Рестарт задачи в директуме что это
Бизнес-процессы в Directum 5
Мощный механизм workflow является неотъемлемой частью современной ECM-системы и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организаций. В Directum можно организовать как строго регламентированные процессы, так и свободное взаимодействие между сотрудниками в рамках совместных работ.
Решение Directum «Управление процессами»:
Постановка задач
Сотрудники организуют совместную работу через отправку задач и выполнение заданий. Задачу можно поставить одному или нескольким исполнителям. Также в нее можно добавить любое количество вложений (документов, папок, записей справочников, других задач и заданий), указать срок и сопроводительный текст.
При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в саму задачу, благодаря чему информация по всему семейству задач доступна в удобном структурированном виде.
Задания, по которым были отправлены подзадачи, отмечаются в списке значком стрелки. Он скрывается после выполнения или прекращения всех подзадач. Таким образом, в списке входящих легко видеть задания, к которым подключены другие исполнители.
Права доступа и шифрование задач
В системе Directum пользователь может просматривать только те задачи, на которые у него есть права доступа. По умолчанию они выдаются автоматически только участникам задачи. Также права можно настроить вручную, указав, кто из пользователей, помимо участников, может иметь доступ к задаче.
Для дополнительной защиты задач (в т.ч. всей иерархии переписки) используется шифрование на основе сертификата или паролем. Чтобы открыть зашифрованную задачу, пользователю необходим личный сертификат электронной подписи (ЭП), зарегистрированный в системе, и/или требуется знать пароль.
Контроль исполнения
Каждое задание имеет свой контрольный срок — дату и время, до которого оно должно быть выполнено. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи.
Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).
Проконтролировать ход процесса также можно с помощью схемы маршрута, в которой наглядно изображены этапы.
Управление бизнес-процессами
Directum предоставляет инструменты моделирования и исполнения бизнес-процессов согласно концепции BPM.
Механизм типовой маршрутизации (ТМ) является мощным инструментом для настройки процессов в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. Удобный графический редактор и отладчик ТМ позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, быстро и легко скорректировать при необходимости.
Настройка ТМ становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной. Действия участников процесса становятся предсказуемыми: с помощью ТМ автоматически задается список исполнителей, могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов.
Скорректированный процесс сразу доступен пользователям — все новые экземпляры процесса будут стартовать по-новому. Предприятие получает гибкий инструмент управления изменениями. В дальнейшем, используя статистику по процессам, аналитик может выявить узкие места и дополнительно скорректировать типовой маршрут.
При необходимости задания сложной логики процесса бизнес-аналитик обращается к программисту, который с помощью инструмента разработки IS-Builder легко разрабатывает новые прикладные блоки типовых маршрутов. Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией Directum, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.
Удобство работы со входящими заданиями
В системе предусмотрены различные методы оптимизации работы с большим количеством заданий.
Сортировка и фильтрация используются для упорядочивания задач и заданий по заданным критериям (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).
Предпросмотр заданий и документов позволяет быстро ознакомиться с их содержанием. Простые задания можно выполнить прямо в предпросмотре без открытия. Это ускоряет работу, сокращает количество действий в системе.
Цветовые статусы к объектам системы помогают визуально выделить задачи и задания в списке и выполнить поиск одинаково отмеченных объектов. Статусы к объектам устанавливаются сотрудником, и они видны только ему. Это позволяет сотруднику создавать собственный вариант работы с объектами в списке.
Потоки заданий. Для удобства работы с большим количеством заданий можно настроить автоматическое перемещение части заданий в управляемые папки. Это отдельные подпапки, в которые попадают однотипные задания в рамках одного процесса (рассмотрение заявок, согласование договоров). Разделение потоков заданий по управляемым папкам позволяет быстрее погружаться в работу и выполнять задания в срок.
Можно централизованно настроить управляемые папки для отдельных категорий пользователей. Например, папки согласования и рассмотрения документов — для руководителей и их помощников, или регистрации — для делопроизводителей. Кроме того, пользователи могут настроить папки индивидуально в зависимости от личных предпочтений и методов работы. Как видно, система предоставляет гибкие настройки для каждого сотрудника.
Правила для задач и заданий также позволяют упростить работу с ними. С их помощью можно автоматически переадресовывать, прекращать, выполнять или распределять задачи и задания по нужным папкам. Например, используйте правило, чтобы при создании задач с определенной темой они автоматически помечались признаком высокой важности. Такие задания исполнители выполнят в первую очередь.
Механизм замещения отсутствующих сотрудников обеспечивает непрерывность ключевых бизнес-процессов. На заданный период замещающий принимает все входящие задания отсутствующего, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам.
Таким образом удается избежать простоев в работе и добиться привязки процессов к ролям, а не только к конкретным исполнителям.
Упрощение работы со сложными и рутинными процессами
В любой компании сотрудникам приходится иметь дело со сложными многоэтапными процессами, запомнить ход которых и не допустить ошибок при их выполнении практически невозможно.
Мастер действий (МД) — еще один инструмент системы, который позволяет автоматизировать сложные, рутинные или, напротив, редко выполняемые процедуры, требующие соблюдения обязательных условий и этапов. МД пошагово запрашивает у пользователя необходимые начальные параметры, сам формирует задачу и стартует ее по соответствующему маршруту. Если процесс связан с созданием документа (заявление, договор), в работу включается еще один инструмент автоматизации — конструктор документов. Он позволяет создавать типовые документы на основе готовых макетов.
