С чего начать главному бухгалтеру на новом месте пошаговый план
Что только не достается «в наследство» новому главному бухгалтеру от предшественника! Иногда половина хозяйственных операций и вовсе не отражена в учете. Мы подготовили памятку о том, в каком порядке следует действовать новому сотруднику.
Исходные данные
Рассмотрим ситуацию на примере небольшой производственно-торговой фирмы, в штате которой числятся четыре человека. Новый главный бухгалтер вступает в должность с 1 марта 2010 года. В качестве «исходных данных» для подготовки отчетности у него лишь бумажные «первичные» документы (банковские выписки, счета-фактуры выставленные и полученные, накладные), хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерской программе за I и IV кварталы 2009 года, а также бухгалтерская и налоговая отчетность. Рассмотрим, какие основные этапы следует преодолеть новому сотруднику, чтобы срочно восстановить сведения для подготовки отчета за прошлый год и первый квартал года текущего.
Итак, бухгалтер в первую очередь должен проверить наличие следующих отчетов с отметками об их получении соответствующими органами:
Если таковых нет, то в первую очередь следует заняться составлением отчетов, связанных с расчетами по оплате труда.
За кадром
К счастью, в рассматриваемой ситуации штат фирмы небольшой – всего четыре человека. Для того чтобы ускорить процесс и не возвращаться к проделанной работе, стоит сразу начать работать с новой бухгалтерской базой в той компьютерной программе, к которой бухгалтер привык и которую он хорошо знает. На данном этапе пока не нужно вводить остатки по счетам по состоянию на 31 декабря года, предшествующего отчетному.
Необходимо поднять табели учета рабочего времени и все приказы за 2009 год, касающиеся кадров (утверждение и изменение штатного расписания, предоставление отпусков, отправку в командировки).
Помимо этих документов, следует также проверить, были ли больничные листы у сотрудников. Полезно сразу сделать ксерокопии этих документов и подшить их в папку, куда затем бухгалтер будет собирать первичную документацию по расчетам с персоналом. После этого в бухгалтерской базе нужно провести расчет заработной платы за каждый месяц года с учетом отпусков, больничных и командировок. По окончании расчета за месяц нужно сверять суммы к выплате с ведомостями выдачи аванса и заработной платы, которые должны быть подшиты в кассовых документах. Перед началом работы в базе по счету 50 «Касса» необходимо ввести остаток на 31 декабря, воспользовавшись данными кассовой книги. Так как предыдущий бухгалтер уже сдавал отчетность за I, II и III кварталы 2009 года, обнаружив огрехи в расчетах по какому-то сотруднику (к примеру, если недоначислена или излишне начислена сумма дохода), не нужно вносить в базу новые правильные данные. Следует восстановить неверный расчет, а ошибку откорректировать в текущем периоде (например, в марте или апреле). Правильным было бы сразу при обнаружении ошибки составить бухгалтерскую справку, подшить ее в отдельную папку и сделать запись в программе на текущеую дату.
Перед тем как приступать к подготовке отчетов в ФСС и ПФР, следует восстановить участок «Банк». Подшиваем банковские документы и одновременно работаем с базой – вводим остатки по счету 51 «Расчетный счет», воспользовавшись данными по выписке банка, и последовательно отражаем бухгалтерские записи. Как правило, число корреспондирующих счетов на участке «Банк» ограниченное (особенно у небольшой фирмы) – обычно это счета расчетов с контрагентами и с бюджетом.
Очевидно, что после восстановления кадрового учета и отражения в программе банковских операций мы уже можем констатировать, что бухгалтерская база содержит сведения по счетам 50 «Касса»; 51 «Расчетный счет»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и частично – по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 20 «Основное производство»; 26 «Общехозяйственные расходы». Таким образом, мы получили информацию, необходимую для составления отчетов за прошлый год. Например, уже можно сформировать отчет по НДФЛ, срок сдачи которого до 1 апреля.
