С чего начать проект
Как начать проект: планирование на бумаге
Примечание: Это статья написана для сотрудников компаний и стартаперов, которые любят использовать для планирования бумагу и все наброски делать вручную, прежде чем перейти к электронному виду.
Что подразумевается под «проектом»?
Проектом может стать что угодно, практически все. Как правило, проект состоит из нескольких связанных между собой задач, и, когда он сделан, вы получаете нечто значимое – то, чего у вас не было ранее. Установка стеллажей в кухне – это проект. Забивание гвоздя – нет. Установка стеллажей – проект, потому что, когда она завершена, вы можете наслаждаться видом расставленных на них книг, почувствовать, что благодаря этому жить стало лучше (конечно, зависит, от планировки вашей кухни). У проекта есть цель и результативные изменения.
Проект – это серия действий, которые в совокупности улучшают какие-то аспекты жизни конкретной аудитории.
Не планируйте проект, если вы не собираетесь улучшить что-то, или это никому не принесет никаких изменений. Это не будет проектом. Это будет пустая возня. Не теряйте свое время на вещи, которые ничего не изменят.
Найдите вескую причину, почему проект важен, и у вас будет цель. Это будет мотивировать и фокусировать вас и тех, кто работает с вами, помогая четко видеть, кто что делает и почему это так важно.
ШАГ 1: СФОРМУЛИРУЙТЕ СВОЮ ЦЕЛЬ
Чего вы хотите достичь?
Сформулируйте цель. Это фундамент, на котором будет строиться всё, ваша путеводная звезда, ваш мотив, ваша история. Не относитесь к этому легкомысленно, но постарайтесь быть изобретательными. Это будет ваше творение, которым вы будете гордиться. Когда у вас появится цель, вы будете готовы подумать о графике ее исполнения.
Можно воспользоваться конструктором целей на SmartProgress, но в этот раз мы будем составлять его на бумаге.
ШАГ 2: СОЗДАЙТЕ ГРАФИК
Возьмите 5 листков бумаги
Возьмите 4 листка бумаги А4 и один большой лист плакатного размера. Я начну с гигантского листа, чтобы объяснить последующие шаги. Мне ужасно нравится чертить всякие линии и что-то черкать. Я люблю рисовать что-то, на мой взгляд, беспорядочное, но которое затем обретает простую ясную форму и помогает людям работать. Создайте и вы себе нечто подобное и гибкое.
Теперь составьте список ограничений
Ограничения – это роскошь. Серьезно. Артисты, такие, как Твайла Тарп, описывают важность ограничений. Чем их у вас больше, тем лучше вы будете развиваться и учиться. Это правда: они помогут вам выполнить задачу. Начните со списка всех внешних факторов, которые вас сдерживают и/или принуждают выполнить работу (к примеру, мы арендовали место для проведения мероприятий 15 ноября или у нас есть только 200 долларов) на одном из листов бумаги А4. Пишите все, что бы это ни было. Не бойтесь ошибаться и черкать здесь. Никто не увидит этого, и оно не обязательно должно войти в ваш план. По крайней мере, пока.
Потратьте 15–30 минут на анализ написанного. Скорее всего, вы заметите 3 категории:
Теперь, давайте рассмотрим их по отдельности, пока вы составляете свой график.
Распишите ключевые моменты/дедлайны (сроки)
Начертите сетку-таблицу на большом листе бумаги. Сверху обозначьте время, разбив его на недельные отрезки, начиная с сегодняшнего дня в клетке слева и продолжая вправо вплоть до 3-х месяцев. На картинке можно увидеть, что я распланировала только 2 месяца. Если ваш проект рассчитан на более длительный срок, я бы посоветовала сосредоточить внимание на том, что надо сделать в первые 2-3 месяца и обозначить это как первую цель. Вернитесь на шаг назад и отредактируйте, если надо. Я говорю: 2-3 месяца – потому, что на больший срок трудно планировать. Слишком много изменений.