Инструкция по работе с системой directum
СТАРТ/СОХРАНЕНИЕ ЗАДАЧИ
а. главное меню Файл/Старт;
b. кнопка 
на панели инструментов карточки задачи;
В результате задача перейдет в состояние «В работе», и один или несколько исполнителей (в зависимости от типа маршрутизации) получат задание.
• сохранить задачу, не стартуя:
а. главное меню Файл/Сохранить;
b. кнопка 
на панели инструментов карточки задачи;
В результате задача сохранится в состоянии «Инициализация», задания по ней исполнителями получены не будут. В дальнейшем задачу можно будет открыть, изменить некоторые поля, или стартовать.
ТИПЫ ЗАДАНИЙ В DIRECTUM
• 
— задание, которое нужно выполнить в рамках задачи. Приходит исполнителю, назначенному инициатором при определении маршрута задачи;
• 
— уведомление. Приходит наблюдателю в момент старта задачи или исполнителю, для которого в маршруте тип задания определен как уведомление;
• 
— задание-контроль. Приходит инициатору после выполнения всех заданий по задаче, если при определении маршрута задачи была установлена галочка Контроль задачи.
РАБОТА С ЗАДАНИЕМ
Добавление текста в задание
• главное меню Файл/Сохранить;
• кнопка на панели инструментов карточки задачи;
Добавление вложения в задание
• главное меню карточки задания Вставка;
• кнопка 
на панели инструментов области вложения;
• в пустом месте поля вложений вызвать контекстное меню и выбрать в нем тип объекта для вложения.
Создание подзадачи
• главное меню Действия/Создать подзадачу,
• кнопка 
на панели инструментов карточки задачи.
Так же подзадачу можно создать из проводника системы, не открывая карточку задания:
• главное меню Действия/Создать подзадачу;
• контекстное менюСоздать подзадачу.
Подзадача в проводнике системы отображается с символами «>>» в ее теме.
Выполнение задания
• главное меню Файл/Выполнить;
• кнопка 
на панели инструментов карточки задачи;
РАБОТА С ЗАДАНИЕМ-КОНТРОЛЬ
Общие сведения
• задание по задаче выполнил последний из исполнителей;
• выполнение условия приема при сложной маршрутизации.
Прием задачи
• главное меню Файл/Принять;
• кнопка 
на панели инструментов карточки задания;
В результате задача перейдет в состояние «Выполнена». В дальнейшем выполненную задачу можно будет рестартовать.
Возврат на доработку
Для того чтобы отправить задачу на доработку, нужно воспользоваться одним из способов:
• главное меню Файл/На доработку;
• кнопка 
на панели инструментов карточки задания.
Создание подзадачи
Для того чтобы создать подзадачу, нужно воспользоваться одним из способов:
• главное меню Действия/Создать подзадачу;
• кнопка на панели инструментов карточки задачи/задания.
КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧИ
• при ручном назначении маршрута и свободном типовом маршруте в карточке задачи проанализировать следующие поля закладки «Состояние»:
a. Состояние. Состояние задачи, в котором она находится. Может иметь одно из значений: «Инициализация», «В работе», «На контроле», «Выполнена», «Прекращена».
b. Завершено. Дата и время выполнения последнего задания по данной задаче.
• при любом способе назначения маршрута проанализировать схему маршрута. В схеме маршрута выполненные этапы работ (задания) выделяются серым цветом, а текущий этап работ выделяется зеленым цветом. Для того чтобы открыть схему маршрута, нужно воспользоваться одним из следующих способов:
c. главное меню Действия/Схема маршрута;
d. кнопка на панели инструментов карточки задачи/задания.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ С ЗАДАЧАМИ ИЗАДАНИЯМИ
ПРЕДПРОСМОТР ВЛОЖЕНИЯ
Закладка «Предпросмотр» предназначена для просмотра документов, вложенных в задачи и задания семейства задач. Закладка отображается, если в личных параметрах в группе «Задачи/Задания» установлен флажок Предпросмотр вложений.
СНЯТИЕ/УСТАНОВКА ПОМЕТКИ О ПРОЧТЕНИИ ЗАДАНИЯ
Для того чтобы поменять вручную пометку о прочтении нужно воспользоваться одним из способов:
• главное меню Действия/Пометить как прочитанное или Действия/Пометить как непрочитанное;
• контекстное менюПометить как прочитанное или Пометить как непрочитанное.
УДАЛЕНИЕ ЗАДАЧИ
Для того чтобы удалить задачу, выберите пункт контекстного менюУдалить задачу.
При удалении главной задачи удаляются все ее подзадачи, задания и уведомления, т.е. все семейство задач.
ПРЕКРАЩЕНИЕ ЗАДАЧИ
Для того чтобы прекратить задачу, нужно воспользоваться одним из способов:
• главное меню Файл/Прекратить;
• кнопка 
на панели инструментов задачи.
При этом можно прекратить либо только текущую задачу, либо задачу с подзадачами.
