к встрече, то нужно:
Любые проектные материалы должны всегда быть под рукой (мы используем Dropbox, поэтому у всех сотрудников всегда рядом актуальная проектная документация).
Внешний вид. В случае публичных встреч — презентабельный (не спортивный). Был случай, когда я пришёл на встречу в крупную компанию, где присутствовали директор по маркетингу и весь руководящий состав клиента в строгих костюмах. Каково же было моё удивление, когда на встрече объявилось медийное агентство клиента, менеджеры которого были одеты в кроссовки, фиолетовые джинсы и футболки с провокационными принтами. Casual — окей, но нужно соблюдать определенные рамки, по крайней мере, если у клиента строгий корпоративный стиль.
Часть 2. Проведение встречи
Протоколирование. Определите в команде человека, который будет вести протокол встречи (как правило, это аккаунт-менеджер). В его функцию должна входить не только запись всего, о чем договаривается агентство и клиент, но и установка дедлайнов, критериев сдачи и ответственных лиц по каждому вопросу.
Контроль времени. Обсудите, кто будет следить за лимитом времени (не протоколирующий!). Если в повестке закрепить время на обсуждение каждого вопроса, то человек, ответственный за контроль времени, может ускорить процесс обсуждения в случае, если он затянулся.
Контроль хода встречи.
Клиент: «Да-да, отличное предложение по контенту. Кстати, мы не планировали это обсуждать, но скажите, вы уже подготовили что-то по спецпроекту?»
Агентство: «Да, кстати, у нас есть одна отличная идея, сейчас я вам о ней быстренько расскажу…»
Стоп. На этом моменте вы должны остановить коллегу и предложить рассказать о гениальной идее в следующий раз. Контролируйте, чтобы участники (в особенности этим грешат креативные директора и прочие творческие личности — то есть 80% сотрудников агентства) не обсуждали на встрече посторонние вопросы.
Резюме. В конце встречи протоколирующий должен подвести ее итоги — написать контакт-репорт. Все задачи и вопросы, которые обсуждаются в рамках встречи, должны иметь финальную выжимку в следующем виде:
Если какие-то из задач требуют уточнения сроков, закрепите в резюме сроки предоставления сроков (!) по этим задачам.
Часть 3. После встречи
Подведение итогов встречи. Работа над ошибками — особенно если до этого вышеуказанный подход не практиковался — обязательное условие подведения итогов встречи с проектной командой. После встречи обсудите внутри агентства её результаты с участниками. Ответьте на самые важные вопросы: прошла ли встреча продуктивно? Удалось ли следовать адженде? Удалось ли сохранить временной лимит на каждый из вопросов? Часто ли участники отвлекались на посторонние вопросы? Были ли другие моменты, которые снизили эффективность совещания? Можно практиковать оценку эффективности встречи по 10-балльной шкале.
Отправка отчета о встрече (контакт-репорт). Контакт-репорт должен быть выслан клиенту в день встречи, в крайнем случае — на следующий день (не через два или три дня). Не может быть никаких оправданий при отправке сотрудником контакт-репорта позже 24 часов после встречи. «Много проектной работы» и «много задач, которые нужно обсудить с командой» — нет. Правило простое: если человек не может выслать резюме встречи в течение 24 часов — у него что-то не так с эффективностью работы.
Декомпозиция больших задач до первого уровня. Частая ошибка многих менеджеров — неспособность адекватно оценить большие задачи.
К примеру, задача, на которую клиент даёт две недели: подготовить контент-план для сообщества на ближайшие десять дней. Аккаунт-менеджер считает, что срок от клиента — время достаточное, устанавливает для задачи сроки (без согласования с командой, что уже неправильно) и откладывает постановку задачи на несколько дней.
Однако он не учитывает множество факторов: на хороше тексты редакторам нужно не меньше 4–5 дней, на корректировку — ещё 2–3 дня, еще надо нарисовать дизайн (3–4 дня) — и только после этого отправлять контент-план на согласование с клиентом. Часто не закладываются риски. И как только у клиента появляются замечания, начинают ехать сроки (а две недели к этому времени уже заканчиваются).
После встречи обязательно проследите за тем, чтобы аккаунт-менеджер выбрал все большие задачи, декомпозировал их на маленькие и вовремя поставил, заложив соответствующие риски. И не забыл проконсультироваться с проектной командой, перед тем как подтверждать сроки клиенту.
Промежуточные точки контроля и получение финального результата. Не забудьте обучить сотрудников не только ставить, но и контролировать поставленные задачи.
