С чего начать обращение в письме
Письмо-обращение
Одним из самых распространенных видов деловых писем, направляемых физическими лицами и организациями другим физическим лицам или организациям, является письмо-обращение.
Кто и куда может обращаться
Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.
По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:
Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:
Посредством писем-обращений можно:
Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.
Составление письма-обращения
Для большинства видов обращений законом определена свободная форма вплоть до отсутствия требований к орфографии (это, например, относится к письмам в прокуратуру, полицию).
Главное условие — чтобы обращение отвечало на вопросы о том, кем и куда оно направлено и чего хочет его автор. Кроме того, обращение должно быть мотивированным.
Если обращение составлено на основании какого-либо нормативного акта, во исполнение какого-либо требования, то его необходимо упомянуть в тексте.
В целом же структура писем-обращений выглядит следующим образом:
Письмо-обращение, автором которого является организация, оформляется на фирменном бланке организации.
Направление обращения
Письмо-обращение может быть направлено различными способами:
Рекомендуем при передаче письма лично или через курьера оформить второй экземпляр письма, на котором принявшее его лицо (секретарь, работник канцелярии) проставит свою подпись.
Как начать деловое письмо. Начало делового письма.
Друзья! В этой статье рассмотрим вопрос, как начать деловое письмо. Начало делового письма начинается с обращения к адресату. Оно должно быть составлено в вежливом, но нейтральном тоне.
Как начать деловое письмо. Начало делового письма.
Итак, чтобы начать деловое письмо нужно для начала обратиться к адресату письма. Деловое письмо всегда должно быть написано в нейтральном тоне. Ни в коем случае нельзя в начале писать «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер». Если вы пишите e-mail письмо, то грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте».
Однако правильнее будет обратиться к адресату по имени и отчеству, например «Уважаемый Сергей Викторович». Если вы не знаете имени адресата, то в таком случае лучше сразу начать с текста письма. Также нельзя обращаться к адресату «Уважаемый господин» и нельзя использовать сокращений «г-н»,» г-жа». Исключением является, когда вы обращаетесь к группе лиц, тогда уместно обратиться «Уважаемые господа».
Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ.
После обращения к адресату деловое письмо следует начать со вступления. Начало делового письма начинается со вступительной части.
В этой части письма обычно принято: 1) приветствие; 2) анонс о чем пойдет речь далее (без приветствия); 3) или представление себя (если адресат письма не знает вас).
Приведенные в статье варианты ВСТУПЛЕНИЯ стандартные и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решать самостоятельно.
1. Деловое письмо можно начать с приветствия, когда вы пишите уважаемому вами или знакомому вам адресату. Также приветствие принято писать в зависимости от цели и вида делового письма. К таким видам относятся письма приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения, письма просьбы и другие письма. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы вправе выбирать поприветствовать адресата или нет.
Начало делового письма с приветствием, пример,
______ПРИМЕР КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____
Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
с уважением, ……
_______________________________________________________________
2. Вполне логично, что в письме требовании к должнику вам не захочется его поприветствовать и выразить ему симпатию. В таком случае, вы можете начать деловое письмо с анонса. А именно, во вступительной части письма вы можете вкратце описать суть дела или о чем пойдет речь далее.
Начало делового письма с анонсом, пример,
_____________ Пример письма требования_______________
Уважаемый Виктор Сергеевич,
АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года No31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной No123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х», просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 20 декабря 2018 года.
В случае непогашения образовавшейся задолженности в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора будет начислена пеня в размере 0.02 % на сумму просроченного долга за каждый день просрочки.
с уважением,
Зайцева И.П.
_______________________________________________________
3. Также есть и другой сценарий начала делового письма — это когда ваш адресат не знаком с вами. В этом случае вы просто можете представиться ему и вкратце описать, кем вы являетесь и чем занимаетесь.
Начало делового письма с представлением себя, пример,
________Просьба о финансовой помощи__________________
Уважаемый Имя Отчество,
Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.
Сердечно благодарим Вас за внимание к нашей просьбе и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.
с уважением,
___________________________________________________________
Общие рекомендации, выводы
Таким образом, прежде чем начать писать деловое письмо, нужно определиться с его видом (требование, предложение, приглашение и прочие). И уже в зависимости от того, какое письмо писать, вы определитесь, как начать деловое письмо. То есть если вы пишите письмо поздравление, можете выразить адресату почтение. Если вы пишите письмо претензию, то начните с краткого описания сути вопроса. Если вы пишите письмо просьбу незнакомому адресату, то вкратце представьтесь ему и т.д. По этой теме также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/
Всегда следите за тем, чтобы письмо было составлено грамотно, без орфографических, синтаксических и лексических ошибок. При наличии таких ошибок у адресата может сложиться неблагоприятное впечатление о вас или недоверие к вам. Из-за наличия явных ошибок адресат может подумать, что вы безграмотны или недальновидны. Соответственно вы не сможете достигнуть результата от вашего письма (заключить сделку, создать партнерские взаимоотношения и пр.).