Впоследствии, если потребуется продолжить работы по задаче, задачу можно возобновить или рестартовать.
ВОЗОБНОВЛЕНИЕ ЗАДАЧИ
Для того чтобы возобновить задачу, воспользуйтесь одним из способов:
• главное меню в карточке задачи Файл/Возобновить;
• кнопка на панели инструментов
.
В результате задача перейдет в состояние «Возобновлена». Все задания, которые были в состоянии «Прекращено», перейдут в состояние «В работе» и будут помечены как непрочитанные. Ссылки на возобновленные задания будут помещены в папку «Входящие».
При возобновлении задачи, выполнение работ начинается с того места, где они были остановлены.
РЕСТАРТ ЗАДАЧИ
Для того чтобы рестартовать задачу, воспользуйтесь одним из способов:
• главное меню в карточке задачи Файл/Рестарт;
• кнопка на панели инструментов
.
В результате задача перейдет в состояние «Инициализация». В этом состоянии с задачей можно работать так же, как с новой задачей: задавать маршрут и свойства задачи. После задания маршрута и свойств, надо стартовать задачу на выполнение.
ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ЗАДАЧЕЙ/ЗАДАНИЕМ
• главное меню Файл/История;
• контекстное меню История.
ПОИСК ЗАДАЧ И ЗАДАНИЙ
Поиск «Мои последние измененные задачи». Позволяет найти задачи, которые пользователь изменял в течение последних 15 дней. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Мои последние измененные задачи.
Поиск «Мои последние измененные задания». Находит задания, которые пользователь изменял в течение последних 15 дней. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Мои последние измененные задания.
Поиск «Мои входящие незавершенные задания». Позволяет быстро найти свои невыполненные задания. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Мои входящие незавершенные задания.
Поиск «Мои исходящие незавершенные задачи». Позволяет быстро находить свои незавершенные задачи. Запустить этот поиск можно, выбрав пункт главного меню Поиск/Мои исходящие незавершенные задачи.
Два поиска позволяют искать задачи и задания по реквизитам карточки, это «Поиск задач» и «Поиск заданий».
Для того чтобы запустить поиск по реквизитам задачи, нужно воспользоваться одним из способов:
• главное меню Поиск/Поиск задач;
• кнопка Поиск/Поиск задач на панели инструментов;
Для того чтобы запустить поиск по реквизитам задания, нужно воспользоваться одним из способов:
• главное меню Поиск/Поиск заданий;
• кнопка Поиск/Поиск заданий на панели инструментов;
Контекстно-зависимые поиски
Для того чтобы запустить поиск задач, в которые вложен объект, нужно воспользоваться одним из способов:
• главное меню Файл/Вложено в задачи;
• контекстное меню Вложено в задачи.
Для того чтобы запустить поиск незавершенных заданий, в которые вложен объект, нужно воспользоваться одним из способов:
• контекстное меню Вложено в мои незавершенные задания.
РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ
НАСТРОЙКА ВИДА СПРАВОЧНИКА В РЕЖИМЕ СПИСКА
Окно работы со справочником в режиме списка имеет следующий вид:
Настройка видимости и порядка полей списка, настройка ширины колонок, настройка высоты записей, сортировка и группировка записей справочника в режиме списка выполняются аналогично настройкам вида проводника системы.
Настройка фильтров по значениям полей
Для того чтобы настроить фильтр, нужно навести курсор мыши на заголовок поля. При этом рядом с названием поля появится кнопка 
, при нажатии на которую откроется выпадающий список автофильтра, например:
Быстрая фильтрация
3. Открыть область быстрой фильтрации одним из способов:
a. пункт главного меню Вид/Область быстрой фильтрации;
b. кнопка 
на панели инструментов;
4. Набрать значение в колонке, по которой должна быть настроена фильтрация. При этом в области быстрой фильтрации отобразится первая запись, значение поля у которой начинается с набранной последовательности символов.
Поиск по списку
Поиск осуществляется по активному полю. Чтобы сделать поле активным нужно щелкнуть по нему мышью в области списка.
Быстрый поиск
Быстрый поиск ведется без учета регистра символов и только с начала поля.
Произвольный поиск
• главное меню Поиск/Найти;
• кнопка 
на панели инструментов.
КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ СПРАВОЧНИКА В РЕЖИМЕ СПИСКА
Создать новую запись справочника можно путем добавления новой записи или копирования уже существующей.
Добавление записи
• главное меню Файл/Добавить;
• панель инструментов
;
В результате откроется карточка новой записи. Чтобы сохранить вновь созданную запись, нужно нажать кнопкуСохранить в карточке записи.
Копирование записи
• главное меню Файл/Копировать;
• панель инструментов
;
Изменение записи
• главное меню Файл/Открыть карточку;
• контекстное менюОткрыть карточку;
• панель инструментов 
;
• клавиши или (если работа со справочником ведется в режиме выбора, то только клавиша );
• двойной щелчок мышью (нельзя использовать, если работа со справочником ведется в режиме выбора).
Удаление записи
• главное меню Файл/Удалить;
• панель инструментов 
;
При попытке удаления записи, которая уже используется, выдается сообщение о невозможности удаления.
Просмотр истории работы с записью
• главное меню Файл/История;
• контекстное меню История.