Часть 4. Внедрение методологии проведения встреч
Многие, прочитав эту статью, подумают: «Это всё здорово, но написать на бумаге проще, чем использовать на практике». И будут правы. Если вы скинете ссылку на эту статью вашим сотрудникам — максимум, на что вы можете рассчитывать, это выполнение 10% пунктов из данного списка (как правило, это повестка дня и контакт-репорт).
Вот несколько правил, которые помогут внедрить указанную методологию на уровне компании:
Шаблонизация. Пересмотрите свои шаблоны отчетов о встречах. Сделайте их более удобными для заполнения: проверьте, чтобы по каждой задаче были указаны не только ответственные лица и сроки, но и критерии сдачи. По желанию можно сделать аналогичный (упрощенный) шаблон внутренней встречи.
Регламентирование. Опишите на бумаге правильный для своего агентства порядок проведения встречи. Создайте чек-листы, которые сотрудники должны заполнять при подготовке к совещанию.
Программа обучения. Внедрите на уровне HR-отдела обучающую программу по проведению планёрок для персонала. Если у вас небольшое агентство — поручите обучение одному из опытных сотрудников. В формате role play проводите таки встречи регулярно с участием случайно выбранных сотрудников. Для новеньких нужно проводить такие тренинги постоянно на протяжении всего испытательного срока.
Внедрение всех решений на уровне руководителей отделов. Только руководители своим примером могут вдохновить сотрудников на эффективную работу. И если руководители не будут разделять ваш подход, можете не надеяться на отдачу от всех сотрудников компании.
Главное правило внутренних встреч: чем их меньше, тем лучше. По крайней мере до тех пор, пока вы не будете уверены на 100%, что сотрудники проводят на них время с максимальной эффективностью. Люди очень любят собираться, чтобы обсудить «важный проект», но на самом деле основная цель таких совещаний — кофе и пространные обсуждения, редко заканчивающиеся конкретными результатами. Научите людей правильно планировать внутренние встречи, чтобы обрести уверенность в результате.
Источник картинки на тизере: Фотобанк Фотодженика
Резюме встречи
Резюме встречи «___»__________ 20__г.
Где живет
Вопросы для анализа:
Профессиональная деятельность:
Чем занимается? Где работает?
Отдых:
Как отдыхает? Где, с кем?
Что делает в выходные?
Досуг:
Какие имеет хобби, увлечения?
Питание:
Как питается? Отношение к диетам?
Ценности:
Что ценит в жизни?
Что нравится делать?
Почему ценит именно это?
Какие убеждения имеет?
Что хочет изменить?
Какова основная причина неудовлетворенности?
Состояние здоровья, вес:
Каково самочувствие?
Состояние здоровья в семье:
Возможности:
Что уже делал(а)?
Что планирует делать?
Возражения:
Какие возражения имеет по поводу использования продукта?
Семья:
Как отнесется семья к его (ее) решению использовать продукт?
Финансовая ситуация:
Нужен ли дополнительный заработок?
Какие обязательства взял на себя клиент?
Анализ встречи с клиентом _________________________________________
Какова была цель встречи? ________________________________________________________________
Достиг(ла) ли я поставленной цели? __________________________________________________________
Обязательство, которое взял на себя клиент: ___________________________________________________
Мои обязательства: _________________________________________________________________________
Что позитивно повлияло на результат встречи? __________________________________________________
Если бы я опять проводил(а) встречу, что я сделал(а) бы иначе? ___________________________________
Что нового я узнал(а), что повлияет на будущие встречи с этим клиентом? ___________________________
Что нового я узнал(а), что можно использовать где-то еще? ________________________________________
Какие стадии встречи прошли лучше остальных? Почему? _________________________________________
Какие вопросы наиболее сильно повлияли на клиента? __________________________________________
О потребностях ___________________________________________________________________________
О причинах и последствиях _________________________________________________________________
О возможностях ___________________________________________________________________________
О результате и выгодах _____________________________________________________________________
Какие потребности клиента были выражены более всего? ________________________________________
Какие скрытые потребности и/или причины были выявлены? _______________________________________
Какие потребности изменились в процессе обсуждения? Почему? ___________________________________
Какие важные детали повлияли на результат встречи? ____________________________________________
3 шаблона для follow up писем после собеседования
Мы долго не решались взяться за эту тему — у нас как-то не принято особенно писать HR’у уже после того, как вы сходили на интервью. На западе это распространённая практика и, как нам кажется, не просто так.
