Программа директум что это такое простыми словами
Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами
Решения для разных задач бизнеса
Directum RX предоставляет набор готовых бизнес-решений для цифровизации процессов разных направлений деятельности: договорная работа, делопроизводство, бухгалтерия, HR-служба и другие.
Каждое решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки. Поддерживается переход на электронный юридически значимый обмен с контрагентами через сервисы ЭДО.
Встроенные интеллектуальные сервисы
Сокращают потери рабочего времени сотрудников на рутинных и шаблонных операциях при обработке информации и различных видов документов:
В Directum RX доступны ключевые воможности:
Современный интерфейс и удобство работы пользователей
Возможности системы легко освоить — интерфейс прост и не перегружен, а сценарии работы интуитивно понятны.
Встроенные подсказки помогают новым пользователям освоить доступные функции.
Документы просто создавать из настроенных шаблонов — они учитывают правила оформления компании.
Совместное редактирование и рецензирование ускоряет согласование за счет одновременной работы пользователей над одним документом.
Легкая адаптация под требования бизнеса
Обычная настройка Directum RX не требует навыков программирования: в несколько кликов создаются виды документов, правила их нумерации, а регламенты задаются в графическом редакторе процессов.
Low-code среда разработки Development Studio дает возможность быстро адаптировать систему под сложные специализированные процессы и бизнес-логику, а также создавать новые прикладные решения.
Масштабируемая архитектура и готовые интеграционные решения
Доказанная работа 20 000 пользователей на одном сервере и готовность к высокой нагрузке за счет горизонтального масштабирования: при увеличении нагрузки на систему достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним серверные службы системы.
Кроссплатформенность — система работает на СУБД Microsoft SQL Server и PostgreSQL. Операционная система может быть любой — Linux, Mac, Windows и др.
Мобильные решения для смартфонов и планшетов на iOS и Android.
Централизованная архитектура с распределенными файловыми хранилищами поддерживает работу удаленных подразделений с учетом различных часовых поясов и графиков работы сотрудников.
Открытый API и готовые интеграционные решения с ERP- и другими системами, сервисами ЭДО. Поддержка совместной работы с продуктами MS Office, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice и ONLYOFFICE.
Локальный и облачный вариант поставки
Для компаний, которым важно быстро развернуть систему и начать работу без привлечения команды ИТ-специалистов, доступна облачная версия Directum RX.
Функциональные возможности и интерфейс локальной и облачной поставки идентичны. Компания Directum гарантирует доступность системы в режиме 24/7, безопасность и целостность данных в облаке согласно SLA.
Что такое система электронного документооборота (СЭД)?
Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).
Чем СЭД отличается от ECM-системы?
У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.
Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.
Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.
Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.
Преимущества использования системы электронного документооборота в организации
Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:
Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.
Эволюция систем электронного документооборота
Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.
Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:
Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.
Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:
«Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.
Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».
Система электронного документооборота в организации
Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.
Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.
Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.
Узнайте о возможностях системы Directum RX
Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.
Мощная ECM-платформа
для уникальных задач
Интеллектуальные технологии в ECM
Интеллектуальные механизмы решения Directum Ario возьмут на себя выполнение шаблонных операций: распределение входящего потока документов, их регистрацию и заполнение карточек. Сервисы Ario распознают текст документа, классифицируют его и извлекают факты.
Доказанная производительность и масштабируемость
Платформа Directum обеспечивает одновременную работу десятков тысяч пользователей и хранение более 20 000 000 документов на каждом сервере организации. Регулярные аудиты производительности распределенных систем позволяют оптимизировать загрузку и соблюсти требуемое время длительности пользовательских операций.
Возможность разработки уникальных решений
Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder легко освоить, поэтому ИТ-специалисты заказчиков смогут быстро адаптировать систему управления электронным документооборотом под требования компании. Развивайте решения и создавайте собственные на базе Directum.
Готовые решения для уникальных задач
Directum закрывает весь спектр задач по автоматизации процессов документооборота. Переводите в электронный вид целые направления работ — для этого разработаны комплексные бизнес-решения, включающие необходимое программное обеспечение и лучшие практики внедрения.
Многовариантность доступа
Десктоп-клиент
Привычен для основной массы офисных работников. Его использование снижает порог вхождения и затраты на обучение.
Веб-клиент
Обеспечивает удобство удаленной работы и выполнение всех основных операций с контентом.
Мобильность
Закрывают основные сценарии работы в ECM-системе вне офиса. Позволяют передавать данные в офлайн-режиме.
Решение для юридически значимого обмена с контрагентами
Используйте готовое решения для обмена с контрагентами. Сразу после подписания электронные документы будут отправлены адресату через нужный сервис ЭДО, при этом Directum проконтролирует их возврат.
Интеграционные механизмы для встраивания
Directum может стать центральным элементом в работе с корпоративным контентом в вашей компании. На базе платформы создается единая система управления документооборотом, обеспечивается совместная работа c множеством других решений::
Архитектура системы
Архитектура Directum RX соответствует всем современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем. При этом система может быть развернута как в облаке, так и на серверах заказчика (on-premise).
В основе архитектуры Directum RX лежит принцип горизонтального масштабирования: при увеличении нагрузки на систему (рост числа пользователей, расширение охвата бизнес-процессов, повышение объема данных) достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним серверные службы системы.
Архитектура Directum RX позволяет поддерживать высокую скорость работы системы одновременно с низким временем отклика для всех основных операций. Содержимое всех папок и списков документов загружается и обновляется за доли секунды вне зависимости от количества записей. Для гарантии стабильной работы и высокой производительности Directum RX регулярно проводятся нагрузочные тестирования на тысячах пользователей и с сотнями миллионов документов.
Масштабируемость
Высокая производительность системы, даже при большом количестве пользователей, обеспечивается за счет того, что:
Адаптация к задачам бизнеса
Directum RX включает множество возможностей для no-code настройки системы под особенности бизнес-процессов компании на уровне аналитика. Если этих средств недостаточно, систему можно модифицировать с помощью low-code среды разработки Development Studio.
Доработка системы под потребности заказчика ведется на своем слое разработки. При этом для изучения доступен просмотр всех объектов системы, включая исходный код. При обновлении версий стандартного решения внесенные изменения на слое заказчика сохраняются, а новая функциональность будет доступна сразу без сложного процесса слияния.
Надежность
Работоспособность системы поддерживается за счет сбалансированного распределения запросов от клиентских приложений к серверам. При сбое или отключении одного из серверов остальные продолжат функционировать. Для анализа работоспособности системы можно использовать решение «Мониторинг системы Directum RX» или сторонние инструменты Zabbix, Kibana, SCOM, Graphite и т.д.
Чтобы обеспечить стабильность и производительность, каждая новая версия проходит тщательное нагрузочное тестирование.
Безопасность
Чтобы безопасно передавать данные между клиентским приложением и сервером, используется шифрование трафика по защищенному протоколу HTTPS.
Архитектура Directum RX позволяет проходить аутентификацию и авторизацию на сервере приложений. Таким образом, если клиентское приложение станет доступно сторонним лицам, то через него нельзя будет получить произвольные данные с сервера, так как проводится дополнительная проверка прав доступа. Помимо парольной и Windows-аутентификации могут использоваться специальные провайдеры аутентификации (протоколы WS-Federation, SAML, OAuth).
В самой системе настраиваются права доступа пользователей к данным. Кроме того, все действия над объектами записываются в историю работы. Всегда можно отследить, кто обращался к объектам, вносил изменения или получал на них права.
Широкий набор клиентских приложений
Пользователи могут работать через веб-, десктоп-клиент и мобильные приложения. Благодаря этому подключиться к системе можно как в офисе, так и за его пределами. Например, сотрудник в офисе создает документ в веб-клиенте, а его руководитель подписывает документ через мобильное приложение.
Веб-, десктоп-клиент Directum RX позволяют просматривать и редактировать документы через популярные офисные программы Microsoft Office, LibreOffice, мобильные приложения — через программы Microsoft Office Mobile, WPS Office и др.
Кроссплатформенность
Работать с Directum RX можно в операционных системах Microsoft Windows, Linux, MacOS. Все, что нужно — доступ в интернет и браузер.
Мобильные приложения работают на телефонах и планшетах Android и iOS.
Система поддерживает работу со свободно распространяемой СУБД PostgreSQL, отечественной Postgres Pro, а также Miсrosoft SQL Server.