Экспорт вMicrosoft Excel
Для того чтобы экспортировать список в MicrosoftExcel, нужно в главном меню справочника выбрать пункт Сервис/Экспорт в MicrosoftExcel.
РАБОТА С ЗАПУСКОМ ОБЪЕКТОВ
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
• задач по типовым маршрутам;
• компонент системы DIRECTUM.
РАБОТА С МАСТЕРАМИ ДЕЙСТВИЙ
Результатом работы мастеров действий могут быть автоматически сформированные электронные документы, записи справочников, папки, автоматически созданные и отправленные в работу задачи.
Запуск мастера действий
1. Открыть окно «Запустить».
2. В группе объектов «Мастера действий» выбрать необходимый мастер действий.
После выбора мастера действий откроется окно запроса параметров, часть параметров может быть заполнена автоматически.
Набор параметров и количество этапов запроса параметров определяется выбранным мастером действий. Например, запрос параметров мастера действий для оформления заявления на отпуск выглядит следующим образом:
3. Необходимо поэтапно заполнить параметры мастера действий, нажимая кнопкуДалее для перехода к следующему этапу.
4. После заполнения всех параметров мастера действий и нажатия кнопки Готово система автоматически выполнит определенные действия с объектами.
Например, результатом работы мастера действий для оформления заявления на отпуск являются автоматически сформированный электронный документ (заявление) и автоматически созданная и отправленная по типовому маршруту задача на согласование созданного заявления.
Инструкция по работе в системе Directum
Инструкция по работе в системе
Правила работы с папками. 3
Правила работы с электронными документами. 4
Правила работы с бумажными документами. 8
Правила работы с задачами и заданиями. 9
Назначение
Даная инструкция содержит описание рекомендуемых, общих правил работы в системе электронного документооборота DIRECTUM. Данные правила действуют в рамках утвержденного Регламента об электронном документообороте.
Исполнение данных правил обеспечивает эффективность коллективного использования системы DIRECTUM и не зависит от конкретных документационных-процессов и нестандартных ситуаций.
Глоссарий
Электронный документ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Каждый документ описывается с помощью карточки, аналогичной карточке документа в бумажном архиве.
Версия электронного документа – это очередной отредактированный или согласованный вариант документа. Каждая версия имеет текущее состояние: в разработке, действующая, устаревшая.
Задача – некоторый объем работ, определенный инициатором, который нужно выполнить.
Задание – работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному из исполнителей задачи. Чтобы создать задание, нужно создать задачу (подзадачу), тогда по отношению к инициатору это будет задача, а по отношению к исполнителю – задание.
Маршрут – список исполнителей по задаче с указанием последовательности и сроков исполнения заданий.
Папка – структурная единица модулей системы DIRECTUM, позволяющая объединить ссылки на электронные документы/задачи/задания и другие папки. Сама папка также может входить в содержимое другой папки.
Ссылка – ярлык, похожий по свойствам на ярлыки Windows, с помощью которого пользователь получает возможность работы с документом/папкой/задачей/заданием. Ссылки позволяют каждому пользователю организовать личную систему папок, например, документ может затрагивать различные рабочие вопросы работника и требует размещения в нескольких папках документов. С помощью копирования ссылки и размещения ее в нужных папках можно без копирования всего объекта системы обеспечить удобство хранения и доступа. На один документ/задачу/задание/папку может быть множество ссылок, используемых разными пользователями.
Регистрационно–контрольная карточка (РКК) – карточка на отдельный бумажный документ, которая содержит всю первичную информацию о нем (корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т. д.) и о его состоянии (местонахождение, состояние исполнения и т. д.).
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно – поисковой системы.
Место регистрации – рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих/исходящих документов. Место регистрации документов может быть одно для нескольких подразделений. На каждом месте регистрации ведутся свои журналы регистрации входящих/исходящих документов.
Правила работы с папками
Назначение папок
Папки позволяют группировать документы, задачи, задания по темам и часто являются одним из способов поиска документов в системе DIRECTUM. Некоторые документы (положения по Организации, должностные инструкции, инструкции по работе с системой DIRECTUM и т. п.) удобнее искать именно по наличию в папке, а не по наименованию или содержанию документа.
В «Общей папке» содержатся объекты, которые должны быть всегда быстро доступны всем пользователям. Поэтому в этой папке, а также вложенных в нее папках, распределение информации должно идти по направлениям деятельности, а не по пользователям (в крайнем случае – по отделам).
Изменять состав элементов «Общей папки» могут только пользователи, имеющие соответствующие права (на самом верхнем уровне – только администратор).
Рекомендации по использованию папок для хранения документов
Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) нужно придерживаться следующих рекомендаций:
· количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран проводника документов и задач. Это сделает работу более удобной, т. к. не потребует использование скроллинга. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок;
· за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов;
· за размещение документа в соответствующей общей папке (если данный документ может потребоваться для работы другим пользователям) отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов). Если у пользователя нет прав на изменение нужной папки, то он должен отправить ссылку на документ ответственному за папку;
· поскольку ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, то папки следует создавать в различных разрезах, чтобы расширить возможности поиска (например, папка по конкретному проводимому мероприятию, куда собрать ссылки на документы разных отделов). Однако, чтобы не затруднять раскладывание документов по папкам, лучше использовать группировку папок;
· для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить (так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней);
· название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки (например, «Инструкции по работе с системой DIRECTUM», а не просто «Инструкции»). Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок;
· название папки должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку подпапок внутри одной папки;
· иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol (Петрол).