Теперь начните заполнять ограничения из своего списка, которые соответствуют ключевым моментам / срокам и впишите в верхний ряд своей таблицы. Оставьте нижнюю часть пока пустой и отложите в сторону список ограничений. Когда вы впишете подходящие по теме ограничения, начните добавлять другие сроки (даты), которые вы могли пропустить ранее. Если ваш проект затрагивает какое-то крупное мероприятие, убедитесь, что вы нарисовали его на большом листе. Если вам надо встретиться с разными группами людей в какую-то из недель, впишите это тоже здесь. Теперь подумайте о том, что надо сделать, чтобы уложиться в каждый из этих сроков. Еще рано составлять список конкретных дел, пока что это выглядит примерно так: «Ага, нам надо 6 недель, чтобы получить разрешение на XYZ для проведения этого мероприятия». Для этого примера вы напишете: «получить разрешение» за 6 недель до даты мероприятия. Вы добавляете пункты в список дел с привязкой к срокам.
По мере того, как вы это делаете, вы, вероятно, почувствуете некоторую тревогу, не зная, сколько времени займет то или иное, но вы знаете, что сделать это надо в любом случае. Или, возможно, вы с трудом будете представлять себе все, что должно произойти – это ничего. Запишите, что знаете. Сделайте самые смелые предположения, но помните, что, как правило, все требует гораздо больше времени, чем вы думали. Мое «золотое правило» – прикинуть сроки по максимуму и потом добавить еще 30% сверху. Так, если я планирую выполнить что-то за 3 недели, я реально даю себе срок – 4.
Теперь вернитесь на шаг назад и проверьте заполненные ячейки. Не получилось ли слишком много дел одновременно? Не слишком ли много вы напланировали в следующие 2–3 недели? Не многовато ли ключевых моментов для одного лишь аспекта в вашем проекте? Это нормально. Зафиксируйте эти замечания на чистом листе А4. Это ваши выводы из того, что вы уже знаете, и краткий обзор того, как выявить, чего вы не знаете.
Сделайте паузу и передохните. Обычно написание всего этого очень утомляет, потому что вы начинаете осознавать весь объем предстоящей работы и глубину всего, чего вы не знаете. Это часть процесса, если вы все делаете правильно. Скушайте немного зефира. Прогуляйтесь. Навестите друга. Вернитесь к остальному попозже.
Следующим шагом мы будем заполнять пробелы и упорядочивать все это.
Напишите список требований в форме микро-целей
И если вы хотите сделать все на высшем уровне и в срок, просто пока остановитесь, не перегружайте свой мозг. Не все сразу. Вот сейчас наступил момент написания списка дел. Вы составляете его, ориентируясь на конкретную аудиторию, которую обслуживает ваш проект. Принимая во внимание пример про стеллажи на моей кухне, целевой аудиторией вашего проекта можете оказаться вы сами.
Теперь, когда вы написали микро-цели и необходимые для их выполнения задачи, вернитесь на шаг назад и снова просмотрите ячейки. Отметьте микро-цели, которые связаны между собой. Обратите внимание на то, как микро-цели пересекаются с требованиями аудитории. Выясните, где микро-цели не были полностью удовлетворены. Отредактируйте свои микро-цели и задачи, чтобы они лучше соответствовали требованиям.
На этом этапе, вы, возможно, почувствуете, что все наконец срастается, и вы уже начинаете видеть план проекта.
Это прекрасный момент. Скушайте еще немного зефира и поздравьте себя.
Напишите список «От чего/кого зависит»
Когда вы посмотрите на готовый план, задайте себе 3 вопроса:
Это может быть совсем просто, например: «Мне надо еще раз проверить ту неделю с 27-го октября, чтобы убедиться, что у нас не слишком много заседаний». Или: «Мне нужно выяснить, кто еще нужен команде, чтобы руководить дизайном и отвечать за бюджет». То, от чего или кого «зависит», и вы начинаете четко понимать и следовать рамкам, срокам, месту и ответственности.
Запишите все (и всех), от чего что-то зависит.
Соберите все в кучу
Теперь, когда вы порешали все эти вопросы – отредактируйте ключевые моменты и требования и добавьте в таблицу всё и всех, от чего/кого что-то зависит. Последние, скорее всего, войдут в список дел (т.е., например: «спросить у Дейва, как получить разрешение»). Постарайтесь вписать их так, чтобы они точно соответствовали нужным требованиям и ключевым моментам.