Интеграционные возможности
Интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE позволяет редактировать документы прямо в браузере, в том числе нескольким пользователям одновременно. При этом изменения вносятся в документы в режиме реального времени: открыв документ, можно увидеть, как его редактирует другой сотрудник.
Интеграция с учетной системой 1С позволяет автоматизировать обмен данными между системами, избежать повторного занесения данных, а также открывать объекты 1С в DirectumRX. При этом существует возможность доработки интеграционного решения под индивидуальную конфигурацию 1С.
Механизм интеграции с сервисами обмена дает возможность организовать полный цикл работы с электронными юридически значимыми документами: от согласования документов внутри организации до отправки документов контрагенту. Все операции выполняются через привычный интерфейс DirectumRX.
Запрос консультации по архитектуре Directum RX
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня и расскажем об особенностях архитектуры Directum RX
DIRECTUM 5.6: умные решения для комфортной работы
От современных ECM-систем ждут простого воплощения богатой функциональности. С версией 5.6 элементы искусственного интеллекта значительно упрощают работу пользователей при распределении потока входящих документов, их регистрации и даже при создании поручений. Взаимодействие выходит на новый уровень: в сквозных процессах между компаниями холдинга теперь могут участвовать разные классы систем, а обмен с контрагентами ведется прямо из интерфейса DIRECTUM.
Сквозные процессы холдинга – через разные классы систем
Крупные компании обладают сложной организационной структурой с тысячами сотрудников. Система DIRECTUM помогает наладить стабильное и эффективное взаимодействие между компаниями холдинга. Для организации сквозных бизнес-процессов внутри группы используется механизм межсистемного взаимодействия (DCI).
Теперь к DCI можно подключать разные инсталляции DIRECTUM (начиная с версии 5.4) и другие классы системы (ERP, CRM и пр.). Для этого был разработан универсальный шаблон адаптера, на основе которого создаются адаптеры к каждой новой подключаемой системе. А если в компании уже используется корпоративная шина данных для взаимодействия между системами, то ее также можно использовать в связке с механизмами DCI.
Разработан веб-интерфейс мониторинга межсистемных процессов, упрощающий и ускоряющий устранение проблем или ошибок администратором.
DCI используется для синхронизации данных между разными системами
Межкорпоративный обмен документами, не выходя из системы
Процесс межкорпоративного обмена часто выглядит сложным для пользователя: необходимо переходить из ERP/СЭД в сервис обмена и наоборот, соблюдать регламенты и правильную последовательность процедур. В DIRECTUM процесс обмена понятен и не требует лишних действий. Благодаря готовым коннекторам к сервисам ЭДО и учетным системам все решения максимально интегрированы, а сам пользователь работает только в интерфейсе ECM-системы.
Разработан новый коннектор – к сервису обмена СБИС. Теперь пользователи могут обмениваться с контрагентами договорами, первичной учетной документацией, письмами и другими документами прямо из интерфейса ECM-системы. Компания DIRECTUM продолжит добавлять новые коннекторы к популярным сервисам, чтобы заказчики смогли использовать решение прямо из коробки.
Папки с дополнительными колонками и действиями помогут организовать реестры документов для массовой обработки: рассмотрения, согласования, подписания. Сотруднику достаточно отсортировать и отфильтровать список и затем выбрать действие, например, подписание. В результате все отобранные документы будут подписаны. Интерфейс реестра схож с внешним видом учетной системы, поэтому будет привычен для бухгалтеров.
Реестр документов для массовой обработки
Внешний вид штампа электронной подписи стал более информативным. Часто налоговые органы требуют приложить к электронному документу в формате XML его PDF-копию с информацией о подписях. В новом штампе содержатся данные о подписантах, сертификатах и дате подписания, а также сообщается о достоверности подписи и сервисе обмена.
Внешний вид штампа электронной подписи
Интеллект в ECM снижает количество рутинных операций
Задача современных ECM-систем – не просто управлять контентом и взаимодействием, а создавать комфортную среду для работы пользователей, насколько это возможно. Компания DIRECTUM сделала очередной шаг в этом направлении. В апреле впервые было представлено решение DIRECTUM Ario – набор интеллектуальных сервисов, снижающих количество рутинных операций.