Назначение прав доступа к папке
Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, чем к документам, т. к. папки носят общий характер (а документ – конкретный), и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно.
За каждую папку всегда должен быть назначен один ответственный.
При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил:
· права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев – всем пользователям системы);
· права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое;
· полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.
Рекомендации по использованию папок для хранения задач/заданий
· наиболее важные для исполнения задания;
· наиболее важные задачи, переданные исполнителям и находящиеся на контроле;
· задания, находящиеся в работе у подчиненных (ссылки на папки «Входящие» сотрудников отдела);
· отложенные задания без указания срока исполнения;
Правила работы с электронными документами
Классификация документов и мест их хранения
В зависимости от будущего места хранения электронные документы можно разделить на следующие группы:
· первичные учетные документы. Как правило, эти документы являются структурированными и заносятся в виде данных в учетную автоматизированную систему (договоры, счета, накладные и т. п.);
· подписываемые отчеты учетных автоматизированных систем. Это сформированные в учетных автоматизированных системах отчеты, которые сохраняются с целью зафиксировать подписанный на бумаге вариант отчета (баланс, декларация, справка и т. п.). Такие отчеты должны сохраняться в системе DIRECTUM и подписываться электронной цифровой подписью;
· прочие неструктурированные электронные документы, которые хранятся только в системе DIRECTUM (могут иметь или не иметь бумажный экземпляр);
· прочие файлы, которые хранятся в виде файлов на персональном компьютере и в систему DIRECTUM не заносятся. Это, как правило, информация, которая носит разовый характер и имеет другой источник хранения. Например:
· разовые документы, не имеющие непосредственного отношения к работе Организации, но представляющие интерес для отдельных сотрудников (новости с сайтов, рекламные рассылки т. п. и пр.);
· элементы администрирования учетных автоматизированных систем (архивные копии, протоколы, данные репликации и т. п.), а также разработки и администрирования другого ПО (исходные тексты, БД и т. п.);
· файлы большого объема (более 50 Мб), редко используемые в работе (видео, звуковые фрагменты и т. п.).
Примечание. Все вновь создаваемые электронные документы необходимо хранить в системе DIRECTUM (а не в виде файлов), если явно не установлено иное.
В электронный вид не переносятся:
· многостраничные бумажные отчеты. Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, и состоящие более чем из 15-ти страниц. Такие документы в систему DIRECTUM не заносятся, а только регистрируются через РКК, чтобы контролировать местонахождения документа;
· нормативные акты и законы, которые хранятся в системе «Консультант Плюс», «Гарант» и т. п.;
· нерегистрируемые документы. Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности организации (рекламные материалы, буклеты, газеты и т. п.).
Способы создания документов
Существуют следующие способы создания документов в системе DIRECTUM (в зависимости от источника поступления информации):
· создание нового документа непосредственно в системе DIRECTUM;
· занесение отсканированного бумажного документа в систему DIRECTUM;
· занесение вложения из Microsoft Outlook или другой почтовой программы;
· сохранение отчета, сформированного в учетной автоматизированной системе;
· перенос файла с диска.
Ниже описаны некоторые основные приемы по созданию документов каждым из способов.
1. Создание нового документа непосредственно в системе DIRECTUM
Новые документы могут быть созданы:
· на основании существующих в системе DIRECTUM шаблонов документов (см. также в разделе «Описание настройки системы DIRECTUM» пункт «Шаблоны электронных документов»);
· путем копирования существующего документа.
Примечание. Создавать новые электронные документы необходимо преимущественно с использованием шаблонов электронных документов, чтобы обеспечить оформление документов в соответствии с принятым в Организации стилем.
2. Занесение отсканированного бумажного документа в систему DIRECTUM
Ввод отсканированных документов в систему DIRECTUM возможен двумя способами:
1. Сканирование и обработка документа любым нужным приложением, сохранение результирующего файла на локальном диске компьютера, затем сохранение документа в системе DIRECTUM.
2. Сканирование и сохранение документа непосредственно в системе DIRECTUM.
Оба этих способа подробно описаны в руководстве пользователя в разделе «Создание документа».
3. Занесение вложения из Microsoft Outlook или другой почтовой программы
Для импорта документа, пришедшего как вложение по электронной почте в почтовой программе Microsoft Outlook, необходимо открыть пришедшее письмо и с помощью пункта главного меню DIRECTUM/Сохранить вложение как документ… сохранить документ в системе DIRECTUM. Указанный выше пункт меню появляется после установки на компьютере файлов макросов, поставляемых с системой DIRECTUM.
Если в подразделении Организации используется почтовая программа, отличная от Microsoft Outlook, то документ, пришедший как вложение по электронной почте, сохраняется на локальный диск и далее переносится в систему DIRECTUM в соответствии с п.5. «Перенос файла с диска» (см. ниже).