ШАГ 3: СОЗДАЙТЕ УСТАВ ПРОЕКТА + ПРОЕКТНЫЙ ПЛАН
Создайте Устав Проекта
Устав проекта – это оболочка для проектного плана. Поскольку вы будете использовать план гораздо чаще, вам понадобится еще устав, чтобы определить некоторые другие компоненты проекта, например: кто еще будет задействован. В уставе вы отточите и простроите всю проделанную вами предварительную работу.
Я рекомендую взять за основу Гугл.Таблицы и написать ваш устав на одной странице, а план проекта на другой. Я составила «рыбу» (шаблон)
Устав Проекта: (название)
Устав проекта обобщает «Кто», «Что» и — главное — «Зачем нужен этот проект»
С чего начать работу над проектом: 6 обязательных действий
С чего начать, когда приступаете к работе над проектом, как не запутаться в массе данных, учесть интересы всех заинтересованных лиц? Виктор Степанов, руководитель проектного офиса холдинга «Изовак», тренер компании BusinessTools, эксперт в сфере управления проектами рассказал о необходимых действиях на старте проекта. Они помогут эффективно подготовиться к работе и достичь результатов.
1. Определяем владельца проекта
В самом начале следует ответить на вопрос: кому и зачем нужен этот проект? В случае с внешним заказчиком все просто – там есть конкретный клиент. Во внутренних же проектах главное заинтересованное лицо – это владелец проекта.
В разной литературе его также называют спонсором или заказчиком. Все это синонимы и они обозначают человека, для которого делается проект. Подчеркиваю: это именно человек, а не компания, бизнес или общество.
Определить владельца проекта можно по двум признакам: проект решает какую-то проблему этого человека, и сам он способен решить судьбу проекта (дать ему «зеленый свет» или остановить). До тех пор, пока вы не поймете, для кого делаете проект, можно даже не начинать работу: без увлеченного владельца проект обречен. Рано или поздно интерес к нему угаснет.
2. Определяем всех заинтересованных лиц
В каждом проекте кроме владельца есть такие обязательные роли, как:
Бывают также члены команды проекта, их руководители (проекты редко ограничиваются одним подразделением компании), руководитель программы (если проект является частью стратегической программы), поставщики и подрядчики, внешние контролеры, – словом, все, чьи интересы затрагивает проект. В проектной методологии заинтересованных лиц называют «стейкхолдерами». Причем, их интересы не только различаются, но часто противоречивы.
Например, руководители членов команды проекта, как правило, не могут выделить столько времени своих людей, сколько хотел бы получить руководитель проекта; поставщики и подрядчики заинтересованы поднять цены, а внешние контролеры накладывают серьезные ограничения на те или иные затраты или действия.
3. Определяем цели проекта
Любой проект ориентирован, прежде всего, на цели его владельца. Если проект не соответствует интересам, скажем, поставщика или специалиста – в проекте просто будет другой поставщик или специалист, и это не трагедия. Но если владелец проекта не получает то, что ему нужно – проекта не будет.
Проект-менеджеру важно детально обсудить с владельцем проекта, зачем ему все это нужно, какие проблемы должны быть решены или какие должны быть использованы возможности. Например, компания разрабатывает новый продукт. Зачем это делается? Чтобы продавать больше имеющимся клиентам? Или чтобы привлечь новых клиентов, диверсифицировать риски и потеснить конкурентов? Ответы на эти вопросы и становятся целями.
4. Определяем результаты проекта
Цели и результаты проекта – отчасти синонимичны, ведь и то, и другое для нас желанно. Но если цели – это «зачем» проекта, его движущая сила, то результаты – это нечто конкретное: вещи, документы, программное обеспечение, которые берется получить команда к концу проекта.
Например, при разработке нового продукта (пусть это будет пирожок с начинкой) результатами будут: рецептура пирожка, калькуляция себестоимости, возможно, печи для выпекания, если их не было раньше, необходимые разрешительные документы.
За получение результатов ответственность полностью лежит на команде проекта. Когда результаты будут получены и переданы владельцу проекта, далее уже он будет достигать целей проекта. И совершенно нормально, если понимание успешности проекта может прийти лишь спустя некоторое время после того, как он будет завершен.
