С чего лучше всего начинать выполнение работы с легкого или сложного
Исследования подтверждают: если вы хотите быть продуктивнее, в первую очередь следует браться за более сложные задачи
Допустим, у вас выдалась непростая рабочая неделя. Ваш список дел переполнен второстепенными задачами, такими как ответы на электронные письма или отправка счетов-фактур, а также сложными проектами, такими как реконструкция вашей маркетинговой стратегии. В разгар хаоса, вы с большей вероятностью выберете легкие или трудные задачи?
Если ваша интуиция подсказывает, что стоит заняться задачами попроще, то вы находитесь в хорошей компании. Недавние исследования Мариам Коучаки, адъюнкт-профессора кафедры менеджмента и организации в Школе Келлогга, и ее коллег показывают, что люди тяготеют к более простым задачам, когда борются с большой нагрузкой.
Однако они считают, что данная стратегия не окупается в долгосрочной перспективе.
Чтобы избежать этого соблазна, руководители должны поощрять работников решать сложные задачи и разбивать проекты на кусочки, чтобы сотрудники по-прежнему получали удовлетворение от завершения каждого шага, утверждает Коучаки.
Какими задачами заниматься в первую очередь – легкими или сложными?
Исследователи задались вопросом, было ли это предубеждение широко распространено. Если да, то каковы были краткосрочные и долгосрочные результаты такого стиля работы?
Чтобы выяснить ответ на этот вопрос, они приступили к сотрудничеству с К. Дивасом из Университета Эмори и сосредоточились на том, как врачи больницы выбирают себе задачи.
Исследователи получили данные о 84 врачах, которые лечили более 233 000 пациентов в отделении неотложной помощи восточного побережья с 2005 по 2010 год. Когда пациенты поступали в отделение скорой помощи, медсестра назначала им уровень сложности. Вероятно, большая сложность случая соответствовала более сложной задаче.
Затем врачи наблюдали за очередью и выбирали, какой случай взять. Хотя они принимали во внимание уровень остроты недуга или травмы, они, вероятно, также рассматривали такие факторы, как могут ли другие врачи лучше подходить для наблюдения за пациентом, как долго пациент ждал, и обладают ли они достаточной пропускной способностью, чтобы сделать свою работу качественно, рассказала Коучаки.
Исследователи оценивали загруженность врачей, основываясь на количестве пациентов, уже находящихся под их наблюдением. Отсюда исследователи могли оценить, насколько врач устал с двух точек зрения. Во-первых, они отметили количество пациентов, которых врач уже обслужил во время своей смены. Во-вторых, они исследовали меру, называемую относительными единицами стоимости (RVU). Больницы и социальные клиники используют этот показатель для изучения таких факторов, как время, навыки и усилия, затраченные на один случай. Врачи с большим показателем на ранних этапах своей смены, вероятно, чувствовали себя более уставшими, рассуждали исследователи.
Затем команда проследила, как решения врачей, по-видимому, влияют на их производительность как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Ложное чувство прогресса с более легкими задачами
Как и предполагали исследователи, наличие более высокой рабочей нагрузки увеличивало вероятность того, что врач выберет более легкого пациента. Каждый дополнительный пациент, находящийся под их наблюдением, был связан с 8% более высоким шансом выбора случая с более низкой остротой. Кроме того, чем больше был показатель RVU, тем больше была вероятность того, что врач выберет более легкого пациента.
Но от этого пострадала долговременная работоспособность врачей.
Исследователи проанализировали послужной список каждого врача за шестилетний период исследования. Неудивительно, что время работы врачей, как правило, сокращалось, поскольку они завершали больше случаев с течением времени, предполагая, что они становятся более эффективными.
Но когда врачи включили большую долю трудных случаев в их общую нагрузку случая, «эффект ускорения» выражался сильнее, обнаружили исследователи. Кроме того, врачи, которые брали на себя более высокую долю сложных случаев, как правило, генерировали больше RVU на одного пациента в будущем.