4. Сохранение отчета, сформированного в учетной автоматизированной системе
Сформированные в учетной автоматизированной системе отчеты необходимо сохранять в системе DIRECTUM в том случае, если:
· необходимо сохранить подписанный вариант отчета;
· необходимо внести в отчет ручные дополнения.
В противном случае отчеты учетных автоматизированных систем в системе DIRECTUM сохранять не нужно, т. к. их в любой момент можно заново сформировать и просмотреть в учетной автоматизированной системе.
Сохраняются, как правило, отчеты, сформированные в Word, Excel. Поэтому перенос их в систему DIRECTUM производится аналогично файлам, пришедшим по электронной почте: после формирования отчета в учетной автоматизированной системе и загрузки его в соответствующем приложении MICROSOFT Office (Word, Excel) необходимо открыть документ в приложении-редакторе и с помощью пункта меню DIRECTUM/Сохранить как новый документ… сохранить документ в системе DIRECTUM. Указанный пункт меню появляется после установки на компьютере файлов макросов, поставляемых с системой DIRECTUM.
5. Перенос файла с диска
В виде файлов на диске хранятся документы, существовавшие до использования системы DIRECTUM, либо созданные как промежуточное звено переноса (см. выше). Перенести файлы в систему DIRECTUM можно следующими способами:
· непосредственно из системы DIRECTUM операцией Создать документ из файла;
· из проводника Windows через пункт Отправить в DIRECTUM контекстного меню файла;
· простым перетаскиванием документа из окна проводника Windows в окно проводника документов и задач;
· с помощью функции Drag&Drop.
Обязанности автора документа
Создавать документы в системе DIRECTUM может любой пользователь. Но поскольку большинство создаваемых документов являются документами коллективного пользования, то в обязанности автора документа входит:
· правильный выбор вида документа, типа карточки и шаблона (см. пункт «Структура основных справочников модуля «Управление электронными документами»);
· правильное формирование наименования документа (см. пункт «Правила присвоения наименований документов»);
· правильное присвоение номера документа (см. пункт «Правила присвоения номеров документов»);
· правильное назначение прав на документ (см. пункт «Назначение прав доступа на документ»);
· размещение документа в соответствующей папке (см. пункт «Рекомендации по использованию папок для хранения документов»).
Правила присвоения наименований документов
При формировании наименования документа необходимо придерживаться следующих правил:
· название должно быть уникальным и кратким, но при этом полно характеризовать содержание документа и быть понятным любому пользователю, имеющему права на данный документ, без привязки к контексту папки, в которой размещена ссылка на документ (на тот случай, если обращение к документу будет производиться не через папку, а через окно поиска);
· название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку документов внутри папки;
· в названии документа желательно не использовать сокращений, за исключением общепринятых (например, ЦБ РФ, ГК РФ и т. п.);
· иностранные (английские) названия пишутся без перевода, или перевод дается в скобках, согласно правилам чтения. Например, Petrol (Петрол);
· названия однотипных документов, имеющих четкую регистрацию (договоры, приказы, акты и т. п.), должны формировать по одному шаблону (например, «Договор № от с »). В таких случаях карточки документов должны быть настроены таким образом, чтобы наименование документа формировалось автоматически на основании других реквизитов карточки и было не доступно для редактирования (см. раздел «Настройка системы DIRECTUM»).
Примеры правильных названий:
· Договор №4-279 от 01.01.2001 c DIRECTUM на внедрение и поставка ПО
· Заявление от 01.01.2001 о предоставлении очередного отпуска
Примеры неправильных названий:
«лишние» символы и не полная информация
АКТ на списания зап частей
заглавные буквы, неполная информация, сокращение
Служебная записка Иванову
не по шаблону название документа, неуникально
маленькая буква в начале, неполная информация, неуникально
не утвержденные сокращения
Порядок присвоения номеров документов
Многие виды документов подлежат нумерации для более быстрого поиска и однозначной идентификации (письма, приказы, договоры и т. п.).
Очередной номер рекомендуется присваивать следующими способами:
· в соответствующих справочниках и документах учетных автоматизированных систем, в которых автоматически формируется номер документа, который должен быть записан в карточке электронного документа, если документ переносится в систему DIRECTUM;
Подробнее правила определения конкретных номеров документов определяются инструкциями по работе с конкретными видами документов.
Назначение прав доступа на документ
Права на документ должны назначаться в соответствии с действующими в организации правилами работы с конфиденциальной информацией и предполагаемым последующим использованием документа.
При назначении прав доступа к документу рекомендуется придерживаться следующих правил:
· в общем случае права на просмотр должны даваться всем пользователям (группам пользователей), которым данная информация может понадобиться для исполнения должностных обязанностей;
· права на изменение документов необходимо давать тем пользователям, которые будут участвовать в разработке или согласовании данного документа, а также пользователям, которые будут регистрировать документ;
· полный доступ к документу рекомендуется оставлять только автору документа и ответственному за данный документ.
Примечание. Замещающие автоматически получают те же права на документы, что и замещаемые ими сотрудники Организации (даже если это явно не указано в правах доступа к документу).
Рекомендации по использованию версий документов
Примеры версий документа:
· несколько вариантов договора, полученных на разных стадиях согласования;
· должностная инструкция на одно рабочее место, изменяющаяся по мере совершенствования бизнес-процессов организации.
