Руководитель проекта с чего начать
Гид для начинающего project-менеджера: управляй велосипедом, который горит
Мы собрали этот гид для тех, кто хочет рулить, страдать, ну и проектами управлять. Советы, лайфхаки, ресурсы для получения полезных знаний и даже ссылка на крутую возможность для начала карьеры 😉
Расскажем, как ворваться в проектный менеджмент или развиваться в этом направлении. Разберемся, какие навыки важны для проджектов, как их развивать и как найти работу менеджером проектов, если у вас не техническое образование.
Кто такой менеджер проектов и почему быть им круто?
И ещё один большой плюс для представителей поколений Z и Y — такого рода позиции, как менеджер проектов, всегда располагают к неформальному общению. Просто потому, что вы очень хорошо узнаете всех своих коллег и будете с ними 24/7.
Важно и то, что в процессе работы вы взаимодействуете не только с людьми из вашей команды. Вы общаетесь и с остальными заинтересованными сторонами: обсуждаете правки с руководителем проекта, проводите скрам-планерки и объясняете заказчику, что девять женщин не могут выносить одного ребенка за месяц (ведь большие проекты так не делаются!). Это и делает работу менеджера проектов интересной, но иногда и сложной.
Все приходят к менеджеру проектов с каким-нибудь очередным очень важным вопросом, поэтому приходится быть вовлеченным во все детали процесса. Так что приходить на работу первым, а уходить последним — это не новость. Ну и нужно быть всегда на связи, выслушивать и говорить: “узбагойзя!”. Короче, это не просто работа, а подход к жизни, вынуждающий уметь разруливать разные ситуевины. И это отличный опыт.
Быть менеджером проекта — это точно не скучно. Всегда какой-нибудь новый косяк, задачка, ну или баг. Научитесь справляться с самыми сложными задачами.
Окей, ну и что надо делать
Это всё эмоциональные аспекты работы. Важно, конечно, любить то, что вы делаете, но есть формальные задачи и обязанности, которые нужно будет выполнять.
Итак, чем занимается проджект?
* если хотите реально узнать, чем он занимается, гоу на стажировку сразу проджектом в классный банк
1. Собирает требования к проекту, анализирует бизнес-кейсы для понимания потребностей заказчика / покупателя продукта. PM понимает, что нужно клиентам, умеет ставить цели команде. Хороший менеджер проектов всегда работает вместе с коллегами. В этом суть.
2. Ищет решения. А точнее — вырабатывает их. Менеджер проектов — стратег, который может к правильному решению привести команду. Для этого он фасилитирует брейнштормы, заставляет команду мыслить “out of the box”. Ну или просто достает ремень. Шутка.
3. PM контролирует, чтобы любые коммуникации были запланированы и эффективны. Что, конечно, возможно далеко не всегда. Он точно не будет отслеживать ваши звонки бабушке, ну или куда вы там ещё звоните. В крупных проектах он также может взять на себя мониторинг общения со СМИ.
4. Ещё менеджер проектов обрабатывает задачи: он беспощадно рубит их на маленькие и делегирует, делегирует, делегирует. А ещё является повелителем дедлайнов.
5. Выстраивание последовательности событий. Это вообще краеугольный камень планирования и управления проектом. Надо же точно понимать, что и за каким действием следует? Так что план проекта — это своего рода карта, которой лучше следовать, чтобы не профакапить всё.
6. Доводит проект до конца ценой своей жизни (*опы). Это его основная задача — доделать! Быть “менеджером нереализованного проекта” как-то не круто, согласитесь! Поэтому шутки про PM, которые сами все допиливают в последнюю ночь – не всегда шутки.
7. Контролирует в том числе бумажную работу. И тут без бюрократии никуда: договора, техническое задание, план проекта, устав проекта и еще очень много всяких бумажек. Будьте готовы постоянно менять картридж в принтере.
8. Ну и рассказывает о процессе работы над проектом всем заинтересованным. В основном, конечно отчитывается перед заказчиком.
Навыки, которые следует прокачать будущему менеджеру проектов
Как вы уже поняли, чтобы стать настоящим проджект-менеджером, одной теории об управлении проектами недостаточно. Есть еще soft и hard skills, без которых никуда.
Soft skills
Коммуникации, общение, взаимодействие
Менеджеру проектов приходится общаться с разными людьми и находить общий язык со всеми: и с руководителем отдела, и с младшим разработчиком, и с маркетологом. Главное — уметь доносить информацию так, чтобы всем было понятно. Достаточно понятно для того, чтобы выполнить вашу просьбу или поставить задачу.
Иностранные коллеги и культурные различия
Никакая разница во времени, как и особенности менталитета не должны мешать менеджеру проекта наводить мосты. А книга «Методы убеждения итальянца путем гастрономических кейсов» вообще является вашим настольным пособием.
Знание языка
Да, международные проекты — это всегда круто. Новый рынок, неизведанная аудитория и куча возможностей для компании и менеджера. И вот, руководитель поручает вам провести одну из таких встреч на английском языке, а вы такой «я твоя не понимать».