Чувство усталости
Исследование в больнице было интригующим, но у него было несколько недостатков. Во-первых, это не был рандомизированный эксперимент, поэтому исследователи не могли точно сказать, вызвала ли именно тяжелая рабочая нагрузка тот факт, что врачи выбирали более легких пациентов. Во-вторых, он не до конца объяснил причину этого явления. Действительно ли именно усталость заставляла врачей выбирать более простых пациентов во избежание слишком напряженной смены? А как насчет желания ощутить чувство прогресса или стресса?
Для выяснения этих вопросов группа провела второе исследование в режиме онлайн. Они набрали 365 участников, которым было предложено прочитать боковое изображение страницы книги и напечатать как можно больше текста за три минуты. Половину группы попросили одновременно прослушать песню и подсчитать количество раз, когда были использованы определенные слова, что значительно увеличило рабочую нагрузку.
После этого все участники заполнили анкету, чтобы сообщить о своем чувстве прогресса, усталости и уровне стресса. Затем каждый человек должен был выбрать второе задание: одно, как им сказали, было относительно легким, а другое несколько трудным.
В группе с высокой нагрузкой 76% участников выбрали «легкую» вторую задачу по сравнению с 64% в группе с низкой нагрузкой.
Исследователи также проанализировали ответы участников опроса. Чем меньше участники чувствовали, что они продвинулись вперед, или чем больше они устали, тем больше вероятность того, что они выберут легкую задачу. Однако стресс, по-видимому, не играл никакой роли.
Детские шаги
Эти результаты говорят о том, что руководители должны просвещать сотрудников о важности решения сложных задач для профессионального роста, рассказала Коучаки.
Речь идет о «мотивации и помощи в понимании того, что это важно для долгосрочного обучения и эффективности», рассказала она. Разбивка сложных проектов на мелкие этапы может помочь дать работникам высокую степень завершения, которую они получают от простых задач, в то же время обеспечивая испытания и возможности для развития.
Однако исследователям все еще необходимо изучить эффективность таких стратегий. Например, если врачи не любят, чтобы их подталкивали к более тяжелым случаям, такая политика может обернуться негативными последствиями, заявила она.
В своей собственной работе Коучаки старается обеспечить приоритетность сложных задач. Но это не значит, что она игнорирует самые простые. В конце концов, черную работу все еще нужно сделать. И когда она застревает на сложном проекте, иногда она выполняет простую задачу, чтобы дать себе импульс.
пятница, 13 июля 2018 г.
Начинаем с легких задач или сложных?
Какую книгу по тайм-менеджменту в руки не возьми, всегда найдешь что-то похожее:
Как день начнешь, так его и проведешь. Если первые полчаса пить кофе и точить лясы с коллегами, то потом будет сложно настроиться на работу. Или если сидеть и разгребать почту. Лучше начать с какой-то важной задачей. Так и по задаче продвинетесь, и зададите ритм на день.
Кстати, проверяла, работает! Лучше взять задачку посерьезнее, чем просто просмотр почты. Потом и правда кажется, что день продуктивнее прошел. Но что мы читаем по поводу целей, краткосрочных и долгосрочных?
Если мы начинаем с краткосрочных задач, то до долгосрочных целей вообще не доходим. У нас всегда есть «важное и срочное» или даже «неважное, но срочное». Ну а потом мы уже устали и не хотим садиться за сложные долгосрочные задачи. Проще делать текучку. А долгосрочная — «Да, да, это так важно, так важно. Я обязательно ею займусь. Завтра. »
Это, например, хорошо рассказывает Дорофеев в своих лекциях и книге. Да и каждому знакомо по опыту. Если начал с утра заниматься мелочевкой, потом просто устал и не хочешь напрягать мозг ради долгосрочных задач. Берешь другую мелочевку. И так далее. В итоге с утра это было «сейчас быстренько мелочь разгребу и как займусь этой сложной задачей!», а в итоге весь день с мелочевкой копаешься.
Причем это подходит под любую сферу деятельности, даже под какие-то ваши личные планы и цели. Мы беремся за те, что полегче. В конце концов, так мы быстро получаем удовольствие от того, что «дело сделано, я молодец!».