Итак для того, чтобы ваши деловые письма производили благоприятное впечатление придерживайтесь следующих основных рекомендаций:
— в одном письме раскрывайте одну тематику (цель);
— соблюдайте нейтральный уважительный тон;
— старайтесь писать коротко и ясно, не более 1 страницы. Дополнительную информацию прикладывайте к письму в виде приложений;
— разбивайте текст на абзацы;
— текст письма должен быть без помарок, исправлений, зачеркиваний;
— не сокращайте слова;
— не используйте сленги и двусмысленные слова и фразы;
— придерживайтесь достоверности информации, апеллируйте только фактами.
21 пример, как начать письмо, чтобы получить тёплые лиды
Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.
Как развиваться в диджитал. Какие каналы сейчас в тренде. Как зарабатывать больше и поднимать чек за свои услуги.
Рассказываем про инструменты для email-рассылок. Обсуждаем лучшие примеры и механики. Говорим о деньгах. Публикуем вакансии.
От редакции
Мы перевели статью из блога TeamWave о том, как начинать письма, чтобы их открывали и читали. В тексте, в основном, описываются подходы для b2b, где стоимость и средний чек каждого клиента достаточно высок.
Пример письма, которое отправят в корзину
Это Иван Петров из Восхитительной Компании, и мы предлагаем инновационные решения в сфере социальных медиа для развивающихся компаний.
И это письмо сразу улетает в папку «Удалённые».
Email-письма, на которые мы отвечаем, не похожи на это письмо. Чтобы человек ответил на письмо, нужны 2 ключевых фактора:
Давайте посмотрим правде в глаза: люди эгоцентричны и им интересна собственная жизнь. Получатель прочтет письмо в зависимости от загрузки — какие именно триггеры заставят его продолжить чтение зависит от того, что вы можете для него сделать. Не важно, отправите вы 200 или 2000 писем, все клиенты будут читать его независимо друг от друга, а их ожидания будут уникальными.
В этом посте мы составили список примеров, с чего начать письмо, чтобы «зацепить» потенциального клиента.
21 пример, как начать письмо
1. Ссылка на общее знакомство
«Я работал с [Общий знакомый] на [Проект]».
Начните с упоминания человека, которого вы оба знаете и проекта, который вы закончили. Расскажите, что вы достигли в конкретном проекте, и продолжайте описывать, как подобный подход можно применить, чтобы решить задачи потенциального клиента.
2. Упоминание выступления или презентации
«Видел вашу [Презентация] на [Событие] и мне очень понравилось ваше решение для [проблема]».
Любому будет приятно услышать, что другие люди действительно используют его материалы. Это может быть интервью или конференция, на которой ваш лид поделился «проблемными» местами своего бизнеса. Найдите что-то релевантное вашему предложению и покажите таким образом, что вы справились с заданием. Теперь объясните, как предложенное вами решение поможет решить и другие упомянутые проблемы.
Примечание переводчика
Например, мы в UniSender могли написать: «Видел ваше выступление на конференции „Бизнес в России — 2016“ и мне очень понравилось то, что вы говорили о воронке продаж. Поэтому мы в UniSender сделали специальную интеграцию c CRM, чтобы можно было расширять воронку и применить техники не только по телефону, а еще и в письмах».
3. Проблема — Решение
«Узнал, что вы столкнулись с трудностями по [проблема] и мы можем помочь вам с помощью [Решение]»
Напрямую скажите о проблеме потенциального клиента, а затем кратко расскажите о решении в формате «речи в лифте» (elevator pitch).
Про elevator pitch
Elevator pitch — очень лаконичная презентация компании. Представьте, что вам нужно рассказать всё самое важное за то время пока вы поднимаетесь с клиентом на лифте.
Используйте несколько смысловых картинок со статистикой, чтобы привлечь внимание и доказать целесообразность вашего решения.
4. Комплимент
«Недавно узнал, что вы работали в [Компании], и впечатлен тем, что вы сделали для [Решение проблемы]»
Узнайте, какой-то показательный кейс своего потенциального клиента. Напишите, как вы можете помочь довести эти результаты до совершенства, чтобы ещё ускорить развитие компании.
5. Поздравление
«Поздравляю с [Достижение]»
Отслеживайте публикации и вручения наград вашим потенциальным клиентам и используйте эту возможность для начала бизнес-общения.
6. Обещание выгоды
«Если вы хотите [выгода от решения], в этом письме детально описано, как это сделать»
Это самое обычное «Если… то…», в котором вы привлекаете внимание рассказывая о выгодах вашего предложения.
Если вы хотите уменьшить расходы на SMM на 50% и получать столько же клиентов, то…
Метод работает, потому что обещает клиенту, что он решит свою проблему прочитав письмо.
7. Упоминание статьи
«Мне попалась ваша статья, когда я искал [Тренд в индустрии]. Спасибо за прозрение»
Упомяните статью или пост, написанный потенциальным клиентом и выберите несколько выводов или нерешенных проблем. Покажите, что вы действительно оценили контент и дайте ссылку на то, что предлагаете вы.
