С чего начинается инвентаризация в буфете

Пресс-центр

Пресс-центр

Новости

Статьи

Как сделать инвентаризацию в ресторане

Управление ресторанным бизнесом включает процедуру инвентаризации. Это рутинная задача, которая требует внимания и ответственности.

Результат – оптимизация поставок, отсутствие проблем со списаниями, расчетами, контроль работы персонала.

Для быстрой и эффективной инвентаризации в ресторане специалисты ПрофСостав рекомендуют внедрить единую учетную систему, которая будет списывать использованные продукты автоматически, информировать о поставках и помогать в выполнении других ежедневных операций.

Результат и качество инвентаризации определяет показатель фактической и маржинальной прибыли.

Периодичность проведения переучета в ресторане

Тип инвентаризации в ресторане зависит от сроков и объемов:

Ответственные лица

К ним относятся: Администратор; Главный повар; Главный бармен.

При выявлении недостачи, ее размер распределяется между сотрудниками, несущими материальную ответственность.

Что можно выявить по результатам инвентаризации в ресторане

Справка! Подобные ошибки чаще всего относятся к расходным материалам. Уделите внимание этому пункту, если ваше заведение реализует блюда на вынос или с доставкой. В себестоимость целесообразно включать расходники. Это позволит анализировать управленческую отчетность прозрачно и объективно.

Как избежать воровства в ресторане

Чаще всего хищение происходит с помощью многократного использования одного и того же стола с «постоянным» заказом. Способ реализует персонал заведений с небольшим меню. Как правило, используются топовые позиции.

После взятия заказа в работу сотрудник печатает пречек для посетителя, но позже отменяет его, а стол остается открытым. При следующем заказе пречек распечатывается повторно – то есть по одному столу проходит несколько заказов.

Способы предотвращения воровства

Как решать вопросы с расхождениями?

Администраторы должны знать, как читать отчеты, а также объяснять причины расхождений (в большую и меньшую сторону). Речь идет не об оправданиях, а о компетентном анализе:

Этапы анализа:

Какой процент недостачи считается нормой?

Любая недостача не является нормой. Она связана с неорганизованностью и ненадлежащим контролем.

Что касается списания:

Особенности ресторанной инвентаризации

Переучет в заведениях, реализующих готовую продукцию, проводится путем поштучного учета. Мероприятие рекомендуется проводить регулярно – чем чаще, тем лучше. Многие предприятия пересчитывают наименования ежедневно. Такой подход позволит своевременно выявить неточности в документации, воровство и пр.

То же самое относится к барам – администратор считает продукцию во время закрытия смены.

Что касается заведений, работающих на вынос или с доставкой, рекомендуется вести учет как по продукции, так и по расходным материалам. Они должны содержаться в калькуляционной карте и быть включены в себестоимость.

Заведения, ведущие самостоятельное производство, должны иметь остатки – это показатель правильного использования тех. карт и рациональных закупок.

Переучет бара и кухни: подводные камни

Наиболее распространенная проблема связана с учетом заготовок. Есть продукты, которые используются как на баре, так и на кухне. Чтобы не допускать ошибок, нужно считать остатки отдельно по бару и по кухне.

Еще один способ оптимизации учета – внеплановый переучет по конкретным позициям. Важно, чтобы это было неожиданно для персонала. Немаловажно контролировать причины списания. Ежедневный контроль позволит исключить непонятные ситуации либо свести их к минимуму.

Отличным решением для заведений любого типа и размера станет внедрение автоматизированной системы учета.

Независимый аудит подразумевает отсутствие личной заинтересованности специалистов в результатах инвентаризации, что, в свою очередь, помогает показать реальное положение дел на предприятии.

Заказывая инвентаризацию в специализированной компании, вы можете избежать временных и финансовых затрат на аудит, так как отпадает необходимость дополнительно нагружать собственных сотрудников.

Далеко не каждая фирма имеет в своем штате сотрудников, которые обладают достаточной квалификацией для проведения экспертной оценки хозяйственных активов. Обращаясь к сторонним специалистам, вы можете быть уверены в качестве проведенной инвентаризации.

Статистика показывает, что в случаях воровства на предприятии чаще всего виноваты сами сотрудники, при этом они не только наносят имущественный ущерб, но также подделывают документы, чтобы скрыть случаи воровства. Отчет о независимой инвентаризации подписывается экспертами и передается непосредственно в руки руководителя, что исключает возможность его подделки другими сотрудниками фирмы.