А в долгосрочных целях все так тяжко. Нужно делить слона на части, ставить промежуточные цели, чтобы не впасть в уныние, когда столько сил вложено, а выхлопа все нет. Именно поэтому немногие люди достигают своих долгосрочных целей. Поставить цели поставили, месяц с упоением применяли техники из книжки, а потом. Сдулись!
Сама понимаю, как это тяжело. Я ведь сейчас пишу книжку. И уже давно пишу, а пока встряла на пятой главе. И кажется, что дело не движется. Кажется, что может ну его нафиг? И кому это все нужно? И руки опускаются, и все такое.
И если я начинаю день не с книжки, а с мелочевки, на книгу времени не остается. Поэтому я приучила себя делать заход к книге с утра. Пусть даже на 5-10 минут, ну и что? Маленькими шажками, но я продвигаюсь! Поэтому подтверждаю рекомендацию начинать с долгосрочных целей. Даже если не можете уделить им много времени — уделите хотя бы чуть-чуть.
А как в ИТ?
В ИТ-мире это особенно важно. Например, мы выделили несколько рисков для проекта. И занялись чем? Правильно, теми, что попроще. А самые страшные оставили на потом. Точнее сказать, «на авось». «Да да, это очень важно и мы обязательно этим займемся, чуть позже». Надо ли говорить, что чуть позже не наступает никогда или наступает слишком поздно?
И мы с вами прекрасно понимаем, что, если взять небольшую задачку в работу, она может в итоге занять весь день. Обычно так утягивает разработчиков — вроде задачка, что там. тьфу, мелочевка. И приоритет минорный, но давно висит, давайте сделаем. А чтобы починить мелкий баг, приходится проводить масштабный рефакторинг. И вот вроде день прошел, а ты к киллер-фиче релиза даже не притронулся.
Но ведь этому учат!
Но при этом в книге «IT-проекты. Фронтовые очерки» я наткнулась на очень интересную мысль. А ведь такой тип мышления не просто проще, «я возьму мелкую задачу, чтобы быстрее почувствовать себя победителем». Такому мышлению. нас учат!
В школе или университете, когда дают контрольную, учителя сами советуют: решайте сначала мелкие задачки! Так вы наберете достаточно баллов для сдачи. А потом уже пробуйте последнюю, сложную. Если получится — круто! А если нет, то у вас хотя бы за остальные задачки будут баллы.
Особенно это важно на вступительных экзаменах. Взялся сразу за самую сложную и не решил? Получил 0 баллов и ты сразу в пролете. А если сначала решил мелкие, то шансы есть. Может, и за сложную хоть сколько-то очков получишь, но баллы за простые задачки уже у тебя в кармане.
Любопытно, правда? И ведь эта стратегия действительно работает! Она работает на контрольных и экзаменах. Она же работает в тайм-менедменте, потому что если ты работаешь только над большой и сложной задачей, то быстро теряешь мотивацию.
Как применять принцип «сначала легкое»
Но применять этот принцип надо с умом. И надо понимать, где он работает, а где нет. Если вы избавитесь от мелких рисков, которые в любом случае не нанесли бы проекту особых потерь — то вы не полчите за это баллы, если случится страшное.
Или если у вас есть основная задача релиза, вы не получите баллов за то, что причесали документацию или привели в порядок описание тестов. Да, неплохое дело сделали, только через 2 дня релиз, а киллер-фича не сделана / не протестирована. И кому нужно то, что вы нашли время на мелочевку? Важно ведь, чтобы проект в целом шел успешно. И чтобы главные задачи делались в первую очередь.
Вот, как-то так. Интересное получилось сравнение, я о нем даже как-то раньше и не думала. А ведь и правда, такую стратегию мы используем еще со времен школы и университета. Главное — вовремя понять, когда она уже становится неприменима!
От сложного к простому: алгоритм гарантированного решения любой задачи
Программист и математик Дэвид Макайвер в личном блоге рассказывает о собственной системе, которая помогает справляться с, казалось бы, неразрешимыми трудностями
Эта система — полезная концептуальная основа, помогающая лучше освоить то, что вам кажется трудным. Я не всегда четко следую ей, но часто замечаю, что добиваюсь успеха, неявно следуя системе, и почти каждый раз, когда кто-то просит у меня совета, как научиться что-то делать, я просто описываю подходящую им версию системы.