Не рекомендуется использовать версии документа для хранения разных документов одного типа, например:
· должностные инструкции сотрудников одного отдела;
· отчеты за разные периоды.
Рекомендации по использованию связанных документов
Используя ссылки на документы, можно связать документы системы DIRECTUM между собой.
В качестве связанных рекомендуется выделять документы, существование которых один без другого не имеет смысла или может быть непонятно:
· приложения к данному документу (например, план работ к договору);
· документы-основания (приказ/распоряжение и служебная записка, на основании которой он создан);
· составные части сложного документа;
Документы, относящиеся к одной теме, но не имеющие прямой зависимости, рекомендуется складывать в одну папку, но не связывать.
Правила работы с бумажными документами
Классификация бумажных документов
Бумажные документы могут выступать в качестве:
· источника для создания электронного документа (как правило, это входящие документы, которые переносятся путем сканирования);
· выходного варианта электронного документа (как правило, это исходящие документы, требующие подписи руководителя);
· самостоятельного документа, не переводимого в электронный вид (как правило, это многостраничные бумажные отчеты или нерегистрируемые бумажные документы).
Порядок преобразования бумажного документа в электронный и обратно
Печатает исходящий или внутренний бумажный документ тот сотрудник, который отдает его на утверждение (подписание) или делопроизводитель. Для подтверждения соответствия бумажной копии электронному документу действуют те же правила Организации, что существуют для заверения копий документов.
Примечание. Ответственность за соответствие бумажного и электронного документов несет лицо, осуществившее перевод документа из одной формы в другую.
Порядок заведения регистрационных карточек на бумажные документы
Регистрация документов путем заведения РКК имеет следующие цели:
· регистрация даты и факта приема/отправки официального документа;
· формирование журналов регистрации входящих/исходящих документов;
· контроль местоположения бумажных документов и предотвращение их потери.
РКК заводятся делопроизводителем или лицом, имеющим полномочия регистрации определенных видов документов:
· на поступивший входящий документ;
· на отправляемый исходящий документ;
· на приказ, распоряжение.
Примечание. РКК не заводятся на внутренние документы, которые не будут переводиться в бумажный вид (заявки, служебные и объяснительные записки и др.).
Выдача/возврат бумажных документов
При выдаче оригинала бумажного документа обязательно должна производиться отметка в РКК данного документа с указанием текущего местонахождения документа, датой выдачи и признаком необходимости возврата.
При возврате бумажного документа производится отметка в РКК с указанием даты возврата документа.
Хранение бумажных документов
Оригиналы бумажных документов хранятся по следующему принципу:
· приказы и распоряжения – в канцелярии;
· входящие документы – в канцелярии;
Если осуществляется передача оригиналов бумажных документов из канцелярии в подразделение, то в РКК документов на закладке «Местонахождение» отмечается ФИО руководителя подразделения, т. к. за хранение документов отвечает руководитель подразделения. Работа в подразделении с документами ведется преимущественно в электронном виде. При необходимости работы с оригиналом (например, предъявить партнеру) документ изымается из папки бумажных документов, при этом вместо него вкладывается лист-заменитель с указанием наименования документа, и кто его взял.
Правила работы с задачами и заданиями
Назначение и примеры использования задач
Задачи используются для выдачи и контроля исполнения поручений, а также для согласований и обсуждений отдельных документов и вопросов.
На основании задач можно сократить время на выдачу заданий, сохранить историю и описание выполнения, обеспечить гарантированное выполнение необходимых работ и оценить загрузку персонала.
Маршруты движения заданий могут быть самыми различными и отражать как вертикальные, так и горизонтальные связи внутри Организации:
· от начальника – подчиненному;
· от начальника одного подразделения – начальнику другого подразделения;
· от сотрудника одного подразделения – сотруднику другого подразделения (с уведомлением начальника подразделения исполнителя);
· от руководителя одного филиала – руководителю другого филиала или головной организации (и обратно);
· от подчиненного – начальнику подразделения;
Результаты выполнения заданий могут быть любыми, но должны быть контролируемыми:
· подготовка документа или проекта документа;
· выполнение конкретных физических действий (ремонт дверного замка, проведение ревизии и т. п.);
· высказывание замечаний к рецензируемому документу;
· отметка согласования или ознакомления с документом;
Для повышения эффективности работы не рекомендуется формализовывать каждый шаг общения сотрудников и создавать лишние задачи. Например, не стоит создавать задачи на:
· постоянные функциональные обязанности сотрудника (бухгалтеру – напечатать платежные документы);
· простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня (найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру и др.);
Определение маршрута задачи
Маршрут по задаче может быть параллельным, последовательным или сложным.
ПАРАЛЛЕЛЬНЫЙ маршрут используется в том случае, если порядок выполнения заданий исполнителями не имеет значения (например, ознакомление с документом).
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ маршрут используется тогда, когда исполнители должны получать задания только в определенной последовательности (например, один сотрудник проверяет результаты другого или документ согласовывается с учетом иерархии руководителей).
СЛОЖНЫЙ маршрут используется для задания различных условий получения заданий для каждого исполнителя. Например, при согласовании исходящего письма задание вначале получает руководитель подразделения, затем одновременно все другие согласующие, и только после всех них – генеральный директор.