Бумажная работа
Работа менеджера проектов — это не только брейнштормы, креативный идеи и digital-тусовки. Помните, что предстоит вести большие объемы документов: строить сводные таблицы в Excel, составлять соглашения и согласовывать счета.
ПМ как мозаика из миллиона пазлов
Менеджер проекта должен быть внимательным к деталям, а еще иметь аналитическое, критическое и абстрактное мышление одновременно.
О — ответственность, Р — решительность
Важно быть готовым нести ответственность за свои решения, которые вы будете принимать каждый день. А еще важно находить их быстро — так что решительность тоже пригодится.
3D-мышление вне рамок + взгляд сверху
Чтобы убедиться в верности своих решений, вы должны быть погружены в тему и мыслить шире — уметь посмотреть на ситуацию сверху.
Терпение
Ваша команда постоянно будет задавать тысячу вопросов, а вам как седовласому мудрецу предстоит оценить ситуацию в целом и разделить все по четким задачам. ПМ для команды — альфа и омега, инь и ян.
Менеджер проектов — командный игрок
Он не только лидер, но еще и командный игрок. Вы не можете быть изолированы от команды и просто распределять задачи. Вы — капитан корабля: входите на борт первым, а покидаете последним.
Hard skills
Если рассматривать профессиональные навыки менеджера проектов, то он скорее универсал, а, как уже было сказано выше, не специалист в какой-нибудь одной области.
PM знает разные стороны и особенности своей области, понимает, как устроены бизнес-процессы и даже разбирается в юридической части. Но он не погружается в детали глубоко: достаточно понимания, как связаны процессы, отделы и сотрудники — менеджеру проектов не нужно самому быть исполнителем.
Profit: чтобы быть профессионалом, менеджеру проектов необязательно уметь кодить
А чтобы разработчику стать хорошим менеджером проектов, необходимо понимать психологию, основы коммуникации, постоянно общаться с людьми и быть решительным лидером.
Поэтому, дорогой PM, развивайте свои знания и навыки вширь, а не вглубь.
Не забывайте про постоянное саморазвитие
Изучайте разные особенности и методики управления проектами и никогда не останавливайтесь только на одном. Несмотря на то, что сейчас Agile всему голова, полезно интересоваться другими методиками вроде Waterfall и экстремального проджект-менеджмента.
Подпишитесь на каналы или страницы, где публикуют статьи и лайфхаки по общению с людьми, грамотному управлению, особенностям риск-менеджмента или простой работе с документами — упростите свою профессиональную жизнь и сохраните нервы.
Не тяните время и начните вашу карьеру сегодня
Тем, кто не знает, как начать путь проджект-менеджера, подсказываем: со стажировки в крупной компании, где наставники и коллеги помогут вам быстро вырасти.
Кстати, сейчас в одном крутом банке идет набор на летнюю IT-стажировку — еще успеете подать заявку до 24 апреля и получить возможность развиться в финтехе. Будете работать над реальными проектами с личным наставником и индивидуальным планом развития — через 3 месяца станете уверенным молодым специалистом. Скорее отправляйте заявку.
Получать ли диплом?
Безусловно, образование в сфере IT и бизнес-информатики будут хорошим преимуществом для будущего проджект менеджера. В России релевантными также считаются специальности реклама и маркетинг. Но отсутствие профильного образования отнюдь не означает, что дорога в IT вам закрыта.
На самом деле проджекты с IT бэкграундом часто слишком сильно вдаются в технические подробности и начинают копаться в коде вместо того, чтобы управлять командой. Как мы говорили раньше, хороший PM должен разбираться во многих смежных областях, так что не ограничивайте себя ни в чем. А для пущей уверенности пройдите несколько технических курсов или осмельтесь на второе высшее.
А если я школоло
Если вы еще не получили степень бакалавра, обратите внимание на сферы менеджмента и бизнес управления — попробуйте найти подходящие лекции/курсы в своем университете, изучайте матчасть самостоятельно или попробуйте начать со стажировки.
Конечно, работа в IT проектах требует технической подкованности, поэтому работодатели и требуют соответствующий бэкграунд. Если такого нет — срочно получайте релевантный опыт, он порой значит гораздо больше, чем диплом. Попробуйте начать со стартапа или небольшого проекта: да, придется работать за небольшое вознаграждение, зато вы получите незаменимый опыт, с которым уже можно стучаться в более серьезные компании.
Опыт важнее всего?
Опытные проджекты советуют для начала поработать в сфере, а потом уже получить образование. Почему?
1. Понять, действительно ли вам это нужно. Убедитесь, что вы не приукрашиваете действительность: управлять проектами круто, но не просто так родилась шутка про «ехать на велосипеде, который горит». Постоянный стресс, редкое чувство своей значимости и давление со всех сторон — к такому не каждый готов. Из приятного будет облегчение после разрешения нерешаемой задачи, гордость за найденное изящное решение и выруливание из тупиковых ситуаций. Да, это бывает приятно.
2. Многие сертификаты PMI требуют до 3-х лет опыта работы. Сначала нужно попасть в сферу, получить реальный опыт работы, а потом уже формальное образование. Это значит, что многим вещам придется учиться на своих ошибках, а потом переучиваться, но без опыта вы не сможете понять важных деталей работы.