По следам сделок
У небольшой фирмы сальдовые остатки по счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» могут остаться фактически в одном случае: если отсутствует или с нарушениями составлен счет-фактура от поставщика.
По счетам 60, 76, 62 пока в бухгалтерской базе отражены лишь сведения о расчетах. Бухгалтеру необходимо ввести информацию по покупке и реализации МПЗ и ТМЦ. Для этого подбираем первичные документы по операциям с поставщиками и подрядчиками: накладные, акты, счета-фактуры и, если есть, акты сверки расчетов. Последовательно вводим информацию по этим документам в базу. Здесь могут возникнуть определенные трудности – остатки по расчетам на 31 декабря 2008 года нам могут быть неизвестны. Если это так, логично пойти на такой шаг: ввести остатки по счетам 60 и 76 общей суммой, на виртуального контрагента, воспользовавшись данными бухгалтерского баланса на 1 января отчетного года. Мы понимаем, что в этом документе данные отражены в «тысячах рублей», однако другой информации может под рукой не оказаться. Когда отчеты будут сформированы, нужно будет сделать сверку с каждым контрагентом и распределить по ним эти суммы. Например, в бухгалтерском балансе на 1 января 2009 года по строке «Расчеты с подрядчиками» числится задолженность 218 тыс. рублей. В бухгалтерской программе на 31 декабря предшествующего отчетному года сделаем запись: Дт 00 (промежуточный счет) Кт 60 (аналитика) «Общий» – 218 000 рублей. За 2009 год информация соберется по каждому контрагенту на основании первичных документов. Сальдо по каждому контрагенту на 31 декабря 2009 года будет неправильным, но синтетический счет удастся сформировать с очень незначительными отклонениями (из-за округления в тыс. рублей). На достоверность данных бухгалтерского баланса округление не повлияет (или почти не повлияет). Как только появится возможность (оптимально – в процессе подготовки годового баланса) проведем сверку и выясним, что задолженность составляла:
Итого 218 326 рублей. Заменим проводку в корреспонденции со счетом 60 «Общий» на конкретных поставщиков. Сальдо на 31 декабря 2009 года подтвердим актом сверки расчетов. Аналогичную процедуру проведем по счетам 62, 71 и другим счетам расчетов.
Неуловимое имущество
Следующий шаг – начисление амортизации по основным средствам (ОС) и нематериальным активам. Сделать это нетрудно, если есть достоверная информация о составе основных средств на начало года. В противном случае задача усложняется. Следует провести инвентаризацию ОС и составить перечень имеющегося имущества на текущую дату. Затем нужно рассортировать его на приобретенные в текущем году активы и активы, купленные до начала отчетного года. Первую категорию основных средств можно выявить по счету 60 «Расчеты с поставщиками». Тогда все прочие следует отнести к приобретенным до 1 января 2009 года. Затем нужно установить по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов) срок полезного использования для групп ОС, при необходимости опросить менеджеров, чтобы определить дату ввода в эксплуатацию, и рассчитать амортизацию на 30 декабря года, предшествующего отчетному. Сверять полученный результат можно с данными декларации по налогу на имущество. Кстати, это, пожалуй, первый шаг, при прохождении которого понадобится учетная политика компании в части способа начисления амортизации.
Далее сравниваем полученные результаты с данными бухгалтерского баланса за прошлый год. Если цифры сошлись, то задача выполнена. В противном случае нужно попытаться найти ошибку (свою или прежнего бухгалтера). Если таковую обнаружить не удается, то важно подобрать данные так, чтобы они сходились с балансом за прошлый год, а более детально разобраться в ситуации можно будет позже.
Не исключено, что основных средств окажется много и провести описанную процедуру не удастся. Тогда можно воспользоваться ориентировочными данными. Например, уточнить амортизацию за I, II, III кварталы (из данных декларации по налогу на имущество) и в IV квартале 2009 года начислить амортизацию по данным III квартала с учетом вновь введенных основных средств. Необходимо помнить, что амортизация по данным бухгалтерского учета может отличаться от данных налогового учета.