Система работает «всегда» — в том смысле, что «в конце концов» вы либо поймете, почему цели достичь невозможно, либо добьетесь успеха. Но она не дает гарантии, что для этого не потребуется бесконечно долгое время. Более вероятный результат — вы либо сравнительно быстро преуспеете, либо вам надоест, и вы сдадитесь. Но это нормально — система задумана таким образом, чтобы вы получали пользу от следования ей на каждом этапе пути, даже если не достигли своей конечной цели.
Я должен также отметить, что эта система ни в коем случае не служит кратчайшим путем. Она предполагает много работы. Цель системы — не оградить вас от работы, а обеспечить ее полезность.
Система с одной петлей
Когда вы хорошо представляете, что такое успешный результат, но в настоящее время не можете его достичь, система работает следующим образом:
Эта система работает намного лучше, чем просто выполнение сложных задач, потому что она дает вам гораздо более прямой цикл обратной связи. В любой момент, когда вы пытаетесь стать лучше в каком-то деле, существует ровно один аспект проблемы, и вы можете сосредоточиться на этом аспекте, исключив все остальное. Когда вы пытаетесь делать что-то сложное сразу в нескольких аспектах, каждый из них будет вам не даваться. Более того, у вас будет получаться хуже, чем если бы вы брались за каждый из этих аспектов по отдельности. Кроме того, потерпев неудачу, вам придется выполнить сложный анализ первопричин, чтобы выяснить, почему.
Система с двойной петлей
Если вы не очень хорошо представляете себе искомый результат, нужно пройти двойное обучение, чтобы улучшить понимание проблемы и применить решение.
Это все ужасное упрощение? Ну да, конечно, так и есть. Тем не менее, это очень полезное упрощение, которое выводит вас из тупика, когда проблемы кажутся неразрешимыми.
Как определить самые сложные точки
Иногда то, что нужно улучшить, очевидно, иногда — нет. Если это не очевидно, вот что поможет вам понять:
Рабочий пример: учимся лучше писать
Эта система особенно хорошо подходит в качестве механизма для улучшения навыков письма.
Писать трудно во многих отношениях. Вот некоторые из них (примерно в том порядке, в котором, как я думаю, стоит заняться ими):
А дальше можно задуматься о более конкретных деталях, которые вам не даются — например, диалоги, описания и т.д.
Но если вы читаете это, вы определенно можете писать. Даю слово. Возможно, вы не сможете написать роман (я не могу в данный момент), но вы, безусловно, можете написать твит, и нужна всего лишь серия дополнительных шагов, чтобы дойти до цели.
Вот несколько примеров:
Есть много всего другого, что стоит попробовать, но это хорошая отправная точка.
Интересная статья? Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы получать больше познавательного контента и свежих идей.
Самое трудное – начать!
Самое трудное – начать!
Огромное количество людей почти ежедневно сталкиваются с тем, что им трудно заставить себя делать то, что нужно. Даже если это – цель их жизни.
Жизнь не меняется не из-за того, что мы чего-то не хотим, но из-за того, что заставить себя делать что-то полезное и новое очень сложно. Иногда проходят годы, прежде чем человек все-таки решается приступить к выполнению давно созданного плана. Так мы теряем время, а внутреннее недовольство собой растет. Все знают, что самое трудное – начать, но как заставить себя действовать, а не терять время?
Как сделать первый шаг, даже если это очень сложно?
Для начала разберитесь с причиной, которая кроется в бездействии. Если вы никак не можете себя заставить сделать первый шаг, то однозначно у вас есть проблемы с мотивацией. Хорошо мотивированный человек четко знает то, зачем он делает действие. У него нет иллюзий относительно того, что движение к цели – легкий и беззаботный процесс, протекающий сам по себе. Он отдает себе отчет в том, что на пути возможны трудности, но он и понимает, что их вполне реально преодолеть. Интересная особенность заключается в том, что чем чаще человек ставит себе цели и успешно учится их достигать, тем легче ему справляться с любыми задачами в жизни. Целеустремленные люди натренировали свою волю до такого состояния, что им не нужно долго уговаривать себя начать.