Независимая инвентаризация

– это возможность выявить реальное положение дел на предприятии. Наиболее эффективна такая процедура будет для мелких и средних предприятий, так или иначе связанных с торговлей или поставками товара. Проведение независимого аудита позволит вовремя заметить ошибки в работе сотрудников или целых отделов фирмы, а также исключить случаи воровства и подделки документов.

Источник

Порядок проведения инвентаризации: что учесть бухгалтеру

Перед составлением годовой отчетности, при выявлении фактов хищения или порчи имущества необходимо провести инвентаризацию. Как правильно это сделать, каким образом отразить ее результаты в бухучете, рассказывается в статье.

В каких случаях проведение инвентаризации обязательно

Провести инвентаризацию необходимо (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, далее – Положение № 34н):

Приказ о проведении инвентаризации

Прежде всего, необходимо оформить приказ генерального директора компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:

В документе следует указать:

1. Дату составления и номер.

2. Состав комиссии (ФИО и должность председателя и членов).

3. Перечень проверяемых активов и обязательств.

4. Даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – Методические указания).

5. Причину инвентаризации (контрольная проверка, переоценка и так далее).

6. Дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.

Приказ необходимо внести в журнал учета контроля за в ы полнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации определяет руководитель компании. Они могут быть конкретизированы в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний).

Сроки зависят от случая проведения проверки и особенностей деятельности компании.

При установлении сроков годовой инвентаризации необходимо учитывать, что (п. п. 1.5, 2.1 Методических указаний):

Годовую опись имущества обычно осуществляют в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Завершить годовую проверку необходимо до даты подписания годовой бухгалтерской отчетности.

Сроки проведения инвентаризации при реорганизации (ликвидации) организации устанавливают так, чтобы завершить ее до даты составления передаточного акта или промежуточного ликвидационного баланса (п. 1.5 Методических указаний).

Срок проверки в ряде случаев может быть продлен. Такая необходимость может возникнуть, например, когда количество имущества значительно, оно находится далеко и так далее.

Законодательство не содержит каких-либо ограничений на такое продление. Однако годовую инвентаризацию и проверку при реорганизации или ликвидации компании надо завершить к определенному сроку.

Срок продлевают приказом генерального директора компании.

Порядок проведения инвентаризации

Шаг 1. Формирование комиссии

Проводить проверку может постоянно действующая инвентаризационная комиссия или рабочая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний). Рабочие комиссии создают при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации в отношении всего имущества компании.

Приказом можно утвердить состав как одной, так и нескольких комиссий. При небольшом объеме работ отдельную комиссию можно не создавать, а провести опись силами ревизионной комиссии, если она есть в компании.

Состав определяет генеральный директор организации. В комиссию, как правило, включают:

Членами комиссии в случае необходимости могут быть и сторонние специалисты (например, независимые аудиторы, оценщики). Как правило, в инвентаризационную комиссию входит не менее трех человек.

Председателем может быть любой сотрудник компании за исключением материально ответственного лица. Обычно председателем комиссии назначают заместителя генерального директора или руководителя одного из подразделений компании.

Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, однако они обязаны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.8, 2.10 Методических указаний).

Шаг 2. Подготовка к проведению проверки

Если объектом инвентаризации выступают матценности или денежные средства, то до начала проверки комиссия должна получить от материально ответственных лиц (п. 2.4 Методических указаний):

Также на этом этапе необходимо подготовить бланки инвентаризационных описей. Можно разработать их самостоятельно или использовать унифицированные бланки (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4).

Шаг 3. Проведение проверки

Инвентаризацию обязательно нужно проводить в присутствии материально ответственного лица (п. 2.8 Методических указаний). Если установлена коллективная материальная ответственность, следует обеспечить присутствие всех членов бригады.

Комиссия проверяет наличие, состояние и оценку имущества и обязательств компании (ч. 2 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 26 Положения № 34н). При инвентаризации имущества – фактическое наличие запасов, основных средств, наличных денежных средств и так далее. Делают это путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (п. п. 2.7, 2.8 Методических указаний).

Кроме того, комиссия проверяет наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и прочие) – путем сверки документов, подтверждающих права компании на эти активы, с данными учета (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний).

Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате зарплаты, оценочных обязательств.

Правильность и обоснованность сумм кредиторской и дебиторской задолженности обосновывают путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. п. 3.44, 3.48 Методических указаний).

Шаг 4. Оформление результатов инвентаризации

Комиссия заносит в описи сведения о фактическом наличии проверяемых активов. В них же материально ответственные лица делают отметку о том, что проверка проведена в их присутствии (п. п. 2.5, 2.10 Методических указаний).