Результаты проекта – это четкое обязательство команды проекта, в то время как цели проекта – его путеводная звезда. Вы можете пойти не тем путем, выбрав ошибочный способ реализации проекта; но вы всегда можете «перезагрузить» проект, согласовав с его владельцем новые результаты проекта, притом, что цели его останутся неизменными.
5. Беремся за планирование проекта
Все мы хорошо знаем, что реализовывать чужие идеи никто не хочет. Планы, разработанные без нашего участия не вызывают у нас доверия: сроки кажутся нереальными, сам подход к решению проблем может вызывать сомнения. Поэтому для выработки плана нужно работать не в одиночку, а всей командой.
Я рекомендую такой прием: соберите команду на так называемый «семинар по планированию». Выберитесь из стен компании в отдельное помещение (если бюджет проекта не позволяет, можно собраться у кого-то дома или на даче) и посвятите целый день проработке проекта. Закажите пиццу, возьмите большие листы, фломастеры и стикеры – это позволит не отвлекаясь работать с большим объемом разрозненной информации и не упустить важные детали.
Уточните формулировки целей и набор результатов, «поштурмуйте» разные подходы к реализации проекта, вместе оцените сроки и прикиньте бюджет. День пролетит быстро, не факт, что вы получите идеальный план, но можете быть уверены: это будет основа, на которую команда «подпишется» вместе с вами.
Кстати, этот день даст наблюдательному проект-менеджеру очень много информации о том, кто у него в команде. Насколько эти люди умеют слушать других, есть ли у них свои идеи, на что они готовы ради успеха проекта, можно ли на них положиться? Сейчас еще не поздно кого-то «высадить на берег». Те, кто останутся в проекте и сформируют костяк команды, должны ясно понимать, за что отвечает каждый член команды проекта.
6. Составляем устав проекта
Зафиксировать все это (цели, результаты, критерии успеха, ответственность каждого) можно в уставе проекта. Готовый устав проекта должен утвердить его владелец.
Нужен ли этот документ для любого проекта? Здесь я могу провести аналогию между началом проекта и открытием бизнеса. Сегодня можно зарегистрировать фирму за один день, и никто в исполкоме даже не будет читать ваш устав: за содержание этого документа полностью ответственны учредители. Но чем хуже проработан устав регистрируемой компании, тем сложнее будут разбирательства на более поздних стадиях развития бизнеса (причем, как в случае проблем, так и в случае успеха бизнеса).
Отсюда и совет: не закладывайте мину под свой проект, договаривайтесь на берегу. Я считаю, 80% своей пользы устав приносит на старте, т.к. помогает всем участникам проекта понять друг друга, устранить разночтения, зафиксировать обязательства.
Разумеется, небольшие проекты не нужно перегружать методологией и процедурами. Не нужно писать устав проекта офисной вечеринки на дюжину сотрудников. Хотя проделать всю описанную выше работу в уме организатору вечеринки не помешает. Тогда довольны будут и сотрудники, и босс.
Консультант по управлению и инвестициям, руководитель проектов. Автор и ведущий ряда семинаров по управлению проектами, в том числе курса «Менеджер профессионал advanced».
Опыт ведения корпоративных программ обучения проектному подходу и инструментам проектного управления: «Геймстрим» (Wargaming), «Велком», «Милавица», «Санта Бремор» и др.
С чего начать проект
Шаги по написанию социального проекта от «А» до «Я» для новичков и опытных
Проект: комплекс спланированных действий, предпринимаемых для решения проблемы определенной целевой группы, ограниченных по времени и ресурсам, с конкретными результатами.
Социальный проект: программа реальных действий, цель которого направлена на решение актуальной социальной проблемы в обществе, а задачи — на позитивные результаты и изменения в обществе.
Присоединяйтесь к сообществу активных граждан, где мы обсуждаем, как писать успешные проекты https://www.instagram.com/pravidea/
Основные требования, которым должен отвечать проект:
актуальность – причина, основания реализации проекта должны соответствовать требованиям времени, отдельной целевой группы или иным аспектам, объясняющим появление идеи проекта;
время – проект должен быть ограниченным по времени;
ресурсы – проект должен иметь четкое описание потребностей;
оценка качества и результатов – шкала оценки эффективности проекта определяется в соответствии с вашими целями, но результаты, к которым вы стремитесь, должны быть четкими, поддающимися анализу и осмыслению.