Способы начать действовать, а не откладывать на потом
Нужно понимать, что самое сложное – начать. Ни один толковый тренер или коуч не скажет вам, что можно просто визуализировать цель и продолжать бездействовать. Делая одно и то же действие каждый день, на другой результат не рассчитывайте. Если вы не знаете, как заставить себя начать, то просто подумайте над тем, что через год, два, три вы будете иметь то же, что имеете сейчас. Устраивает ли вас такое положение вещей? Если нет, то вам придется начать действовать.
Инженеры знают, что ракета тратит больше всего топлива на старте. Точно также происходит и с теми, кто решает начать делать что-то новое.
Причин откладывания на потом всего несколько. Как уже было сказано выше, одна из них – отсутствие достаточной мотивации для выполнения важной работы. Вы можете себя заставить сделать первый шаг в том случае, если у вам интересно, если внутри кипят страсти, захватывающие вас своей необычностью. Отсутствие интереса выливается в лень. Вам не хочется вникать в новые сферы и области жизни, а потому вы откладываете все на потом и на “когда-нибудь”.
Или вас подстерегает страх. Страх нового – нормальное явление. Обычно люди всегда переживают, если не знают какой-то информации. Но если переходить от мысли к действию на практике, то придется учиться думать в положительном ключе и иметь настрой на то, что у вас все получится. Пусть даже и не с первого раза. Уверенность в себе приходит постепенно, шаг за шагом вы будете строить новую жизнь и нового себя. Главное – начните!
Эффективный рецепт того, как заставить себя действовать безотлагательно
1. Подумайте о том, чего вы хотите достичь.
Если вам сложно расстаться с текущим положением вещей, вы боитесь и переживаете, то поразмыслите над тем, а действительно ли вам так важна намеченная цель? Что будет, если вы потерпите неудачу? Обычно все выглядит не так драматично и печально. Например, даже если вы уволитесь с работы, а потом потерпите неудачу в своем деле, то всегда сможете найти себе новое место. Стоит ли так переживать о том, что вы можете остаться без денег и социального пакета? Или нужно перейти от мысли к действию ради того, чтобы наконец-то воплотить свою мечту в жизнь? Недаром говорится, не рискнете – не выпить вам шампанского!
2. Принимайте решения быстро и сразу беритесь за дело.
Это похоже на то, как люди окунаются в ледяную воду. Самое сложное – начать, погрузиться. Никто не заходит в прорубь постепенно, окунаются сразу и быстро. Точно также нужно поступать и с вашими целями. “Пережевывать” и прокручивать в голове все “а что если…” – означает лишь закапывать поглубже ваши стремления. Не бойтесь ошибиться, бойтесь не решиться.
3. Тренируйте разные способы начать действовать.
Если вы знаете, что самое трудное – начать, то беритесь за мелкие дела. Разгрузите свои шкафы от ненужного хлама. Помойте окно. Встретьтесь наконец со старым другом, на которого не находили времени. Подойдите к начальству с давно назревающим разговором о повышении зарплаты. Чем больше вы будете тренировать свои способности принимать решения и сразу же делать что-то для выполнения новых задач, тем скорее вы почувствуете, что вам не хочется откладывать дела на потом. Успех заразителен! Почувствовав его, увидев результаты, сложно отказаться от желания испытывать его снова.
4. Радуйтесь.
Хороший способ того, как заставить себя начать действовать, заключается в том, чтобы получать удовольствие от самих действий. Представляйте себе финальный вариант ваших усилий, но также учитесь получать удовольствие от самого процесса. И неважно то, чем именно вы занимаетесь. Пишите ли рабочий отчет, разбираете заваленный ненужными вещами балкон или же учитесь шить. Если вы выбрали это занятие, то так или иначе оно вам по душе. Найдите даже в скучном занятии что-то, что может вас порадовать.
Если вы знаете, что хотя бы пятый шаг на пути к цели вас порадует, то первый будет сделать куда проще.