По имуществу, при инвентаризации которого комиссия выявила отклонения от учетных данных, составляют Сличительную ведомость (п. 4.1 Методических указаний).

По итогам проверки проводят заседание инвентаризационной комиссии. Протокол составляют в свободной форме. Помимо процедурных моментов (время проведения, состав присутствующих) в документе фиксируют

Протокол подписывают все члены комиссии.

В форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» следует обобщить результаты проверки. Ведомость можно составить в произвольном виде. В документе необходимо отразить все выявленные излишки и недостачи, а также указать способ их урегулирования (п. 5.6 Методических указаний).

Допускается составление ведомости по итогам нескольких инвентаризаций, проведенных в течение отчетного периода. Можно детализировать ее вплоть до конкретных расхождений, указанных в сличительной ведомости.

Ведомость учета результатов, вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передают на рассмотрение генеральному директору компании для принятия окончательного решения.

Окончательное решение руководителя по итогам рассмотрения представленных документов фиксируют в приказе (п. 5.4 Методических указаний). В нем необходимо также прописать порядок устранения расхождений, выявленных в ходе проверки.

Бухгалтерский учет результатов проведения инвентаризации

Результаты инвентаризации нужно отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 5.5 Методических указаний). Годовая инвентаризация должна сформировать показатели годовой бухгалтерской отчетности.

Результаты проверки следует учесть так:

Зачет пересортицы

Условия проведения зачета недостач и излишков при пересортице (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации):

Если оба условия выполняются, можно зачесть излишки и недостачи ценностей одного наименования в тождественных количествах.

При проведении зачета недостач и излишков нужно сделать запись в аналитическом учете: по дебету счета учета ценностей, по которым обнаружен излишек, и кредиту счета учета ценностей, по которым обнаружена недостача.

В количественном выражении зачет следует сделать на меньшее из следующих значений:

Если при зачете стоимость недостающих ценностей оказалась ниже, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, разницу включают в прочие доходы (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации»).

Если при зачете стоимость недостающих ценностей выше, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, эту разницу относят на прочие расходы (пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019, п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

До распределения суммы потерь между счетами можно предварительно учесть ее на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Такое распределение нужно произвести до конца года, чтобы на счете 94 не осталось сумм, которые не соответствуют понятию актива.

Бухгалтерские записи могут быть следующими.

Зачет равнозначных излишков и недостачи:

Операция

Кредит

Недостача ценностей одного сорта зачтена за счет излишков ценностей другого сорта

Стоимость недостающих ценностей выше, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке:

Операция

Кредит

Отражена сумма недостачи, выявленной в результате инвентаризации (с учетом зачета по пересортице)

Стоимость недостающих ценностей (с учетом зачета по пересортице) списана в прочие расходы

На дату получения письменного согласия виновного лица или решения суда о возмещении убытков от пересортицы признан прочий доход в сумме возмещения, подлежащего получению от виновного лица

Стоимость недостающих ценностей ниже, чем стоимость ценностей, оказавшихся в излишке:

Операция

Кредит

Отражено превышение стоимости зачтенных излишков над стоимостью зачтенных недостач

Списание недостачи

Суммы недостач, которые не являются следствием ошибок и не могут быть зачтены излишками по пересортице, учитывают в следующем порядке:

Сделать это надо в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 16 ПБУ 10/99).

Учет излишков

Выявление излишков зачастую свидетельствует об ошибке, заключающейся в неотражении или некорректном отражении фактов хозяйственной жизни.

Поэтому в первую очередь нужно проверить, не допущены ли ошибки в бухгалтерском учете – возможно, дважды было отражено в учете списание или своевременно не учтено поступление ценностей.

Если ошибка выявлена, то ее следует исправить обычном порядке – в зависимости от того, это ошибка текущего года или прошлых лет.

Если найти ошибку не удалось (например, истек срок хранения первичных документов за период, в котором предположительно была совершена ошибка), то рыночную стоимость найденных ценностей нужно включить в прочие доходы в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проведена инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», п. 5.1 Методических указаний).

Учет результатов инвентаризации расчетов

По итогам инвентаризации расчетов необходимо:

Кто несет ответственность за правильность проведения инвентаризации

Ответственность за соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризации, своевременность и правильность оформления документов по инвентаризации, в том числе за полноту и точность указания в инвентаризационной описи отличительных признаков и фактических остатков проверяемых материальных ценностей несет инвентаризационная комиссия (п. 2.6 Методических указаний)

Налоговая инспекция может оштрафовать компанию за недостоверность данных учета и отчетности, если установит расхождение учетных данных с фактическими (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП).