Как взращивать скиллы проджекта?
Это будет происходить само собой в процессе работы, но мы настаиваем на необходимости самообразования. Читайте статьи и книги — профессиональные и художественные. Задавайте вопросы. Просите советов. Гуглите. Ищите ответы, даже если их нет на первой странице Гугла. Кто ищет, тот всегда найдет.
Потребность в получении новой информации — то, что отличает хорошего проджекта от плохого. Будьте хорошим менеджером, фокусируйтесь на следующих знаниях:
Формальные, проджект-менеджерские. Нет ничего проще: учебник по менеджменту, несколько книг по лидерству и охапка TED Talks. Нужно знать всё и даже больше о том, как управлять, мотивировать и делать счастливыми самых важных людей — вашу команду.
Узкие, специализированные. Вы обязаны знать всё о сфере, в которой работает ваш проект. Создаете медицинские гаждеты — вперед изучать биологию и химию, делаете софт для защиты данных — становитесь асом кибербезопасности. Без таких знаний вы рискуете упустить несколько маленьких, но очень важных деталей.
Личные, софтскилльные. Мы уже об этом говорили: надо развиваться как личность, иначе вам конец. Курсы, книги, общение с умными людьми — не упускайте ни одного шанса.
Как только вы почувствуете, что самообразование уже не прет, идите на курсы. Такое часто случается на втором годе работы, когда мозг начинает требовать постоянных тренировок. Если вы достаточно самостоятельны, учитесь в сети.
Вот маленький список онлайн-школ, где можно получить степень, не отходя от экрана:
Менеджер проектов: профессия с запасом актуальности
Обратимся к статистике: на момент публикации этой статьи на hh.ru размещено около 15 тысяч вакансий проджект-менеджеров. Эта профессия требует самых разнообразных знаний, но при этом многие работодатели готовы рассматривать кандидатов без специального образования — на стартовые позиции ассистентов проджект-менеджеров или младших руководителей проектов.
Давайте разберемся, какие нюансы есть в профессии проджекта и с каких шагов стоит начать, если вам интересно это перспективное направление.
Надо сказать, обладая квалификацией руководителя проектов, можно работать в очень разных сферах — от издания книг до создания новых продуктов в нефтегазовом секторе, от SMM до ИТ.
Основная обязанность проджект-менеджера — довести идею до реализации в срок, используя выделенные для этого ресурсы. Для этого он составляет план работ, организует команду и выстраивает процесс так, чтобы он соблюдался и был выполнен в срок.
Какие навыки наиболее важны для менеджера проектов
Андрей Шувленов, руководитель проектов из компании Devexperts, считает, что один из ключевых навыков успешного проджект-менеджера — это готовность постоянно учиться (концепция life-long-learning). «Как и с почти любой другой профессией, для того чтобы стать проджектом, нужно обладать мышлением, трудолюбием и постоянно практиковаться, учиться. Если вам кажется это немного абстрактным и уж больно знакомым, то вам не кажется. Однако это основа, которая позволит вам стать кем вы пожелаете, в том числе и менеджером проектов. Этой основы достаточно, чтобы начать. Кроме этого, назову самые разнообразные навыки коммуникации. Ведение переговоров с заказчиком, налаживание отношений внутри команды, даже получение необходимых ресурсов для проекта от своей же компании — это регулярные примеры, где soft skills обеспечат успех вашему проекту, а значит, и вам. Привычка фиксировать коммуникацию в письменном виде облегчит работу».
Инна Чернышова, менеджер проектов в международной компании, добавляет, что есть еще один важный ингредиент — качество этой коммуникации: «Это способность формировать партнерские отношения в процессе работы над проектом, самоорганизация, целеустремленность, стратегическое мышление. Культивация этих качеств позволит сделать рабочий процесс продуктивным и комфортным для вас, членов команды и ваших заказчиков и прямых руководителей. Именно от поддержки и уважения часто зависит движение и успешное завершение проекта».
С какими трудностями сталкиваются начинающие проджект-менеджеры
Надо сказать, что даже если менеджером проектов вы стали эволюционно — пройдя несколько ступеней в компании и обладая уже определенным жизненным и организационном опытом, — это вряд ли застрахует вас от типичных ошибок этой профессии.
По наблюдениям Инны Чернышовой, в той или иной степени этим страдает большинство начинающих экспертов:
«Разговор о скиллах проектного менеджера невозможно начать, игнорируя основные “болезни” профессии. Те, кто никогда не был менеджером, не подозревают, как их легко подхватить. Вот краткий список “симптомов”, которые с ужасом обнаруживают или, что хуже, не обнаруживают у себя практикующие менеджеры проектов.
На эти пункты важно обратить особенное внимание и в начале карьеры заручиться поддержкой опытного наставника или ментора, к которому можно прийти за разбором своих рабочих ситуаций и на основании его профессионального мнения корректировать свое поведение.