Я прочитал! Что дальше?
Вы прочитали, как сделать первый шаг к цели. Теперь, понимая, что самое трудное – начать, попробуйте выписать мелкие недоделанные дела на лист, проставить приоритет их выполнения, и сразу же приняться за работу. После первых успехов вы сами почувствуете, что не хотите останавливаться и готовы выполнять и другие, более сложные задачи. Если все равно решиться действовать слишком сложно, дайте себе установку и, как в детстве перед прыжком с трамплина, на счет три “прыгайте”.
Творческие задачи лучше решаются методом «от сложного к простому»
Метод обучения от простого к сложному срабатывает не всегда. Психологи выяснили, когда лучше начинать обучение с менее тривиальных задач.
Брайан Шперинг (Brian J. Spiering) и Грегори Эшби (F. Gregory Ashby) из Калифорнийского университета в Санта-Барбаре (University of California Santa Barbara) опубликовали в журнале Psychological Science результаты работы по анализу ошибок в экспериментах по классификации данных. Согласно выводам учёных, чем более творческий характер задачи – тем лучше начинать не с простого, а со сложного.
Сортируемый материал состоял из бумажных кружков с нанесенными на них полосками двух цветов, причем с градиентом окраски. Ширина полосы от кружочка к кружочку изменялась в сторону уменьшения. Также немного изменялся угол. Так получается набор объектов. Все объекты имели одинаковый размер и контрастность. Набор состоял из 30 объектов, которые следовало разделить на две равновеликие группы по 15 объектов. Таких наборов было два. Первый из них более простой для сортировки – критерии были очевидными. Чем меньше полос и чем они больше стремятся к вертикали – тем больше сродство объектов к группе А. Чем полос больше и чем они горизонтальнее – тем больше сродство к группе B. Второй объект предполагал более сложную мыслительную работу: вывести однозначные критерии оценки принадлежности к группе А или В было намного сложнее, так как структура полос и наклона в данном наборе хитрее.
Каждый испытуемый оставался один в комнате. На 21-дюймовом мониторе с разрешением 1280 на 1024 ему отображался элемент. В тренировочном режиме каждый элемент отображался 15 раз, и каждый раз предлагалось выбрать группу A или В. При правильной попытке звучал приятный звуковой сигнал, при неправильной – неприятный. Соотвественно, группа, проходящая обучение по системе «от простого к сложному», сначала в случайном порядке сортировала простые элементы, затем средние, а затем сложные. Группа «от сложного к простому» бралась сначала за сложные для сортировки элементы, затем средние, а простые шли в конце. Группа со случайной последовательностью распределяла все элементы вперемешку. По завершении обучающей стадии все группы по 5 раз атрибуцировали каждый элемент в случайном порядке – это было что-то вроде экзамена по освоению данного вида задания.
Для простой ситуации результаты оказались достаточно тривиальными. Эффективность всех трех групп в сортировке элементов оказалась статистически неразличимой. В пределах погрешности все три группы испытуемых одинаково атрибуцировали и простые, и средние, и сложные элементы, и так же одинаково выполнили финальное задание.
Принципиально другим результат оказался в случае более сложного выбора. «Успеваемость» той группы, которая начинала учиться со сложного, оказалась значительно выше, чем у двух других. В финальной части процент правильных ответов составил 88%, в то время как результат двух других групп оказался в районе 75%, и статистически значимой разницы между ними авторы работы не увидели. После сложных заданий группа как орешки решала простые задания с результатом примерно 90% правильных ответов.
По мнению исследователей, сложность задачи стала ключевым фактором обучения. При достаточно простых заданиях, когда люди способны формализовать правила, тип обучения не принципиален. Ситуация меняется, когда задание усложняется. Люди, сталкивающиеся с простыми заданиями в начале, создают простую стратегию и экстраполируют ее на более сложные случаи. И перестроиться уже не могут. Зато если сразу браться за сложную задачу, шансов решить ее правильно намного больше.
Сами психологи считают, что их работа даст почву для размышлений педагогам. И заставит их задуматься о тех видах деятельности, которые, возможно, стоит осваивать сразу со сложного.