Производственный вопрос
Далее следует проверить и при необходимости восстановить учет запасов. Счета 10 «Материалы» и 41 «Товары» уже были сформированы по дебету в программе в тот момент, когда мы работали со счетами расчетов. Теперь нужно отразить операции по кредиту этих счетов на основании имеющихся первичных документов. С остатками по счетам запасов придется поступить так же, как со счетами расчетов, то есть ввести сальдо на некий общий счет по данным бухгалтерской отчетности на 31 декабря 2008 года. При этом нужно помнить, что делать кредитовые записи по этим счетам следует с учетом положений учетной политики компании.
Далее необходимо «закрыть» счет 20 «Основное производство». Если по данным бухгалтерской отчетности на 31 марта, 30 июня и 30 сентября 2009 года есть остатки по незавершенному производству, то стоит оставить на счете 20 эти суммы, не пересчитывая за предыдущим главным бухгалтером. А вот остаток на 31 декабря надо подтвердить результатами инвентаризации. Затем в соответствии с учетной политикой рассчитать его величину, а оставшуюся сумму списать в дебет счета 90 «Продажи». Обратите внимание, предварительно в соответствии с учетной политикой нужно разобраться со счетом 26 «Общехозяйственные расходы»: либо списать его в дебет счета 90, либо распределить на счет 20.
Налоговые муки
После восстановления хозяйственных операций новому главбуху предстоит перепроверить налоговые обязательства компании. В первую очередь стоит разобраться с налогом на добавленную стоимость. Начислим в бухгалтерской программе НДС по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Одновременно подберем счета-фактуры выданные и сверим их с отраженными в учете проводками. Книга продаж должна сформироваться автоматически. Затем обратимся к счету 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Дебет этого счета уже был сформирован при регистрации банковских операций. Так как предприятие небольшое, сальдовые остатки по этому счету могут остаться фактически в одном случае: если отсутствует (или с нарушениями составлена) счет-фактура от поставщика. Если такой факт бухгалтером обнаружен, нужно оставить сальдо на счете 19, а остальные суммы налога предъявить к вычету. Теперь следует сформировать отчет за IV квартал по НДС и сверить данные в программе и в бумажном отчете с отметкой налогового органа. Затем заполним декларацию по налогу на имущество и отразим начисление в программе.
Приступая к расчету налога на прибыль, необходимо внимательно ознакомиться с учетной политикой для целей налогообложения, выявить все различия в бухгалтерском и налоговом учете. На первое время будет достаточно бухгалтерской справки-расчета, отражающей разницы в финансовом результате для целей бухучета и налогообложения. На основании этого документа рассчитаем отложенные налоговые активы или обязательства и заполним декларацию по налогу на прибыль.
Таким образом, мы рассмотрели ключевые шаги, которые следует предпринять новому главбуху, чтобы своевременно подготовить отчеты при минимуме исходных данных. Впрочем, расслабляться бухгалтеру рано, ведь надо привести в порядок все документы текущего года и работать в программе с сальдовыми остатками, которые были введены на основании только данных баланса.
Елена Харитонова, генеральный директор компании
Первый день главбуха на новом месте: как все настроить
О том, как новому финансовому директору или главному бухгалтеру настроить эффективную работу своего подразделения, не вызвав отторжения со стороны сотрудников, рассказывает директор департамента бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing Дмитрий Коваленко.
Готовим почву на новом месте
Я вам не враг — ищем союзников
Поэтому серьёзное внимание следует уделить работе с персоналом: объяснить, что в ваши задачи не входит поиск скелетов в шкафу или сокращение отдела в два раза. Честный рассказ о своих планах поможет вам заручиться поддержкой работников и минимизировать их возможные сопротивления изменениям.