От хорошего к великому
Если вы приобрели крепкую «базу» в виде компетенций и смогли преодолеть типичные «болезни» профессии, это еще не означает, что вы станете суперуспешным проджектом, в команду которого мечтают попасть. Что отличает просто нормального менеджера от очень хорошего? По мнению Инны Чернышовой, это сразу несколько довольно важных моментов:
«Основным мерилом происходящего в проекте мне представляется ответ на вопрос “как сделать проекту лучше”. Успех проекта — это доставка результата в срок, в нужном объеме и в пределах оговоренной стоимости, а также удовлетворенность заказчика, — хорошо бы, чтобы это все являлось приоритетом работы менеджера.
Это совсем не означает, что ресурсы должны использоваться на пределе, например, чтобы сдать проект раньше срока. Тогда со стопроцентной вероятностью они довольно быстро выгорят/уволятся, и тогда проект просто не будет завершен, либо его качество окажется крайне низким.
Успех проекта на практике означает, что менеджер филигранно балансирует между планированием, постоянным отслеживанием прогресса проекта, борьбой с рисками и зависимостями, выборочным ускорением на том или ином отрезке работы и настроем команды.
Важный компонент успеха этого баланса — оставлять свободу выбора членам команды, как делать ту или иную работу. Ведь это вы их наняли — специалистов, которые умеют делать продукт / оказывать услуги. Это они сейчас востребованы, вот и позвольте им сделать работу, они ведь учились и практиковались и гарантированно сделают это лучше, чем вы. Когда есть свобода выбора, люди хотят достигать проектных результатов, даже если для них это просто разработка рядовой фичи.
Именно качество менеджмента выходит на передний план борьбы за таланты и является важной составляющей ценностного предложения. Важно не только, как вы управляете проектом, но и как вы при этом обращаетесь с участниками проекта. Зачем это знать менеджеру? А чтобы с ним хотели сотрудничать другие участники проекта, даже если они в нем участвуют лишь косвенно, например, снабжают данными для интеграции второстепенных сервисов».
Как становятся проджект-менеджерами
Из своей практики могу сказать, что стать менеджером проектов можно двумя путями:
Хотя бывает и так, что вы со студенческой скамьи знаете, чем хотите заниматься, и тогда можно сразу искать работу в этой сфере, начиная с начальных позиций.
Так, например, получилось у Анастасии Борисюк, ведущего менеджера проектов в «Актион Технологии», автора телеграм-канала «Кнопка Хорошо»: «Если хочешь быть проджектом — становись проджектом. Я считаю, что обходных путей здесь искать не надо. Чтобы стать менеджером проектов, не нужно идти в разработку и потом “переходить в соседний отдел”. Если ты уже разработчик / тестировщик / кто-то из ИТ и хочешь попробовать что-то новое, то переход — это хорошая возможность. Я знаю людей, которые поступили именно так, когда в своем направлении выгорели. Эти люди уже знали, что такое ИТ, разработка проектов и продуктов, перед ними стояла задача стать хорошими менеджерами и сменить обстановку.
Если опыта нет, человек только вышел из университета или окончил курсы, то прекрасный вариант — идти стажером/джуниором на проджекта. Это лично мой путь, я училась на матфаке и пошла стажироваться в ИТ-компанию по разработке ПО на заказ. Я тогда почти ничего не знала об этой профессии, но понимала, что нужно будет постоянно развиваться. В общем-то, главное начать, а дальше начинается круговорот получения опыта работы с заказчиком, командой, написанием бизнес-требований и другими штуками, которыми занимается проджект менеджер.
Есть мнение, что неплохо заходить в ИТ через ручное тестирование и потом выбирать, куда пойти дальше — разработка или менеджмент. Я лично его не поддерживаю. В тестировании и так очень много куда развиваться, а набить шишки на проектах можно сразу в той роли, в которой вы видите себя».
Вопросы для самоподготовки
Итак, вы решились попробовать себя в управлении проектами и даже нашли несколько симпатичных вакансий. Что вас будет ждать на интервью? Антон Волков, менеджер по подбору талантов, считает, что вот этот небольшой список вопросов позволит вам лучше подготовиться к встрече:
❶ Какие методологии управления проектами вы знаете?
❷ Расскажите о любом pet-проекте, который у вас был (от запуска мобильного приложения до планирования домашней вечеринки).
❸ Что такое «тройное ограничение», или «треугольник управления проектами»?
❹ Приведите пример какого-то рабочего конфликта и расскажите, как вы его решали?
❺ От чего зависят сроки проекта? Что делать, если по каким-то причинам команде нужно больше времени на работу, а вы уже пообещали заказчику релиз к определенной дате?
❻ Как оценить задачи на проекте и для чего это делать?
❼ Как вы будете действовать, если заказчику не понравится результат работы?
❽ Что делать, если два сотрудника в вашей команде спорят о каком-то из этапов проекта — и вы понимаете, что этот спор может повлиять на сроки?
➒ Что такое «система контроля версий»?
➓ По каким параметрам можно оценить работу проектного менеджера?
46 советов начинающему менеджеру по управлению проектами от ведущих экспертов
Ряд опытных менеджеров по управлению проектами поделились с участниками группы LinkedIn Project Management 2.0 своими рекомендациями новичкам в этой области. Те, кто делает первые шаги по извилистому пути эффективного управления, смогут из первых рук узнать о важнейших составляющих успешной работы.