Проекты бывают простыми и сложными, кратко- и долгосрочными, с ограниченным и солидным бюджетом, рискованными и с вполне управляемыми рисками, с разными результатами. В любом случае проект направлен на решение какой-либо определенной проблемы. Проект должен быть системным, логичным и адекватным, то есть каждый раздел должен соответствовать всем остальным (задачи должны соответствовать цели, механизм – цели и задачам, бюджет – цели, задачам и механизму и т.д.).
Как написать и оформить проект? Шаги от «А» до «Я»
Шаг №1: Определитесь с идеей, проанализируйте проблему.
Что бы вы хотели изменить?
Чего и каким способом (в самом общем плане) бы вы хотели достичь?
Какую проблему хотите решить?
Вопросы для описания:
Проанализируйте и опишите проблему:
Что – в чем заключается проблема?
Где – насколько широко распространена?
Когда – насколько долго существует?
Сколько – какое количество людей затрагивает?
Записали ответ → перешли к определению сферы проектной деятельности, определению проблемы, над которой вы будете работать.
Проанализировали проблему → определили, что хотите изменить → возникла проектная идея → переход к детализации и описанию проекта.
Шаг №2: Пишем цель проекта.
Цель — общее описание предполагаемых результатов и ожиданий, наивысшая точка достижений, к которой стремится организация в ходе реализации проекта. Цель — образ действий по достижению желаемого результата.
Цель должна формулироваться так, чтобы её достижение полностью решало возникшую проблему. Формулировка цели должна опираться на формулировку проблемы. Можно сказать, что цель — это проблема наоборот.
Сформулируйте цель своего проекта:
Задайте вопросы для цели своего проекта:
Есть ли точное выражение того, что именно должно быть в итоге реализации проекта?
Сможем ли мы увидеть и измерить результаты проекта в целом и его отдельных частей?
Реальна ли поставленная цель? Возможно ли достижение заявленной цели с учетом имеющихся ресурсов?
Какая польза или выгода будет получена в результате достижения цели командой проекта, другими заинтересованными сторонами?
Шаг №3: Пишем задачи проекта.
Задачи проекта — это конкретные шаги, которые необходимо выполнить для изменения существующей ситуации к лучшему, это шаги для достижения цели.
Важно помнить! Задач может быть несколько, все задачи — шаги к достижению цели, связанные между собой и связанные с целью проекта.
Используйте глаголы. Например, если вам надо построить дом, то задачами будет: заложить фундамент, возвести стены, построить крышу, провести коммуникации, сделать внутреннюю отделку и т.д.
Проверьте. Задачи должны полностью «закрывать» решение проблемы (поставленную цель).
Проанализируйте. Задачи должны быть результативными (в итоге изменения после проекта складываются из конкретных результатов).
Шаг №4: Проверяем цель и задачи по критерию smart.
Смотрим на нашу цель и задачи, проверяем их по критерию SMART, при необходимости корректируем.
Временные рамки (time bound)
Например: Цель: «Строительство дома» — может быть конкретизирована по критерию SMART следующим образом: «Строительство и сдача в эксплуатацию 2-этажного, 6-квартирного дома для семей молодых специалистов поселка Вычегда ко второму кварталу 2014 года».
Шаг №5. Из задач строим логическую цепочку действий.
Определили цель и задачи → Приступаем к планированию: как все это будет.
Из каждой задачи строим логическую цепочку действий: как мы добьемся результата. Иногда помогает нарисовать всю цепочку действий и заданий, чтобы понять логику проекта по каждому из направлений.
Например, если мы говорим о строительстве дома для семей молодых специалистов, то блоки задач у нас могут быть связаны с:
Эта логическая цепочка поможет нам написать план-график проекта в его логической последовательности.
Шаг № 6. Пишем план действий, график выполнения работ.
План определяет порядок выполнения всех работ: он описывает, что, кто и когда будет делать, в логической последовательности + дает понять, какие ресурсы необходимы. При планировании можно использовать различные формы, графики, планы.