Выявляем слабые стороны
Немаловажную роль в выявлении проблем играют ваши сотрудники. Поговорите с ними. Если какие-то процессы кажутся вам странными или неэффективными, спросите, почему компания работает так. Если в ответ вы услышите что-то в стиле «так исторически сложилось», очевидно, надо что-то менять. Возможно, несколько лет назад тот или иной способ работы был выбран по ряду причин: у компании не было средств на покупку дорогой ИТ-системы, которая помогла бы автоматизировать процессы, или на рынке не было необходимых ИТ-решений, а может просто так было удобно одному из сотрудников, который вообще уже не работает в компании и так далее.
Время не стоит на месте, мир меняется, рынок меняется, меняется бизнес. Возможно, стоит подумать и об изменениях внутри компании.
Привлекаем помощь извне
Лучшее — не враг хорошего
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать
«Российский налоговый курьер», 2006, N 13-14
Что должен сделать главный бухгалтер, приступая к работе в организации, у которой уже есть своя история учета и отчетности? Во-первых, принять дела у увольняющегося главного бухгалтера. Во-вторых, познакомиться со спецификой деятельности и учета в организации. Желательно также оценить представленную в налоговую инспекцию отчетность и регистры учета, выявить допущенные ошибки, внести исправления.
Как принять дела
Порядок передачи дел законодательно не определен. Обычно составляется специальный акт, по которому бывший бухгалтер передает документацию новому.
Составляем акт о передаче документации
Первый вопрос, который возникает: какие документы нужно передавать? Очевидно, те, за которые отвечает главный бухгалтер.
Например, нет смысла передавать банковские и кассовые документы, если в организации работает бухгалтер, отвечающий за банк и кассу. То же относится и к документам по начислению заработной платы. Их не надо отражать в акте, если учет расчетов по заработной плате ведет отдельный бухгалтер. Тем не менее новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.
Еще один вопрос, который возникает при составлении акта: за какой период передаются документы? В п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ сказано, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Значит, за этот период и нужно передавать документы.
Если в организации не было налоговой проверки, особое внимание следует обратить на наличие документов за последние три года. Напомним, что налоговые органы имеют право проверить организацию только за последние три года (ст. 87 НК РФ).
Совет. Ольга Павловна Глебова, директор по аудиторской консалтинговой деятельности АК «ЮКОН/эксперты и консультанты»:
«Уделите внимание акту приемки-передачи дел. На мой взгляд, в нем целесообразно подробно описать состав налоговой и бухгалтерской отчетности, содержащейся в передаваемом архиве.
Документы принимаются за несколько финансовых лет. В связи с этим новому бухгалтеру можно порекомендовать проверить, как организация соблюдала основное правило бухгалтерского учета, установленное п. 3 ст. 8 Закона «О бухгалтерском учете». Я имею в виду наличие преемственности хозяйственных операций и показателей отчетности от одного финансового года к другому. Эта контрольная операция особенно актуальна, если в последние годы организация меняла компьютерные учетные программы, модернизировала и дорабатывала их. Для таких ситуаций характерно несоответствие входящих и исходящих показателей по отдельным счетам бухгалтерского учета. Сравнив эти показатели в балансах за последние несколько лет, можно выявить ошибки. Обнаруженные ошибки следует описать в акте приемки-передачи дел.
Кроме того, я бы рекомендовала не только провести инвентаризацию материальных ценностей, но и получить от предыдущего главного бухгалтера акты инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие финансовые годы. Как известно, в соответствии со ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» такую инвентаризацию организация обязана проводить ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данные актов инвентаризации подтверждают показатели годовой бухгалтерской отчетности. Отсутствие таких актов не позволяет сделать вывод о достоверности финансовой отчетности.
Приемка документов, касающихся налоговых расчетов с бюджетом, является одним из важнейших этапов передачи дел. Советую не только потребовать у прежнего бухгалтера акт сверки с налоговыми органами по всем основным налогам и получить объяснения (желательно письменные) по выявленным расхождениям, но и разобраться во взаимоотношениях организации с налоговой инспекцией. Лучше всего получить от предшественника акты документальных налоговых проверок, решения налоговых органов о случаях привлечения к налоговой и административной ответственности организации и ее должностных лиц, переписку по различным вопросам, архив судебных споров, если таковые случались, и другие важные документы. Рекомендую включить в акт приемки-передачи дел документальный архив взаимоотношений с налоговыми и судебными органами.
Источниками информации о бухгалтерских ошибках и возможных налоговых рисках служат аудиторские отчеты. Поэтому можно запросить у увольняющегося коллеги отчеты аудиторов по результатам проверок, а также исправительные декларации, свидетельствующие о внесении необходимых исправлений в учет и документооборот. Аудиторские отчеты можно включить в перечень документов, передаваемых по акту приемки-передачи дел.
Допустим, проверив первичные документы, новый главбух обнаружил, что не хватает счетов-фактур и (или) актов от поставщиков товаров (работ, услуг). В такой ситуации нужно запросить у увольняющегося главного бухгалтера доказательства правоспособности контрагентов (хотя бы наиболее значимых для организации). А на будущее можно посоветовать включать в договоры с поставщиками требование представлять справку об отсутствии задолженности по уплате налогов перед бюджетом».
Обратите внимание: новый главный бухгалтер, который уже ознакомлен с документацией, должен указать в акте имеющиеся недочеты и несоответствия, а также недостающие документы. Иначе впоследствии доказать, что, например, документ утерян при работе бывшего главного бухгалтера, будет сложно.
Пример 1. Новый главный бухгалтер Е.В. Зайцева пришла на работу в ООО «Весторг» 5 июня 2006 г. и принимает дела у бывшего главного бухгалтера Н.К. Васильевой.
Штат бухгалтерии в организации насчитывает четыре человека: главный бухгалтер, бухгалтер по начислению заработной платы, бухгалтер по товарному учету и бухгалтер по кассовым и банковским операциям. Главбух непосредственно контролирует составление бухгалтерской и налоговой отчетности, книги продаж и книги покупок, журналы регистрации счетов-фактур, а также документы по основным средствам, материалам и услугам.
Образец акта приемки-передачи документов, который нужно составить в рассматриваемой ситуации, приведен внизу.
Инвентаризация при увольнении главного бухгалтера
Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера? Да, если главный бухгалтер заключает договор о полной материальной ответственности. Такой договор обычно заключают, когда главный бухгалтер выполняет обязанности кассира.
Напомним, что организации обязаны проводить инвентаризацию при смене материально-ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Так как новый главный бухгалтер тоже будет заключать договор о полной материальной ответственности, проводить инвентаризацию денежных средств лучше в присутствии как бывшего, так и нового главного бухгалтера.
Примечание. Не забудьте про сверку расчетов с налоговыми органами!
Новому главному бухгалтеру можно порекомендовать следующее. Помимо проверки учета в собственной фирме нужно провести сверку платежей с налоговой инспекцией. Дело в том, что, если бывший бухгалтер этого не делал, может оказаться, что какие-то платежи по налогам или взносам были перечислены не на тот КБК и т.д. Из-за этого организации начисляются пени за уже вроде бы уплаченный налог.
Прием дел в одностороннем порядке
Допустим, прежний главбух уже уволился, а новый еще не вышел на работу. Как в этом случае оформить передачу дел? Дела принимает либо работник, назначенный руководителем, либо сам руководитель.
Здесь есть свои минусы. Поскольку документы принимают незаинтересованные работники, отсутствие каких-либо документов они могут и не заметить. Соответственно, в акте приемки-передачи это отражено не будет.
В подобной ситуации новому главбуху лучше составить акт приема документов в одностороннем порядке. Порядок составления тот же, что и при передаче документов от бывшего главного бухгалтера новому. Разница лишь в том, что у нового главбуха есть время, и он может более тщательно все проверить и отразить свои замечания в акте. Акт должен быть подписан новым главным бухгалтером и завизирован руководителем.