Эти практические рекомендации по управлению проектами помогут вам грамотно организовать руководство своим первым, вторым. десятым и любым другим проектом.
«Думаю, все эти рекомендации можно выразить одной простой метафорой: вы — дирижер большого оркестра, а подробный план проекта — это ваша партитура». — Хосе Игнасио Бернальдо де Кирос Очоа (Jose Ignacio Bernaldo de Quiros Ochoa)
Согласованность в команде — залог успеха
Понимайте культурные особенности
Эффективное взаимодействие, причем по большей части неофициальное, — это основа успешного управления проектом. Именно поэтому вам жизненно важно понимать культурные особенности вашего окружения и воздействующие на него факторы. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Будьте открыты к обучению
Всегда будьте открыты для общения с другими людьми. Умейте слушать то, что говорят или спрашивают участники вашей команды. Чем больше вы знаете, тем лучше вы готовы к принятию решений. Покупайте знания и продавайте решения, чтобы не платить за ошибки. Фабио Иссао Ватанабе (Fábio Issao Watanabe)
Общайтесь для быстрого выявления изменений
Думаю, успех во многом зависит от того, насколько мы сконцентрированы на цели и как эффективно мы можем обсуждать ее. Общение с участниками команды позволяет нам своевременно выявлять любые несоответствия. Взаимодействуя с клиентами, мы можем быстро определять любые изменения в требованиях к проекту. Оскар Теран (Oscar Teran)
Ведите детальную документацию по проекту
Контролируйте состояние выполненных задач и не прекращайте общаться. Ведите детальную документацию по проекту и постоянно держите всех участников команды в курсе последних новостей вашего общего детища. Монто «Монти» Аутло (Monteau «Montee» Outlaw)
Обсуждайте риски, препятствия и проблемы
Будьте открыты для общения с участниками команды и другими имеющими отношение к проекту людьми: менеджерами, владельцами, спонсорами. Заранее и максимально прозрачно обсуждайте возможные риски, препятствия и проблемы, доводя необходимую информацию до всех заинтересованных лиц. Помните, что никто не заинтересован в успехе вашего проекта больше, чем вы сами. Янош Вереш (Janos Veres)
Выслушивайте предложения других, даже если впоследствии их придется отклонить
Будьте открыты для всех заинтересованных лиц. Это вовсе не значит, что вы должны всегда руководствоваться высказанными мнениями. Однако, принимая решение, вы обязаны учитывать пожелания других. Выслушайте каждого, а затем выберите свой путь. Мехмет Дегирменчоглу (Mehmet Degirmencioglu)
Цените мнение других как свое собственное
Умейте общаться и завоевать доверие заинтересованных лиц. Уважайте и цените мнения других, даже если вы в корне не согласны с ними. Жоао Родригес (João Rodrigues)
Ставьте идеи под сомнение, чтобы сделать их лучше
Ваша задача — эффективно управлять проектами. Задача вашей команды — предоставить необходимые знания и опыт. Поэтому зачастую бывает полезно поставить под сомнение то, что вам говорят. Если вам не хватает необходимых технических знаний, проясните непонятные вам вопросы у тех, кто разбирается в этом. Вы можете попросить технических специалистов подробнее разъяснить предлагаемые ими решения, чтобы убедиться в их обоснованности и эффективности. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Поддерживайте доверительные отношения с клиентами
Будьте всегда в контакте с клиентом. Завоюйте доверие и сделайте все, чтобы не потерять его. Обещайте меньше, чем можете, но делайте больше, чем обещали. Планируйте. Общайтесь. Марк Хаммуд (Marc Hammoud)
Не притворяйтесь, что все знаете
Всегда находите вопросы, которые нужно задать
Вполне вероятно, что вашего опыта будет недостаточно, чтобы сделать все правильно с первого же раза. Будьте реалистами и позвольте людям помочь вам. Мой главный совет новичкам — всегда задавайте «тот самый вопрос». Умение задавать правильные вопросы и не задавать ненужные обязательно придет к вам со временем. Но на первых порах не бойтесь спрашивать. Не заданный вовремя вопрос может серьезно навредить вашему проекту и проявиться лишь тогда, когда будет уже слишком поздно. Спрашивайте, и вы увидите, что команда на вашей стороне. Джон Сковронски (John Skowronski, обладатель сертификата PMI-ACP, специалист по управлению проектами (PMP)
Не переоценивайте свои силы
Многие менеджеры проектов сталкиваются с серьезными проблемами именно потому, что они «знают все лучше других». Такое поведение может вызывать непонимание со стороны участников команды и отдалить вас от них. Нередко менеджеры предлагают верные с их точки зрения решения, которые в конечном итоге исключаются на более поздних стадиях проекта со значительно большими потерями. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Учитесь на любом опыте
Вы не должны знать все обо всем. Не бойтесь задавать вопросы и использовать любые возможности для получения новых знаний. Энн Линн Додсон (Ann Lynne Dodson)
Оттачивайте свои лидерские навыки
Находите правильную мотивацию и уверенно руководите командой
Помните об исключительной важности личных качеств и навыков общения. Успех или провал вашего проекта зависят от каждого участника. Поэтому, помимо знаний и навыков вам необходимо умение эффективно мотивировать и руководить. Маартен Веррек (Maarten Verreck)