Например: План реализации проекта. Пример №1
План реализации проекта. Пример №2
План реализации проекта. Пример №3
Также полезно будет сделать сетевой план – график.
Шаг №7. Считаем, сколько будет стоить наш проект.
Каждый этап реализации проекта требует определенной затраты денежных средств и ресурсов:
сколько денег требуется для реализации проекта? На что они будут потрачены?
Этот раздел проекта должен очень точно соотноситься с другими разделами проекта, особенно с механизмом реализации и календарным планом проекта.
Возможный вариант сметы расходов в рамках проекта:
Наименование статей и расходов
Расчет суммы затрат
Финансовые затраты по проекту
«Бюджет» (смета) должен быть расписан по статьям.
аренда помещений и коммунальные платежи
«Прочие расходы» — это необязательная статья, которая включается в бюджет, если имеются расходы, не получившие отражения в других статьях. Данная статья должна быть особенно тщательно аргументирована.
«Оплата труда» — включает непосредственно заработную плату персонала проекта и привлекаемых на время по договору специалистов, а также “Начисления налогов на доходы” – 35,8% от общего фонда оплаты труда персонала и привлеченных специалистов.
Необходимо обратить особое внимание на три последних столбца в бюджетной таблице: «имеющиеся средства», «запрашиваемые средства», «итого». В столбце «имеющиеся средства» должны указываться те средства, которые вы, ваша организация вкладываете в реализацию проекта. Например: привлечение добровольцев в качестве персонала или привлеченных специалистов — должно быть обязательно отражено в статье бюджета «оплата труда» в столбце «имеется», причем, сумма будет соответствовать тем расходам, которые понесла бы организация, если бы в реализации проекта вместо добровольцев участвовали оплачиваемые специалисты.
Если организация, вы или спонсоры предоставляют для реализации проекта какую-либо оргтехнику, то в столбце «имеется» стоит указать её примерную стоимость с учетом срока эксплуатации.
В столбце «требуется» останется указать размер средств, которых недостает организации для реализации проекта.
Присоединяйтесь к сообществу активных граждан, где мы обсуждаем, как создавать смету для проектов https://www.instagram.com/pravidea/
Шаг №8. Пишем результаты.
При составлении плана действий и расчете бюджета у нас может возникнуть понимание, что результаты могут быть еще больше, чем мы планировали. Важно, чтобы наши результаты соответствовали цели проекта.
В проекте результаты можно прописывать текстом, здесь мы предлагаем вам заполнить рабочий листок по определению результатов:
Еще раз напишите цель вашего проекта:
Напишите результаты по Задаче 1.
Напишите результаты по Задаче 2.
Напишите результаты по Задаче 3.
Напишите результаты по Задаче 4.
Итого: пропишите количественные и качественные результаты проекта.
Напишите, как вы будете оценивать ваш проект, методы оценки проекта – насколько он эффективен? Как вы поймете, что достигли результатов?
Количественный результат (что будет сделано?) — фиксирует количество оказанных услуг, участников мероприятий, получателей конкретной помощи, количество выпущенных книг и т.д.
Качественный результат (что изменится?) — должен отражать позитивные изменения, которые произойдут в результате проведения мероприятий, оказания услуги и т.д.
Эффективность — соизмеримы ли полученные результаты с затраченными усилиями.
Критериями оценки эффективности проекта являются результаты, которые демонстрируют, насколько хорошо разработчики понимают, к чему они стремятся, и как будут этого достигать.
Шаг №9. Оформляем проект.
Оформленный проект обычно содержит следующие разделы:
Титульный лист: название проекта, авторы, контактные данные (1 стр.)
Краткая аннотация проекта: кратко опишите вашу идею (3-5 предложений), цели, результаты (не более 1 листа А4, 12-14 шрифт)
Подробное описание проекта:
Содержание проекта, обоснование.
Оформление текста проекта также важно, как и его содержание. Используйте крупный шрифт (не менее 12) и полуторный интервал. Выделяйте главное, структурируйте текст, чтобы его было легче читать, используйте заголовки и подзаголовки, жирные шрифты и подчеркивания, маркированные списки и т.д.
Если вам необходимо сделать презентацию: