код балансовой единицы что это
Учет по подразделениям балансовой единицы
Для правильной организации работы предприятия бывает необходимо знать результаты деятельности каждого его подразделения, в том числе и тех, которые не образуют самостоятельной балансовой единицы. В модулях управления финансами предусмотрен механизм, когда для каждой суммы можно указать код подразделения балансовой единицы (ПБЕ). При обработке и обобщении данных, можно получить полную информацию как по всей фирме в целом, так и по группам или отдельным ПБЕ.
Финансовое планирование
Финансовый план – это комплекс плановых документов, в которых в денежной форме выражены изменения объемов и структуры активов предприятия и источников их формирования, финансовые результаты его деятельности и движение платежных средств. Финансовым планированием называется процесс определения показателей и формирования документов финансового плана.
Условия рыночной экономики, когда степень неопределенности характеристик внешней среды очень высока, ставят перед предприятием сложнейшие задачи по прогнозированию тех или иных изменений и своевременному реагированию на них, т.е. принятию соответствующих решений. Предприятие встает перед необходимостью более эффективного использования ресурсов, осуществления четкого контроля за показателями своего финансового состояния. Налаженное планирование, позволяющее создавать близкие по показателям к фактическим процессам плановые документы, должно служить базой для раскрытия неопределенности внешней среды. Целью финансового планирования является обеспечение руководителей финансовых служб и всего предприятия определенного рода информацией, необходимой для эффективного управления ресурсами предприятия.
Исходя их сказанного выше модуль «Финансовое планирование» реализован для автоматизации:
Ø текущего финансового планирования (обычно, на месяц или квартал);
Ø долгосрочного (стратегического) финансового планирования (на год или более);
Ø оперативного планирования и управления платежами для обеспечения текущей платежеспособности предприятия;
Ø контроля за возникновением и погашением обязательств предприятия;
Ø оперативного учета исполнения планов, в частности, плана движения денежных средств (бюджета финансов);
Ø анализа выполнения финансовых планов;
Для самых разнообразных периодов, с учетом центров ответственности, инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с привязкой к ответственным распорядителям, с идентификацией причин и виновников отклонений и др.
В окне «Планирование обязательств» можно провести изменения записей о платежах и отгрузках (например, исправление их сумм и дат). Часто для обеспечения платежеспособности необходимо, например, «отодвинуть» на более поздний срок даты собственных платежей предприятия, уменьшить их суммы (или разбить сумму платежа на несколько и распределить часть их них по более поздним датам) и т.п. — все это очень удобно сделать в окне «Планирование обязательств».
Контроль соблюдения лимитов (ограничений) обязательств сравнением утвержденных контрольных чисел (зарегистрированных в виде финансовых показателей) с обобщенными суммами отгрузок и платежей.
По данным раздела «Планирование обязательств» могут быть сформированы так называемые сводные финансовые показатели, являющиеся по существу обобщенной информацией по записям возникновения и погашения в разрезе самых различных характеристик, таких как:
Ø состояние (план/факт);
Ø элемент (направление) дохода и расхода;
Ø ответственный распорядитель;
Ø контрагенты; тип оплаты (аванс или по отгрузке);
Ø вид задолженности (дебиторская/кредиторская);
Ø подразделение, к которому относится обязательство;
Ø состояние задолженности (просроченная, текущая или будущая) и т.п.
Сводные финансовые показатели, точно так же, как и «обычные», могут использоваться для формирования таблиц планов, — таким образом, данные обязательств попадают в формируемые планы.
Оперативное планирование
Основным инструментом оперативного планирования и управления платежами в модуле является «Платежный календарь». Зарегистрированные в Системе платежи представлены здесь в виде календарного плана выплат и поступлений.
Выделенная строка соответствует текущей дате. Строки «выше текущей даты» формируются по фактическим платежам, а строки ниже – по плановым платежам. Значение дефицита выводится, если конечный остаток – отрицательный.
Здесь можно оптимизировать план (например, свести дефицит) путем добавления новых платежей и изменения старых (а именно, – их сумм, дат, инструментов оплаты и т.п.) Здесь же можно детализировать платежи и поступления, вызвав дневной план платежей.
В Системе реализована также возможность регистрации договоров, где фиксируются обязательства предприятия. По данным этих договоров могут быть зарегистрированы плановые отгрузки и платежи. Дополнительной возможностью является формирование заявки на платеж по плановому платежу; по такой заявке можно впоследствии сформировать автоматизированным образом фактический платеж.
Бухгалтерский учет
Сегодня представить бухгалтерский учет без огромных возможностей, предоставляемых современными информационными технологиями, практически невозможно. Поэтому роль разработчиков экономического программного обеспечения в процессе реализации программы реформирования достаточно высока как с точки зрения адаптации самого программного обеспечения, так и при обучении и поддержке пользователей. В процессе реформы российским бухгалтерам придется столкнуться с целым рядом проблем: это и большой объем методологических документов и разъяснении, и изменение привычных схем работы, и необходимость взглянуть на учет с управленческой, а не бухгалтерской точки зрения. В таких условиях для российских предприятий чрезвычайно важно в качестве партнера по автоматизации иметь фирму, программы которой построены методологически правильно, в полном соответствии с нормативными документами, и способную провести переобучение специалистов предприятия в свете новых потребностей ведения учета.
В соответствии с новыми национальными стандартами финансовой отчетности оперативно модифицируются бухгалтерские приложения Системы ПАРУС. Таким образом, для тысяч клиентов, работающих с этими программами, процесс перехода на новые формы отчетности будет осуществлен в ускоренные сроки. А одна из крупнейших в России (среди компаний-производителей программного обеспечения) региональная сеть Корпорации ПАРУС позволит переобучить специалистов по всей стране.
Прежде чем перейти к краткому описанию приложения «Бухгалтерский учет» стоит отметить, что оно может работать совершенно автономно (впрочем, как и большинство других приложений Системы).
«Бухгалтерский учет» — это приложение, построенное по проверенной временем и тысячами клиентов концепции работы автоматизированной бухгалтерии. Оно реализует все необходимые функции для эффективной и точной работы бухгалтерии, предоставления полной бухгалтерской отчетности, ведения учета для нужд управления предприятием и предоставления данных в вышестоящие организации для консолидированного учета.
Приложение «Бухгалтерский учет» поможет вести учет в национальной и иностранных валютах:
Ø основных средств и нематериальных активов;
Ø малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
Ø товарно-материальных ценностей;
Ø расчетов с дебиторами и кредиторами;
Ø денежных средств на счетах;
Ø затрат на производство и других расходов;
Ø детализировать учет по счетам расширенного аналитического учета до пятого порядка, а также по ряду вспомогательных признаков, определяемых самим пользователем;
Ø детализировать учет по материально-ответственным лицам и подразделениям предприятия, не являющимся самостоятельными балансовыми единицами;
Ø использовать для оценки материальных ценностей методы «Учетные цены», «Средние цены», «Партионный учет», «Учет по дате поступления», а также вести учет по складам и связанным с ними материально-ответственным лицам;
Ø рассчитывать амортизационные отчисления и проводить переоценку основных средств;
Ø проводить переоценку валютных активов и пассивов;
периодически контролировать результаты учета при помощи оборотных ведомостей;
Ø создавать платежные документы;
Ø формировать книги покупок и продаж;
Ø готовить нормативную отчетную документацию, а также отчеты любой формы и содержания.
Внешние информационные связи приложения «Бухгалтерский учет» представлены на рисунке 1.
Рис. 1. «Внешние информационные связи приложения «Бухгалтерский учет»
Распоряжение на оплату представляет собой основание для подготовки банковского или кассового документа, который, в свою очередь, отрабатывается в журнале учета хозяйственных операций. Однако существует и другой вариант отработки, так как Система не требует обязательной электронной регистрации всех документов. Так, по «электронному» распоряжению об оплате может быть сформирован только «бумажный» документ. Тогда основанием для регистрации в Системе хозяйственной операции выступает само распоряжение об оплате.
Товарный отчет позволяет избежать регистрации в Системе отдельных документов по каждой хозяйственной операции. Например, в торговых залах магазина работа может вестись без выписки документов по каждой операции. В других случаях документы (счета, накладные и т.п.) выписываются, но не регистрируются сразу в Системе. После завершения рабочего дня (смены или иного периода) составляется товарный отчет, который регистрируется вручную или автоматизированно, например, в приложении логистики, а затем отрабатывается в учете при помощи бухгалтерского приложения Системы.
Входящее и исходящее авизо обеспечивают автоматизированный процесс передачи и отработки в учете данных о хозяйственных операциях внешних подразделений (филиалов) Вашей организации.
Финансовая выписка представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени, сделанную по определенным правилам и поступающую в другие приложения Системы ПАРУС. Таким образом, пользователь приложения (например, логистики) получает возможность отследить прохождение отработки своих документов в бухгалтерском учете и перенести информацию из финансовой выписки в специализированные учетные регистры (например, в журнал платежей).