Проверка учета при приеме дел
Акт подписан, все документы имеются в наличии. Что еще должен сделать новый главбух? Конечно, он отвечает только за свою работу. Но, чтобы избежать неприятностей в случае налоговой проверки, лучше подстраховаться и проверить, как велся учет раньше. Новый главбух может сам это сделать либо попросить нанять аудиторскую фирму. Если на аудиторскую проверку у фирмы нет денег, а у бухгалтера не хватает времени проверить все самому, осуществляется выборочная проверка.
В первую очередь следует обратить внимание на начисление налогов. Особенно на налоги, налоговым периодом по которым является календарный год. Дело в том, что ошибки, допущенные бывшим бухгалтером, повлекут за собой искажение налоговой базы уже в период, когда будет работать новый главный бухгалтер.
Новый главбух пришел в середине года
Рассмотрим основные налоги, которые уплачивает организация, применяющая общий режим налогообложения.
Таким образом, если у фирмы налоговый период месяц, нужно обязательно проверить хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерском учете и касающиеся как начисления НДС, так и налоговых вычетов по нему за последний месяц. Кроме того, необходимо проверить наличие, а также правильность заполнения выданных и полученных счетов-фактур, журнала их регистрации, книг покупок и продаж.
Рекомендуем обратить внимание на хозяйственные операции, связанные с применением ПБУ 18/02. Если суммы налога на прибыль, исчисленного в декларации, соответствуют суммам, отраженным в бухгалтерском учете с учетом отложенных налоговых активов и обязательств, значит, вероятность ошибок в налоговом учете минимальна.
Если организация применяет УСН, то новый главный бухгалтер, пришедший в середине года, должен просмотреть все записи в Книге учета доходов и расходов с начала года. Он проверяет, правильно ли определены доходы, как отнесены затраты к расходам, имеются ли подтверждающие документы и т.д. Напомним, что налоговый период по налогу, уплачиваемому при УСН, также календарный год (п. 1 ст. 346.19 НК РФ).
Новый главбух пришел в начале года
Предположим, прежний главный бухгалтер уже начислил все налоги за прошлый год и сдал все отчеты. Тогда новый главбух, который приходит на работу в начале года, начинает год заново. Учет и начисление налогов за прошлый год ему проверять не нужно.
Если налоги за прошлый год еще не начислены, отчеты не готовы и не сданы, новый бухгалтер поступает так же, как если бы он пришел в середине года. Изучить надо все сделанное предыдущим главным бухгалтером не за часть года, а за весь предыдущий год.
Ошибки бывшего главного бухгалтера
Итак, новый главный бухгалтер проверил все, что необходимо, и выявил ошибки, допущенные в период, когда работал прежний главбух. Стоит ли их исправлять?
Скажем сразу, что выявленную ошибку обязательно надо исправить. Если ошибка допущена в расчете налогов, нужно внести изменения в налоговые регистры, пересчитать налог, при необходимости доплатить (как налог, так и пени) и сдать уточненные декларации. Ошибки в бухгалтерском учете также должны быть исправлены. Разумеется, обо всех ошибках, допущенных бывшим бухгалтером, необходимо доложить руководителю организации.
Какие ошибки следует исправлять незамедлительно, а с какими можно подождать?
Это зависит от характера ошибок. Например, ошибку в расчете налога, налоговый период по которому не закончен (и декларация за налоговый период не сдана), лучше исправить немедленно. Ведь, как уже отмечалось, ошибки прежнего бухгалтера повлекут за собой неправильный расчет налога уже после его ухода.
Ошибку в бухгалтерском учете тоже лучше исправить сразу, так как она может привести к искажению показателей в отчетности. К тому же исправление ошибок в бухгалтерском учете занимает не так много времени, как в налоговом.