Управляйте не только документами, но и людьми
Четкое соблюдение процесса управления проектами и применение всевозможных инструментов, включая журналы рисков и проблем, графики и контроль результатов, не должны выходить на передний план вашей деятельности. Я горжусь своим умением грамотно организовывать документальную часть управления проектом, но для меня это никогда не было самым важным. Самым главным качеством эффективного менеджера я считаю способность вести людей за собой. Ларри Спаркмен (Larry Sparkman)
Устанавливайте двусторонние доверительные отношения
Для меня ключевым аспектом является доверие. Если я не доверяю своим специалистам, я не могу в полной мере полагаться на них, и наоборот. Если вы планируете реализовать множество успешных проектов, вам необходимо научиться строить открытые доверительные отношения. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Проявляйте гибкость при решении любых задач
Постоянно пополняйте багаж знаний, вырабатывайте новые навыки и проявляйте гибкость в выборе применяемых методик руководства проектами. Мы с вами работаем в такой области, где все может встать с ног на голову за считанные минуты, поэтому для эффективного управления рисками и изменениями вы, как лидер команды, должны уметь слушать и адаптироваться к любым колебаниям. Нирмал Сингх (Nirmal Singh)
Грамотно распределяйте обязанности и подавайте пример остальным
Тщательно выбирайте задачи, которые вы можете делегировать. Решите, кому вы можете их поручить. Подавайте пример. Работайте усерднее, чем кто-либо другой из вашей команды. Проявляйте уважение и такт в общении с другими людьми. Лори Гэлстер (Lori Galster)
Воспитывайте лидерские качества в своих людях
Помните, что делегирование — это чуть больше, чем просто перепоручение задач. Таким образом, вы даете людям чувство сопричастности и ответственности, давая им возможность учиться новому. Не сомневайтесь, что самый обычный участник вашей команды уже завтра может стать менеджером проектов. Энди Нельсон (Andy Nelson), специалист со статусом AMBCS, обладатель сертификата P2 Cert
Мыслите нестандартно
Ключевым качеством успешного менеджера проектов является умение наладить взаимодействие, устранять проблемы и принимать решения. Проявляйте изобретательность. Мыслите не по шаблону и держите в уме стратегическую картину всего проекта в целом. Кассим Тоорава (Kassim Toorawa)
Защищайте свою команду
Защищайте свою команду и позвольте им сделать все остальное. Онур Карабулут (Onur Karabulut)
Не забывайте праздновать свои успехи
Цените вклад участников вашей команды и давайте им возможность прочувствовать собственную значимость. Пунит Гулати (Puneet Gulati), MSP, специалист по управлению проектами (PMP), ITIL v3
Организуйте работу и управляйте ходом совещаний
Используйте шаблоны для эффективной организации работы
Старайтесь во всем придерживаться максимального порядка. Используйте шаблоны и другие инструменты. Бхавна Мундотиа (Bhawna Mundotia), специалист по управлению проектами (PMP)
Документируйте! Документируйте! Документируйте!
Всегда полностью документируйте выполненные работы в целях последующего контроля и отслеживания. Пьетро Чесере (Pietro Cecere)
Контролируйте ход совещаний и фиксируйте предлагаемые идеи
Во время собрания важно сохранять концентрацию и направлять ход обсуждения в нужное русло. Записывайте озвучиваемые участниками идеи, требования, замечания и проблемы на доске или плакате, стараясь разделить их на практически реализуемые категории. Не говорите! Просто записывайте. Таким образом, вы сможете сосредоточить внимание участников на конкретных пунктах повестки и эффективно распределить обязанности. Джерри Би Фишер (Jerry B. Fisher)
Выясните, что вдохновляет вашу команду
Прежде чем предложить какие-либо изменения, убедитесь, что вы полностью понимаете культуру команды
В первую очередь, вам необходимо оценить сложившуюся ситуацию, рабочую среду и культурные особенности. Менеджер проекта всегда предлагает новые идеи, основываясь на собственном опыте. Новое — это хорошо, но необходимо соблюдать осторожность. Нельзя перекраивать существующую систему компании, не имея полного понимания ее уникальных особенностей, ограничений, требований и культуры. Помните, что эффективность предлагаемых вами изменений во многом зависит от того, как они будут восприняты изначально. Сантош Маурия (Santosh Maurya)
Понимайте мотивацию каждого участника команды
Помните, что эффективный менеджер проектов — это не только руководитель, но и хороший политик. Свои мотивирующие факторы могут быть у каждого участника проекта, крупного заказчика или заинтересованного лица. Учитывайте их в своих решениях. Энди Нельсон (Andy Nelson), специалист со статусом AMBCS, обладатель сертификата P2 Cert
Формируйте эффективную среду для обмена инновациями и укрепления командного духа
Организуйте работу таким образом, чтобы каждый участник команды был услышан. Это само по себе укрепляет отношения внутри команды, позволяя ее участникам быть более открытыми к новым идеям. Зная, что их предложения всегда будут услышаны, они будут действовать смелее и изобретательнее. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Реально оценивайте собственные силы и возможности своей команды