Основные понятия в системе SAP HCM(HR)
Организационная единица – единица предприятия, выполняющая определенную функцию на предприятии (например, отдел). Организационные единицы используются для моделирования структур предприятия, расчета заработной платы и т.п. Они являются основой для организационного плана
Должность – элемент классификации задач и функций, подлежащих выполнению сотрудниками предприятия. На основе должностей создаются штатные должности
Штатная должность – элемент структуры предприятия, которые занимают конкретные сотрудники. Штатные должности отличаются от должностей большей конкретизацией задач и выполняемых функций
Раздел персонала(РП) — четырех символьный идентификатор, который определяет деление предприятия по географическому или функциональному признаку.» >Раздел персонала присваивается балансовой единице в администрировании персонала. Отдельные разделы персонала идентифицируются в балансовой единице с помощью четырехзначного буквенно-цифрового идентификатора. Разделы персонала в рамках манданта должны быть четко определены.
Подразделы персонала представляют собой дальнейшее деление раздела персонала. На этом уровне осуществляется организационное управление основными аспектами управления персоналом, а именно, структурой видов тарифов и заработной платы и планированием рабочего времени. Подразделу персонала присваивается четырехзначный буквенно-цифровой идентификатор. В зависимости от страны используются различные способы сохранения управляющих признаков.
Рабочее место включает в себя группу специалистов с определенной квалификацией.
Транзакция SAP- это последовательность диалоговых окон, логически связанных между собой, заполнение которых приводит к обновлению баз данных (каждое окно, по сути, динамическая программа, представленная в виде экрана).
Роль описывает логически определенное количество транзакций в системе. Эти транзакции отражают объем функций, обычно необходимых пользователям для их работы.» >Роль описывает логически определенное количество транзакций в системе. Эти транзакции отражают объем функций, обычно необходимых пользователям для их работы.
Инфотип – экран ведения данных, объединенных по какому-либо признаку. Инфо-типы группируют информацию по тематическим областям, облегчая поиск и обработку данных.
Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете
12.2.6. Бухгалтерские системы в составе корпоративных ИС
В связи с появлением корпоративных информационных ИС (SAP R/3, SunSystem, Concord и др.), а также информационных систем корпоративного типа отечественных фирм-разработчиков, бухгалтерский учет стал компонентом систем класса ERP (Enterprise Resource Planning). В корпоративной ИС мирового уровня SAP R/3 существует «Система учета и отчетности», обеспечивающая интеграцию финансовой бухгалтерии и контроллинга (управленческого учета).
Предприятие рассматривается как совокупность организационных единиц типа:
Для отражения в учете затрат (функции управленческого учета) выделяются организационные единицы типа:
Между контроллингом и финансовой бухгалтерией SAP R/3 существует связь следующего вида:
В контроллинге используются следующие организационные единицы:
Финансовая бухгалтерия (Финансы-FI) состоит из взаимосвязанных модулей.
Бухгалтерия Главной книги
Главная книга является основой формирования документов внешней отчетности. В Главной книге могут отражаться проводки с использованием нескольких планов счетов, различных валют, в соответствии с международными требованиями к отчетности (IAS, GAAP, GOB и др.).
Основным принципом учета в SAP R/3 является принцип документирования хозяйственных операций. Информация о любой операции сохраняется как документ проводки. Документы определенного вида имеют унифицированную структуру данных:
Задаются однозначные правила формирования бухгалтерской проводки для каждого вида документов. Допускается повторная корректировка уже проведенных документов, кроме полей:
Для повторяющихся хозяйственных операций в течение длительного времени вводятся долгосрочные проводки. Такой документ содержит сумму, номер счета, управляющую информацию, указание срока действия проводки.
Типовые проводки оформляются как документы-модели, с помощью которых многократно формируются фактические документы и соответствующие им проводки. Любой документ при необходимости может объявляться как документ-модель.
Проводки формируются с учетом принятого плана счетов. Возможно применение различных планов счетов:
Это позволяет одни и те же проводки отражать в различных аспектах. Допускается использование единого плана счетов для нескольких балансовых единиц.
Проводки отражаются по основным счетам, которые определены в Главной книге. Для каждого счета создана основная запись, которая определяет порядок ввода и обработки данных по счету в целом для компании и специфично для каждой балансовой единицы.
Аналитический учет ведется с помощью специальных регистров, которые являются основой для создания отчетности.