Совет. Татьяна Васильевна Тындик, главный бухгалтер ЗАО «Каланча»:
«Выборочную проверку лучше начать с приказа об учетной политике для целей бухгалтерского учета и целей налогообложения. На примере одной-двух хозяйственных операций нужно проверить, соблюдается ли утвержденная учетная политика.
Советую посмотреть так называемую договорную базу, хотя бы те договоры, которые действуют в текущем году. Кроме стандартных договоров, например купли-продажи или оказания услуг, в базе могут оказаться договор лизинга, посреднические договоры, договоры страхования и кредитные договоры. Новый главбух должен проверить, как ведется бухгалтерский и налоговый учет по таким договорам».
Совет. Инна Юрьевна Новикова, генеральный директор аудиторской фирмы «Аудит, Консалтинг и Право+», к. э. н.:
«Я бы посоветовала вновь пришедшему главному бухгалтеру, после того как приняты документы, сделать следующее. Прежде всего оценить правильность составленной учетной политики. Ведь это документ, по которому работает целый организм, именуемый организацией. Если в учетной политике отражены правила, не соответствующие действующему законодательству, их необходимо изменить. Это следует из п. 16 ПБУ 1/98.
Далее необходимо выяснить, утверждены ли в организации:
Особо подчеркну, что составной частью учетной политики является документооборот. Его отсутствие неизбежно приводит к несвоевременному поступлению и неправильному оформлению первичных документов. Напомню, что работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а руководитель этот график утверждает. Так сказано в п. 5.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105. К тому же правильно составленный документооборот поможет работникам организации по достоинству оценить и работу бухгалтера.
Кроме того, если бухгалтерия состоит из нескольких человек, нужно оценить работу подчиненных. Для этого необходимо посмотреть, на каких участках работы обнаружены ошибки, и разобраться в причинах их возникновения (ошибки в учетной политике, недостаточная квалификация работника и др.). Безусловно, причины возникновения ошибок нужно устранить как можно скорее, чтобы они не повторялись в будущем».
Напомним правила исправления ошибок в бухгалтерском учете. Возможны три варианта развития событий.
Первый. Ошибка выявлена до окончания текущего отчетного года. Тогда исправления вносятся в проводки того месяца, к которому ошибка относится.
Второй. Ошибку заметили после окончания отчетного года, но до утверждения годовой отчетности. В такой ситуации исправительные записи вносятся декабрем года, в котором ошибки были допущены.
Третий. Ошибка обнаружена после сдачи отчетности. Исправления нужно внести в проводки текущего года. Уточненная бухгалтерская отчетность в налоговые органы не сдается.
Об остальных ошибках забывать не следует, но исправить их можно позже.
Пример 2. Н.П. Свиридова начала работать главным бухгалтером в ЗАО «Салют» в июне 2006 г. Приняв дела от бывшего главбуха, она обнаружила ошибку в учете. За I квартал 2006 г. расходы, относящиеся к представительским, в сумме 21 000 руб. полностью уменьшили налоговую базу по налогу на прибыль, хотя фонд оплаты труда за указанный период составил 300 000 руб.
Ошибка может повлиять на расчет налоговой базы по налогу на прибыль за полугодие, поэтому ее необходимо исправить. За I квартал 2006 г. нужно сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль, где налоговая база будет увеличена на 9000 руб., доплатить налог на прибыль в размере 2160 руб. (9000 руб. x 24%) и причитающиеся пени.
Исправления должны быть отражены в бухгалтерском учете. Так как 2006 г. не закончен, исправления вносятся в проводки I квартала, когда были допущены ошибки. Необходимо сделать проводку:
Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 «Расчеты по налогу на прибыль»
Если по итогам I полугодия величина представительских расходов не превысит 4% от расходов на оплату труда, постоянное налоговое обязательство будет погашено.
Кроме того, в бухгалтерском учете ЗАО «Салют» нужно отразить хозяйственные операции, связанные с начислением и уплатой пеней и доначисленной суммы налога.