Помните, что все мы люди
Для эффективной реализации любых методик важно помнить, что вы работаете с людьми, действия которых далеко не всегда могут быть логичными и предсказуемыми. Тьяго Прадо (Tiago Prado)
Знайте сильные стороны своей команды
Для успешной работы в команде важно знать навыки и особенности характера всех ее участников. Прабху М (Prabhu M)
Забудьте о собственном эго
Трезво оценивайте сильные и слабые стороны своей команды и, что более важно, свои собственные. При работе в коллективе нет места собственному эго. Луи Таркотт мл. (Louie Turcotte, Jr)
Определите то, что выделяет вас на фоне других
Твердо знайте свою специализацию и используйте это для достижения успеха. Определите то, что выделяет вас на фоне других, и обратите это в свою пользу. Помните, что ваша основная задача — воплощать идеи в жизнь. Для этого требуется креативность. Будьте придирчивы и не останавливайтесь на первом же варианте решения, каким бы привлекательным он вам ни казался. Джеймс Л. Томпсон (James L Thompson), PMP, CSM, Executive MBA, ITIL
Задавайте вопросы, чтобы лучше понять текущие процессы и найти пространство для их оптимизации
Постоянно задавайте вопросы
В ответ на любое предложение я всегда задаю следующие вопросы. Когда и при каких обстоятельствах подобное было реализовано ранее? Каковы причины успеха такого подхода? За счет чего удалось повысить эффективность, экономичность и т. д.? Это позволяет мне глубже проникнуть в суть происходящего. Лори Гэлстер (Lori Galster)
Не преувеличивайте
Не превращайте каждый проект в дело всей своей жизни. Многие начинающие руководители чересчур стремятся продемонстрировать все свои знания или использовать потенциал должности менеджера проектов, из-за чего склонны слишком усложнять простые вещи. Мне встречались люди, вынужденные руководить проектом волею случая, которые справлялись гораздо лучше, чем подобные фанатики, вооруженные кипой профессиональных инструментов, методик и стратегий. Относитесь ко всему проще. Это поможет уделить основное внимание планированию, реализации и оценке качества предложенных решений, не тратя время на ожидание чуда. Трина Мойтра (Trina Moitra)
Делайте ставку на конечный результат
Не нужно воспринимать все задачи исключительно с точки зрения формального соблюдения процессов. Эффективное руководство проектом важно, но оно ни в коем случае не должно препятствовать ходу выполнения проекта. Дэйв Риган (Dave Regan)
Четко определяйте роли и сферы ответственности каждого участника
В первую очередь, знайте свою роль
Вы должны четко понимать свои обязанности, роли и делегированные полномочия. Все это зависит от того, в какой организации вы работаете. Кроме того, вам важно понимать требования основных заинтересованных лиц и степень их влияния на проект. Кассим Тоорава (Kassim Toorawa)
Ежедневно анализируйте статус выполнения проекта
Я рекомендую начинающим менеджерам ежедневно отслеживать ключевые показатели проекта, используя модель RACI. R (Responsible) — ответственные за выполнение работы лица. A (Accountable) — лица, принимающие окончательные решения и оценивающие конечный результат. C (Consulted) — лица, с которыми требуется проконсультироваться перед принятием решения и выполнением действия. I (Informed) — лица, которых необходимо проинформировать о принятом решении или выполненном действии Модель RACI позволяет точно определить роли и обязанности всех участников проекта, которые в дальнейшем сопоставляются с фактическими процессами. Эта модель особенно важна при распределении ответственности в межфункциональных процессах. Так, например, один и тот же сотрудник организации может выполнять роли менеджера проекта и руководителя испытаний. Хамбиррао Патил (Hambirrao Patil)
Убедитесь, что вы полностью понимаете цели, ресурсы и риски
Знайте свой проект изнутри
Вы должны знать все о своем проекте — особенности планирования, цели и результаты, поставленные задачи, а также план мониторинга, в котором определяются ключевые показатели, инструменты и т. д. Марта Асеро (Marta Acero)
Сначала определите цели
Установите задачи и цели нового проекта, используя методику SMART. После этого я рекомендую незамедлительно провести анализ по методикам PESTEL и SWOT. Затем переходите к вопросам планирования, взаимодействия и организации. При подготовке плана проекта также можно использовать модель «Что, где, кто, как, когда и т. д.». Освальдо Миранте (Osvaldo Mirante), PhD
Знайте требования к проекту
Крайне важно заранее четко понимать основные функциональные и технические требования и определения проекта, согласуя их с ключевыми заинтересованными лицами. Муктадир (Muqtader), MBA
Убедитесь, что достигаются исходные цели проекта
Сконцентрируйтесь на установленных целях! Муктадир (Muqtader), MBA
Анализируйте положительное и отрицательное влияние внешних факторов
Оцените доступные вам организационные ресурсы. Определите внешние факторы, влияющие на ваши проекты, и характер их воздействия. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Сконцентрируйтесь на практической ценности своей работы