УСПЕЙТЕ ДО НГ!

Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.

Источник

Инвентаризация в организации общественного питания

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

ЧТО ТАКОЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ, И В КАКИХ СЛУЧАЯХ ОНА ПРОВОДИТСЯ?

В ходе осуществления хозяйственной деятельности любая организация (независимо от формы собственности) имеет, так называемые, активы и пассивы.

Для того чтобы реально представлять финансовое положение дел в организации, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: сколько его, в каком оно находится состоянии и правильно ли было оценено. Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

То есть, инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. Можно сказать, что инвентаризация представляет собой контрольную функцию учета, позволяющую выявить случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды имущества (активов).

Вопросам необходимости проведения инвентаризации активов и обязательств организации придается важное значение в нормативном регулировании бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля над порядком ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

О важности инвентаризации говорит статья 12 Закона №129-ФЗ:

«Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.»

Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих организаций является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Закона №129-ФЗ, при формировании учетной политики утверждается порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации»:

«Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

При этом утверждаются:

рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

правила документооборота и технология обработки учетной информации;

порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.»

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Если бухгалтерская отчетность организации в соответствии с законодательством должна в обязательном порядке подтверждаться независимой аудиторской организацией, то отсутствие документов о проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств перед годовой бухгалтерской отчетностью, может служить основанием для отказа в выдаче Положительного аудиторского заключения о представленной к аудиторской проверке бухгалтерской отчетности, даже при отсутствии серьезных нарушений законодательства, регулирующего бухгалтерский учет и отчетность в Российской Федерации.

Законодательством предусмотрены различные формы и методы проведения инвентаризации, которые организация может использовать при составлении порядка проведения инвентаризации с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации.

Виды инвентаризаций можно представить в виде таблицы:

Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством;Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и прочее.

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. Согласно пункту 2 статьи 12 Закона №129-ФЗ:

«Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.»

Порядок проведения инвентаризации в организации общественного питания оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Данный порядок включает в себя график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие товарно-материальных ценностей. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Организация общественного питания самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам. В период между инвентаризациями в организациях общественного питания рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Основной задачей выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля над сохранностью товарно-материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Организация общепита самостоятельно должна решить, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

Порядок проведения инвентаризаций составляют таким образом, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу организации общественного питания.

Инвентаризация имущества и обязательств проводится в обязательном порядке и в полном объеме перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (но не ранее 1 октября отчетного года), кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Кроме того, данным бухгалтерским документом разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в периоды их наименьших остатков.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для проведения инвентаризации руководитель организации общественного питания издает приказ по форме №ИНВ-22:

Для проведения инвентаризации _________________________________________ ___________________________________________________________________________ назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:

Председатель комиссии _________ ______________________________________

должность фамилия, имя, отчество

Члены комиссии: _________ ______________________________________

должность фамилия, имя, отчество

должность фамилия, имя, отчество

должность фамилия, имя, отчество

Инвентаризации подлежит ____________________________________________

наименование имущества, обязательства

К инвентаризации приступить «__» __________ ____ года.

И окончить «__» __________ ____ года.

Причина инвентаризации ______________________________________________

контрольная проверка, смена материально-ответственных лиц, переоценка и так далее.

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию __________________________

не позднее «__» _________ ____ года.

Руководитель __________ _______ _________________________________

должность подпись расшифровка подписи

Участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно!

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ –23).

Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризаций в организации общепита создаются инвентаризационные комиссии. Это могут быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

— Постоянно действующая, в организационно-контрольные функции которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

В течение года, в межинвентаризационный период, в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей, могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

— Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственного лица, переоценка и др.), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации, и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Существенное правило для всех инвентаризаций:

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительным.

Как правило, для проведения инвентаризации в организации, оказывающей услуги общественного питания, создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В том случае, если объем работ велик, и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

3) соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

5) оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

6) существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

7) хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

— опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

— проверяет весы, мерную тару;

— получает от материально ответственных лиц отчет со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расписку следующего содержания:

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное (ые) лицо (а):

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Согласно Закону о бухгалтерском учете, если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что является для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то желательно, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль над поступлением и выбытием материальных ценностей во время проведения инвентаризации. В тех случаях, когда можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению, члена комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.

Проведение описи имущества и обязательств начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) в присутствии материально ответственных лиц имущество и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень немногих случаях. В частности, если продукты и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товарно-материальных ценностей. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88:

Источник