При формировании маршрута можно назначать наблюдателей. В качестве наблюдателей могут выступать:
· все сотрудники, которые не принимают непосредственного участия в выполнении задачи, но должны быть в курсе работ, определенных задачей;
· исполнители данной задачи, которые получат свои задания в последовательности, определенной маршрутом (при последовательной маршрутизации), но которым необходимо знать, что работы по задаче уже ведутся.
Если задача адресуется напрямую исполнителю другого подразделения, то его руководитель обязательно должен быть указан в качестве наблюдателя к задаче.
Назначение прав доступа к задаче
В общем случае права на задачу должны даваться всем пользователям (группам пользователей), которые могут принимать участие в ее выполнении. Поскольку текст задачи единый и включает все подзадачи, то права доступа к задаче также задаются в целом, а не по подзадачам. В связи с этим права к задаче рекомендуется давать исполнителю, а также всем его подчиненным.
При необходимости подключить к выполнению задачи новых исполнителей, не имевших доступа к задаче, инициатору задачи необходимо изменить права доступа к главной задаче.
Если требуется в рамках задачи создать конфиденциальную часть, то следует оформить отдельную задачу с ограниченными правами доступа отправить ее на выполнение, указав в качестве вложения исходную задачу.
Примечание. Замещающие автоматически получают те же права на документы, что и замещаемые ими сотрудники Организации (даже если это явно не указано в правах доступа к документу).
Создание задачи от чужого имени
Задачу может создать любой сотрудник, работающий в системе DIRECTUM. При этом он может указать инициатором не себя, а другого сотрудника, который не работает с компьютером или временно не имеет доступа к системе. Приемку задачи (выполнение задания-контроля) может осуществлять инициатор задачи, указанный в ее карточке, или лицо, его замещающее. Например, сотрудник, находящийся в командировке (инициатор), может позвонить и попросить другого сотрудника подразделения создать задачу от его имени, а приемку задачи будет осуществлять сам.
Это позволит в дальнейшем отследить реальных инициаторов и исполнителей задач и заданий.
Использование подзадач
Подзадача создается в том случае, если для выполнения полученного задания необходимо привлечение других сотрудников или проведение дополнительных процедур, а также для организации сложных маршрутов.
Примеры использования подзадач:
· задание поступает начальнику подразделения, а он создает подзадачу своему подчиненному или подчиненным;
· для выполнения задания надо задать уточняющий вопрос инициатору (если вопрос незначительный, то лучше это сделать устно);
· нужно отправить на согласование инициатору проект документа, который создается по его заданию;
· наблюдатель в рамках задачи вносит уточняющие уведомления или задания;
При создании подзадачи лучше не менять название ведущей задачи, но дописывать в конец темы пояснения. Так можно будет проще видеть подзадачи одной задачи и в тоже время легко различать, с какой из них работаешь в данный момент.
При правильной организации подзадач главная задача должна быть принята только после выполнения всех подзадач.
Выполнение задания
Исполнитель может выполнить задание (нажать кнопку Выполнить) только после того, как достигнут желаемый результат, например:
· задание на разработку документа может считаться выполненным после согласования и подписания документа, а не после создания проекта документа;
· задание на проведение мероприятия может считаться выполненным после его проведения, а не после составления плана на него;
Для соблюдения этого правила инициатору необходимо четко формулировать задачу.
Результат выполнения должен быть отражен в задании (вложена ссылка на подготовленный документ, в тексте задания описаны выполненные действия и способы решений или приложен отчет о проведенной работе).
Если в ходе выполнения работ по задаче необходимость их выполнения отпала, инициатор может прекратить задачу на любом этапе ее выполнения.
Если по какой-либо причине задание поступило не по адресу (например, канцелярия ошиблась с адресацией документа), то необходимо создать подзадачу-уведомление инициатору о неверной адресации и только после этого выполнить задание. Необходимость связана с тем, что если инициатор отправлял задание без контроля или нескольким исполнителям, то он может не получить эту информации вообще или получить ее с запозданием, в результате чего работа в срок выполнена не будет.
Способы контроля исполнения
Контролировать выполнение поставленных задач и полученных заданий можно несколькими способами:
· с помощью закладки «Состояние» (по конкретной задаче);
· с помощью содержимого папок «Входящие/Исходящие» (своих и замещаемых);
· с помощью специальных поисков (Поиск/Мои входящие незавершенные задания и Поиск/Мои исходящие незавершенные задачи);
· с помощью общих средств поиска задач;
· с помощью различных отчетов («Просроченные задания», «Сводная таблица по выполнению заданий» и др.).
Рекомендации по использованию папок для хранения задач/заданий
Размещение задач и заданий происходит в личных папках, поэтому может быть индивидуальным для каждого пользователя. Однако можно выделить некоторые общие рекомендации:
· удалять из папок «Входящие/Исходящие» ссылки на выполненные задачи и задания сразу по мере их выполнения (по мере необходимости возвращаться к ним поиском);
· в папке «Входящие» выделить подпапки для несрочных заданий и заданий, направленных другим сотрудникам в виде подзадач;
· вынести в личную папку ссылки на папки «Входящие» тех сотрудников, которых приходится постоянно контролировать.