Это как зона затишья, когда нужно затаиться и ждать вердикта. Но на самом деле это хорошая возможность и иногда ещё +1 шанс проявить себя. Нам кажется, что традиция follow-up письма действительно хороша, потому что человечна. а беcчеловечный рекрутинг вообще не жизнеспособен, так что мы за то, чтобы люди говорили друг другу «спасибо». Даже если это будет односторонняя благодарность. Вот наши аргументы «за»:
Во-первых, письмо позволяет ещё раз напомнить о себе. Если HR поговорил с десятком кандидатов, а пришло письмо ему от вас, то это просто дополнительный «звоночек». Поверьте, все 10 точно не напишут!
Во-вторых, это шанс избавиться от недосказанности, пошутить или просто сказать о том, о чём вы сказать забыли или не сумели.
В-третьих, это просто вежливо — поблагодарить человека за приятную беседу, за шанс. А может быть вам было действительно приятно общаться и вы хотите получить обратную реакцию — что было не так, почему и над чем стоит поработать. Тогда, конечно, стоит дать время и отправить его через несколько дней.
// Вот шаблоны. Начнём с #1.
Добрый день / вечер, [имя],
очень приятно было с Вами сегодня побеседовать, несмотря на моё волнение. Хочу поблагодарить вас за время, которое Вы мне уделили, за ответы на вопросы и внимательность.
Если у Вас остались ещё какие-либо вопросы ко мне — с удовольствием на них отвечу!
Прикрепляю к письму [портфолио], которое вы просили прислать.
Ещё раз благодарю вас за возможность [посетить офис компании и познакомиться с сотрудниками, узнать больше о ценностях команды].
С уважением,
[имя]
+ контакты
Лучшие курсы от университетов Лиги плюща мы собрали вот тут.
И шаблон #2:
Добрый день / вечер, [имя]!
Хочу поблагодарить вас за возможность обсудить специфику работы в компании [название] на позиции [название].
Я искренне верю, что мои навыки, профессиональный опыт и личные качества помогут мне стать частью команды и проявить себя.
В любом случае, спасибо вам за то, что уделили мне время — было приятно заглянуть в офис компании и познакомиться поближе с её работой.
Если у вас возникли ещё какие-то вопросы, я всегда на связи и буду готов(а) ответить на них.
С уважением,
[имя]
+ контакты
И ещё шаблон #3:
Добрый день / вечер, [имя],
спешу поблагодарить вас за проведённое собеседование и возможность посмотреть на работу компании [название].
К тому же, после всего увиденного ещё больше захотелось стать частью компании.
Спасибо Вам за внимательность, уделённое время и беседу. Буду рад(а) услышать Вас вновь.
У меня остался один вопрос, касательно [предмет + вопрос].
Буду ждать ответа!
С уважением,
[имя]
+ контакты
// Какие ошибки при написании письма вы можете допустить:
— Излишняя вежливость /постарайтесь ограничиться хотя бы двумя благодарностями (спасибо) и не больше, а то будет выглядеть глупо/
— Лесть /не доводите до безумия, не нахваливайте компанию и HR’а, это неуместно/
— Излишняя эмоциональность /не стоит рассказывать о том, как же сильно вы хотите там работать и прямо в одном месте у вас теперь шило — сказали, что вообще воодушевлены этой идеей и хватит (это должно быть честно, а то через полгода всё надоест 🙂 )/
— Желание сказать всё, что не успел(а) /это не всегда хорошая идея, поскольку суть такого письма — благодарность, но если вы действительно хотите обозначить что-то важное или прислать что-то, что вы обсуждали на собеседовании — вперёд/
— Жалость /ни в коем случае не давите на человека по ту сторону экрана – не надо говорить о том, что это ваш последний шанс или что вы просто расшибётесь в лепёху ради работы, лучше скромнее быть/
— Уверенность, что вас возьмут /«очень жду продолжения» — всем понятно, что вы не просто потусоваться пришли, а хотите, чтобы вам предложили должность, но если этого не случится — всё равно надо быть благодарным за время, возможность потренировать навыки прохождения собеседования и так далее/
10 лайфхаков по составлению резюме
Эта статья не является пошаговой инструкцией для написания CV.
Представим, что стандартное резюме уже составлено, осталось только его «подкрутить», чтобы вероятность встречи с будущим работодателем возросла.
Приведенные ниже советы помогут более точно и структурированно представить вас и профессиональный бэкграунд.
Саммари (от англ. Summary) – это краткое описание себя, состоящее из 1-3 предложений, отражена ключевая информация, навыки и компетенции, характеризующие вас как профессионала и/или эксперта.