Поток входящих документов теперь распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным. Таким образом, решение исключает ручные операции на этом этапе.
Регистрация документов также стала еще проще. DIRECTUM Ario распознает реквизиты документа, извлекает их и заполняет регистрационную карточку. Для каждого типа документов, как структурированных, так и неструктурированных (договоров, писем), правила поиска и извлечения реквизитов настраиваются индивидуально.
Теперь, не открывая сам документ, делопроизводитель сверяет реквизиты в области предпросмотра РКК, при необходимости дозаполняет или корректирует их.
DIRECTUM Ario избавляет сотрудников от рутинных операций
Автоматизировано создание поручений из протокола совещания. Как правило, тексты поручений набираются вручную на основе встречи. Если совещания проводятся регулярно и выдается не одно-два поручения, а целый перечень, то на подготовку заданий уходит много времени. С DIRECTUM 5.6 секретарю нужно только заполнить протокол по заданному формату и нажать одну кнопку. Система сама создаст поручения, остается их проверить и отправить в работу.
DIRECTUM Solo: удобная и безопасная мобильная работа с корпоративной информацией
Зачастую чтобы топ-менеджер начал рассматривать документы в ECM-системе, ему нужно предоставить инструменты работы уровня комфорта «как с бумажным документом и ручкой». Это критически важный аспект реального перехода к полностью электронным бизнес-процессам внутри компании – и пример для развития мобильных решений DIRECTUM.
Теперь доступно вынесение резолюций по документам в графическом виде, например, с помощью стилуса, или в печатном виде. Помощник получает резолюцию в виде PDF-документа и выдает на ее основе поручения сотрудникам.
В DIRECTUM Solo можно выносить резолюцию в графическом виде
Возможна одновременная работа с разными системами DIRECTUM для контроля бизнес-процессов в независимых филиалах компании с одного устройства руководителя.
Большое внимание уделено обеспечению мобильной безопасности при работе с корпоративной информацией. При утере планшета администратор сможет удалить все конфиденциальные данные, оставшиеся на устройстве в DIRECTUM Solo. Кроме того, можно полностью запретить работать в приложении с определенными видами информации, например, персональными данными или коммерческой тайной.
Другие новинки версии
Веб-клиент из «коробки» теперь включает модуль «Финансовый архив». С его помощью автоматизируется полный цикл работы с первичными учетными документами: создание, согласование, подписание, отправка контрагенту, хранение и подготовка к налоговым проверкам.
Появились обложки веб-модулей со всеми доступными пользовательскими сценариями. Кроме того, сотрудник может настроить интерфейс под свои рабочие функции – на панели действий появятся нужные кнопки, а в дереве папок отобразятся ссылки на часто используемые компоненты.
Веб-интерфейс системы DIRECTUM
Повысились показатели быстродействия системы, чтобы скорость отклика на действия была минимальной, даже при большом количестве одновременных пользователей:
Улучшены механизмы работы со штампами времени. Они подтверждают, что в определенный момент времени ЭП существовала и была достоверной, даже если позднее сертификат был отозван. Для установки и проверки штампов времени теперь не нужно устанавливать на рабочие места дополнительное платное ПО, это значительно сократит расходы на организацию работы с ЭП.
Появилась возможность программно устанавливать ЭП в форматах CAdES-XL и CAdES-А, которые обеспечивают юридическую значимость документов при длительном хранении. На базе этого механизма компания выпустила новое решение «Долговременный Архив», предназначенное для централизованного хранения электронных и бумажных документов компании с обеспечением их юридической значимости.
Задачи современных компаний уже вышли за рамки традиционных систем электронного документооборота. Плотное взаимодействие всех подразделений, безбумажный обмен с контрагентами, стабильная удаленная работа – DIRECTUM предлагает для этого удобные механизмы, продуманные и проработанные до мелочей.
Более того, пока рынок и заказчики только присматриваются к некоторым технологиям, в DIRECTUM они уже реализуются. Интеллектуальные сервисы в ECM, долговременный архив электронных документов с обеспечением юридической значимости – все это применимо и доступно уже сегодня.
Больше информации о новинках версии читайте на сайте сообщества DIRECTUM Club.