В любой момент времени можно просмотреть сальдо каждого счета и его отдельные позиции, получить сведения об оборотах счета по дебету и кредиту, просмотреть открытые и выровненные позиции бухгалтерского счета, отфильтровать данные по критериям отбора позиций.
Главная книга позволяет планировать на уровне балансовой единицы, бизнес-сферы, номера основного счета в разрезе периодов с указанием вида валюты.
Так, в специальном регистре можно объединить учет по видам затрат, учет по местам возникновения затрат, учет по объектам. Итоговые суммы в специальных регистрах складываются в основном прямо или косвенно из данных хозяйственных операций различных вспомогательных книг. При передаче данных в специальные регистры выполняется проверка согласованности данных, возможен и непосредственный ввод данных в специальные регистры.
Для составления отчетов используются стандартные инструментальные средства: Report Writer и Report Painter (графический редактор отчетов). Вывод отчетов может осуществляться на экран, печатающее устройство, в файл или в виде графика SAP.
Бухгалтерия основных средств (ОС)
Модуль обеспечивает управление основным капиталом компании, который отражается на балансовых статьях. Балансовая статья может включать несколько основных счетов. Принято делить основной капитал на нематериальные активы, материальные активы, финансовые вложения.
Материальные активы присваиваются различным статьям баланса и амортизируются по отдельности (основные средства, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, арендованные основные средства).
Модуль использует вспомогательную книгу, в которой собирается вся информация по движению ОС. Данные книги передаются в Главную книгу. Учет ОС осуществляется на всех этапах жизненного цикла, от момента поступления ОС из различных источников с использованием различных способов доставки и до момента выбытия ОС, снятия их с учета. SAP R/3 устанавливает связь модуля с бухгалтерией кредиторов (при поступлении ОС) и бухгалтерией дебиторов (при выбытии ОС) для отражения стоимости ОС.
Для каждого класса ОС фиксируются такие значения, как код амортизации, срок эксплуатации, методы амортизации и др. SAP R/3 позволяет применять специальные виды амортизации, выбирать методы амортизации, изменять сроки эксплуатации ОС, использовать для расчета амортизации первоначальную, восстановительную или иную стоимость, учитывать налоги на имущество, выбирать валюту расчетов.
Дебиторы и кредиторы
Дебиторы и кредиторы делятся на постоянных клиентов и «разных лиц», с которыми ведутся случайные сделки. Для клиентов могут задаваться счета головной фирмы, альтернативный плательщик, альтернативный получатель напоминаний. Отдельно учитываются связи с предприятиями-партнерами, входящими в концерн, для правильной консолидации балансов организационных единиц концерна. Вся необходимая информация о клиенте содержится в основной записи, которая имеет трехуровневую структуру:
Для клиентов можно открывать кредитные линии с учетом хозяйственных рисков. При поступлении оплаты от покупателя формируется проводка для платежа и выполняется выравнивание открытых позиций счета платежными позициями счета дебитора. SAP R/3 поддерживает различные виды и формы платежей (чеки, переводы, векселя, электронная выписка счета и др.).
Решения Microsoft Solutions
SAP FI — Основы компании
Компания определяется как наименьшая единица, для которой финансовая отчетность может быть создана в соответствии с коммерческими правовыми нормами.
В SAP FI компания может состоять из нескольких кодов, однако она действует как единая единица, для которой доступна финансовая отчетность. Все балансовые единицы должны использовать один и тот же список счетов и финансовый год, однако каждый код может иметь свою местную валюту.
Список планов счетов состоит из всех планов счетов, которые можно использовать, и каждый код должен иметь один план счетов.
Финансовый год обычно состоит из двенадцатимесячного периода времени, когда компания создает финансовую отчетность.
SAP FI — Создать компанию
Войти в SAP FICO
Используйте T-код SPRO → щелкните ссылку SAP IMG → Откроется новое окно.
Разверните Руководство по внедрению пользовательской настройки SAP → Структура предприятия → Определение → Финансовый учет → Определить компанию → нажмите «Выполнить» (см. Указатель на снимке экрана).
Откроется новое окно → нажмите «Новые записи» → «Новые записи: детали добавленной записи».
Вам необходимо предоставить следующие данные для создания новой компании —
Следующим шагом является сохранение сведений о компании → CTRL + S или как показано на скриншоте выше.
SAP FI — Создать балансовую единицу
В SAP FI компания может состоять из нескольких кодов, однако она действует как единая единица, для которой доступна финансовая отчетность. Балансовая единица — это самая маленькая единица в организации, для которой может быть сгенерирована финансовая отчетность (отчет о прибылях и убытках и т. Д.).