Саммари размещается в начале резюме, после указания персональной информации.
Прочитав несколько слов о кандидате, у работодателя должно сложиться верное впечатление, и дальнейшее описание профессионального опыта и достижений будет лишь подтверждением.
Например: Опытный Бренд-директор, имеющий более 10ти лет профессионального развития в известных международных компаниях на территории России и СНГ. Непосредственный опыт в продуктовом менеджменте, стратегическом маркетинге, управлении продажами и операциях. Эффективный лидер, имеющий опыт создания и управления командами. Исключительные аналитические и коммуникативные навыки.
Не игнорируйте наличие фотографии. Правильно подобранное фото всегда является плюсом при рассмотрении резюме. Выбирайте портретное фото в хорошем качестве, а стиль (деловой или кэжуал) будет зависеть от компании и роли, на которую претендуете.
В современном динамичном мире нет времени на прочтение длинных, и не всегда увлекательных, историй карьерного пути каждого кандидата.
Резюме должно быть информативным и кратким, даже если за плечами 15+ лет опыта. Сфокусируйтесь на трех последних местах работы, это интересует работодателя в первую очередь.
Включите в резюме только самые ключевые задачи, функциональные обязанности и достижения. Не используйте закрученных словооборотов, составляйте описание тезисно и лаконично.
Обязательно указывайте ваши успехи (достижения) для каждого места работы. Они должны быть конкретны, измеримы и соответствовать должности.
Пример достижений у Директора по продажам:
Расписав ваши задачи и обязанности, распределите их в порядке убывания от супер важных к менее важным.
Если вы имеете ряд текущих задач и рутины, которые не являются важными для роли, на которую претендуете, не стоит их включать в описание и перегружать резюме.
Если вы имеете расширенную зону ответственности, работаете в режиме многозадачности, вовлечены в кросс-проекты и участвуете нескольких в бизнес-процессах, то когда приходит время для составления резюме, не знаете с чего начать и что выделить приоритетным, важно же все.
Чтобы резюме такой категории кандидатов выглядело структурным, разделите функциональные обязанности на блоки и по каждому сделайте краткое описание.
Например, если вы в коммерческом подразделении выделите блоки: Sales, Marketing, Operations.
Ваш опыт уникален. На каждом месте работы вы приобретаете новые знания, наращиваете компетенции, достигаете результатов и двигаетесь вперед.
Не копируйте функциональные обязанности и достижения из одного места работы в другое, даже если, на ваш взгляд, ничего кардинально не меняется.
Вы эволюционируете, ваш опыт, компетенции наращиваются и преумножаются. Отразите ваше профессиональное развитие на каждом месте работы через описание более обширной зоны ответственности, новые задачи, обязанности и результаты.
При описании функциональных обязанностей не используйте сложные формы, взятые из должностных инструкций. Используйте общепринятые формулировки без тяжелых конструкций.
Например, если вы «Руководитель первой категории департамента инновационного развития», напишите коротко «Директор по развитию».
Если вы не знаете, как составить описание, изучите несколько вакансий, релевантных опыту. Вероятно, вы найдете правильно составленные формулировки, соответствующие вашему бэкграунду.
Только учтите, нельзя просто взять и скопировать текст, пишите сами.
В современном обществе мы стараемся все ресурсы использовать рационально и с пользой, в том числе свободное время.
Если в вашей карьере был период, когда официально не работали, высока вероятность, что вы занимались другими видами деятельности. Например, получали образование, работали волонтером, уделили время саморазвитию, участвовали в проектной работе или перешли на фриланс.
Включайте это также в резюме, указав период и добавив описание. Определенно, вы получили полезный опыт и знания.
Чтобы сократить количество переходов, пересмотрите внимательно резюме, что можно объединить в одно место работы. Например, движение по карьерной лестнице, изменения в структуре холдинга, переименование компании.
Если вы работали на разных проектах, объедините информацию под одним названием «Проектная деятельность», а в описании можете расписать проекты подробнее.
Приобретая разнообразный опыт, имея обширные навыки и компетенции, многие кандидаты готовы претендовать сразу на несколько должностей.
Если вы самостоятельно направляете резюме на разные роли, убедитесь, что ваше CV соответствует описанию и требованиям, уделите время для корректировки резюме под каждую из них индивидуально.
Изучите информацию о компании, задачи и требования. Проверьте, насколько ваше актуальное резюме соответствует желаемой должности. «Подсветите» ваш опыт и компетенции, разместив в приоритете функционал и достижения, которые максимально соответствуют описанию позиции.