8. Статистика
«Что, если я скажу [статистика]»
Найдите статистику, которая не интересна для большинства, но напрямую связана с тем, что делает потенциальный клиент. Определенно хороший способ показать свое знание рынка и рассказать о своем решении.
9. Вопрос
«Я читаю ваш блог уже несколько месяцев и появились некоторые вопросы, которые я хотел бы обсудить с вами»
Это хорошее начало, если вы собираетесь построить бизнес-отношения. Так вы сразу признаете своего потенциального клиента экспертом в вопросе и привлекаете внимание, так как интересуетесь тем, о чем писал ваш лид. Дает возможность по-настоящему понять болевые точки бизнеса и предложить соответствующее решение.
10. Общность
«Мы с вами принадлежим к эксклюзивной группе [что-то общее]»
Такое начало поможет вам найти контакт с читателем. Начните с того, что вас объединяет. Люди обычно общаются с теми, с кем у них есть много общего.
Например, вы продаете рекламу в журнале:
Мы с вами принадлежим к группе людей, которые достигли успеха через глубокое понимание клиентов.
11. Упоминание новости
«Видел новость о вашей компании о [Новость]. Ваш конкурент столкнулся с такой же проблемой, и я хочу обратить внимание, что мы можем решить это с помощью [Решение]»
Отслеживайте новости, которые касаются непосредственно вашего потенциального клиента. Если случается что-то значимое, пишите, как ваше решение может решить эту проблему. Пример начала письма:
Если вы исследовательское агентство, которое работает со стартапами и новыми продуктами, расскажите вашему потенциальному клиенту, как вы помогли похожей компании изменить в лучшую сторону свой продукт, воплощая выводы из исследования.
12. Деловой тон и конкретика
«Знаю, что вас забрасывают письмами каждый день, поэтому сразу к делу — [Выгода клиента от сотрудничества]»
Здесь вы напрямую начинаете описывать выгоду клиента от вашего предложения. Ваша задача — дать измеримое и понятное точечное решение для специфической проблемы.
Знаю, что вам пишут десятки людей каждый день, поэтому сразу к делу — получите больше клиентов с рассылки в апреле.
Вы отправляете рассылки и какое-то количество людей делает заказы. Например, конверсия 1%. За 50 у.е. в месяц мы увеличиваем конверсию с рассылки в два раза, чтобы вы получили больше заказов.
13. Интерес
«Я читаю ваши посты уже очень давно и хочу узнать ваше мнение о [Последние новости индустрии]?»
Соберите самые важные новости индустрии и спросите потенциального клиента его мнение. Это хороший способ показать, что получатель письма — лидер мнений, а также получить некую дозу признания в ответ. Опять же, такое начало письма поможет начать общение и обосновать, почему ваше решение важно именно сейчас (если бизнес развивается).
14. Решение проблемы
«У меня есть решение [описание проблемы]»
Начните с описания конкретной проблемы и сразу же детально объясните, как её можно решить.
Это не должно быть что-то общее — типа «нет клиентов». Проблема должна быть конкретная, например, низкая конверсия в клиентов из платного трафика из Adwords или менеджеры по продажам не делают повторные продажи.
15. Ссылка на результат
«Я помог [Название похожей компании] получить [Доход]»
Здесь вы начинаете с аналогии — вы уже добились успеха, работая с подобной компанией, и готовы повторить с компанией потенциального клиента.
16. Конкретная выгода
«Что, если я скажу, что могу помочь вам достичь [Выгода]?»
Тут вы напрямую говорите о результатах или доходе от использования вашего решения.
Как писать деловые письма (с примерами и образцами)
Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы. Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.
Содержание статьи:
Что такое деловое письмо?
Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).
Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы:
Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.
Электронная по форме бумажных
Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений.
Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.
Важно знать, как правильно писать деловые письма. От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.
Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:
Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.
Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.
Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова. Электронное письмо: «ТЗ получено. Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться! Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.
Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология обучают ведению переговоров, в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому. Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.
Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по ведению деловой переписки на английском языке. Он проводится в университете Skillbox. Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).
Виды деловых писем
Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
Как правильно писать и оформлять деловые письма?
Общие правила, которым нужно следовать:
Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.
Особенности оформления официальных писем:
В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».
Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?
Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:
оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.
При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.
Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.
В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).
Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.
Примеры деловых писем
Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае:
Директору ООО «Снаб»
В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г. об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:
В остальные дни в офисе работа производиться не будет.
При необходимости готовы предоставить пропуск.
С уважением, Левчук А.П.
Левчук Анна Петровна
Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету. Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.
Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2020 г. был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2020.
Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек)
на счет ООО «Рассвет».
Филиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»
При необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.
Главный бухгалтер ООО «Рассвет»
Где учиться писать письма?
Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ.
Онлайн-курс в университете Нетология. Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора. В том числе обучают навыкам деловой переписки. Курс можно пройти за счет работодателя.
Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами. Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое. Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше.
Правила деловой переписки
С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний. Важен «статус» подписи: ИП, фрилансер, самозанятый, граждане действуют от собственного лица.
Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.
Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи. У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию.
Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями. Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.
Как писать электронные деловые письма?
Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления. Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.