Создание, редактирование, удаление балансовой единицы
Давайте обсудим, как создавать, редактировать и удалять код компании. Посмотрите на следующий скриншот.
Выберите «Редактировать», «Копировать», «Удалить» и «Проверить код компании». Это позволяет автоматически копировать все конфигурации и таблицы.
Если вы выберете Изменить балансовую единицу, вы получите следующее окно → нажмите «Новые записи» и обновите детали кода.
Вы можете нажать на кнопку «Адрес» и обновить следующие поля. Как только поле Адрес будет обновлено, нажмите кнопку Сохранить.
Иван Болховитинов
Видел несколько вариантов реализаций большой организации с филиалами:
Я для себя дилемму решаю таким образом – разные юридические лица должны иметь разные БЕ.
Против БС
Справочник бизнес-сфер – общий для манданта, и если вдруг в манданте появится ещё одна БЕ то возникает непонятная ситуация.
Права на БЕ назначаются прозрачней, чем на БС.
Для повышения стабильности и прозрачности потребуется вероятно вводить дополнительные проверки и замещения.
Поле БС не является ключевым и не всегда просто обрабатывается. Например, при выборке данных основных средств требуется учитывать временную зависимость БС на отчётную дату или дату движения. БЕ – обрабатывается проще на порядок.
Для хранение особых данных БС, которые обычно хранятся в БЕ, требуется заводить специальные справочники. Стандартно БС – это только код и название.
(ещё что-то надо написать)
Против БЕ
Многие настройки бухгалтерского рода являются зависимыми от БЕ, поэтому возможно их расхождение, что может вылезти боком.
Требуются действия по каждой БЕ во многих внутренних операциях и операциях закрытия периода.
Для получения консолидированного баланса требуются дополнительные действия.
(ещё что-то надо написать)
И если уж выбрали путь “многоБЕ” – то есть два условных сценария проводок между БЕ: независимый и совместный.
Независимый
В первом сценарии нет никаких бухгалтерских операций между БЕ. Все операции осуществляются как с независимыми контрагентами. Здесь ничего нового – просто БЕ условно считают, что они одни в системе. Делают акты сверки и всё такое…
Совместный
Межбалансовые проводки возможны. В транзакции FB01 это возможно сделать.
Требуются следующие действия:
1. В разделе счетов связанных с расчётами между филиалами заводятся соответствующие филиалам перерасчётные субсчета отправителей и получателей. В местном плане счетов это 1240 для дебиторской задолженности и 3340 для кредиторской задолженности. Например, можно воспользоваться подходом 1240.XXXX/3340.XXXX, где XXXX – код балансовой единицы. Счета эти должны быть не контрагентскими.
2. В транзакции OBYA для всех возможных пар прописываются соответствующие счета:
После этого можно проводить документы в транзакции FB01.
Дебет счета А в БЕ1 – Кредит счёта Б в БЕ2
Такая проводка приводит к рождению двух документов в каждой БЕ.
Дебет счёта А – Кредит перерасчётного счёта
Кредит счёта Б – Дебет перерасчётного счёта
Эти документы в результате такой операции будут жестко связаны. Связь можно увидеть через браузер отношений. Сторно отдельного документа невозможно – только оба сразу. Вследствие такого контроля операция сверки в таком ракурсе превращается в фикцию.
Для редактирования и просмотра таких операций выделены отдельные транзакции FBU2, FBU3, FBU8 (редактирование, просмотр, сторно).
А большие бухгалтера уж сами пусть решают куда и как девать межфилиальную задолженность.
Ремарка
Не очень давно объяснял товарищу, какие есть варианты, если некто главный дал указание передать основное средство от одного подразделения другому.
С точки зрения бизнес-сфер всё как бы нормально закрывается. БС в карточке ОС присваивается по периодам и не вызывает прямых бухгалтерских движений.
Но внутренний баланс каждой БС это условно рвёт, так как активы уменьшились, но обязательствами это не было подкреплено.
Если этот баланс переходит в налоговую отчётность – то это недопустимо. Какими механизмами это компенсировать – это вопрос, может быть это и относительно нормально работает в новых версиях – автоматически или при помощи служебных проводок. Может какой-то там сплиттинг, проводки согласования, может ещё что-то – есть неизученные направления в модуле FI.
Следовательно передача ОС должна проводиться через:
а) контрагентские счета (обычные или перерасчётные)
б) безвозмездную передачу – в этом случае возникают расходы в БЕ1 и доходы в БЕ2, что может иметь последствия в налоговой части.