Убедитесь, что все ваши действия несут практическую пользу, а все роли и обязанности прозрачно распределены. Хенриетт Эббесен Лэйдлоу (Henriette Ebbesen Laidlaw)
Обеспечьте запас времени на проработку вариантов
Планируйте и реализуйте операции в рамках проекта в соответствии с общими стратегическими указаниями. Обеспечьте запас времени на проработку наиболее перспективных и жизнеспособных альтернатив. Не бойтесь уточнять или корректировать цели, сроки, ресурсы и объемы работ. Янош Вереш (Janos Veres)
Не забывайте об управлении потенциальными рисками
Чтобы выработать эффективную стратегию и реализовать проект в установленные сроки с соблюдением бюджетных ограничений, важно понимать корпоративную культуру компании. Кроме того, необходимо постоянно отслеживать риски, которые могут возникать в ходе реализации проекта, и иметь под рукой план снижения рисков. Пунит Гулати (Puneet Gulati), MSP, специалист по управлению проектами (PMP), ITIL v3
Как можно раньше определите запросы заинтересованных лиц и следите за их выполнением
Определите список заинтересованных лиц
Определите всех заинтересованных лиц и их требования. Это позволит эффективно распределить роли участников проекта и обеспечить взаимодействие между ними Лесиба Ноа Конайте (Lesiba Noah Konaite)
«Продавайте» проект всем заинтересованным сторонам
По возможности привлекайте к участию в проекте всех заинтересованных лиц на самых ранних стадиях. Андрес Вентер (Andries Venter), менеджер многопрофильных проектов
Лично получайте отзывы и предложения заинтересованных лиц
Прежде чем дать старт проекту, лично получите у всех ключевых заинтересованных лиц всю необходимую информацию о проекте, целях, уровне поддержки и т. д. Это позволит заранее выявить основные подводные камни и противоречия, которые могут впоследствии превратиться в серьезную проблему. Том Тринор (Tom Treanor)
Добейтесь, чтобы заинтересованные лица стремились к достижению цели, а не только к соблюдению бюджетных ограничений
Если заинтересованное лицо понимает всю необходимость достижения цели и реализации проекта, это намного важнее, чем просто принимать объем, график и бюджет проекта. Если принимающие решения сотрудники уверены в достижении целей проекта, они с большей долей вероятности одобрят изменения в его объеме и допустимых показателях. Если вы гарантируете только соблюдение бюджетных ограничений и сроков реализации, ваш проект обречен на провал. Крис Кокс (Chris Cox)
Постоянно контролируйте соответствие ожиданиям по мере реализации проекта
Убедитесь, что ожидания заинтересованных лиц всегда находятся в заданных рамках. К ним относятся все требования, конечные результаты, объемы работ и т. д. Джон Мпунгу (John Mpungu)
Не бойтесь ошибок и умейте учиться на них
Чем раньше вы ошибетесь, тем быстрее исправите ошибку
Ошибка — это тоже результат. Ошибаясь на ранних стадиях, вы оставляете себе пространство для маневра и получаете полезный опыт. Шрикумар Говиндан (Sreekumar Govindan)
Используйте ошибки в качестве возможности для обучения
Не бойтесь ошибок — учитесь на них. Ошибки — это кирпичики в фундаменте вашего будущего успеха на этом непростом поприще! Сьюзан Киркпатрик (Susan Kirkpatrick), PMP, CSSBB
Дайте бизнесу то, что он ждет
Многие проекты завершаются неудачно из-за того, что они не соответствуют ожиданиям бизнеса. Даже если у вас на руках детально проработанный и подписанный 400-страничный документ с требованиями к проекту, это вовсе не значит, что все полностью понимают его особенности. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Успех проекта зависит не только от тщательного планирования, но и от эффективного управления
Решайте текущие проблемы, а не стройте абстрактные диаграммы Ганта
График проекта определяется не планами, а реальностью. Помните, что вы управляете реальными людьми и решаете реальные проблемы, а не просто рисуете бумажные схемы. Джеймс Рэдван (James Radvan)
Планируйте, чтобы добиться успеха и поставленных целей
В любой момент вы можете столкнуться с серьезными трудностями. Составьте план действий на пути к успеху. Согласуйте свои приоритеты, распределите полномочия и обязанности в команде и добейтесь воплощения проекта в жизнь. Пол Олвуд (Paul Alwood)
Следите за достижением общих целей проекта
Бизнесу совершенно не интересны ваши диаграммы Ганта, отчеты о текущем состоянии или документы менеджера проекта. Им нужно видеть, что ваш проект позволяет достичь стоящих перед ними целей. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Помните, что нет ничего полезнее практического опыта
Опыт невозможно подделать или сымитировать
Опыт — это самый ценный ресурс эффективного менеджера проектов, который приходит лишь с годами кропотливой работы, ошибками и ценными рекомендациями наставников. Подделать его невозможно. Трина Мойтра (Trina Moitra)
Старайтесь как можно раньше получить практический опыт
Стремитесь извлекать пользу для себя из всего. Книги, теории и методики, безусловно, нужны, но реальная жизнь может преподнести куда более полезные уроки. Чем чаще вы оказываетесь в подобных ситуациях, тем сильнее вы становитесь. Если вы хотите научиться эффективному управлению проектами — вам нужен реальный опыт. Мангал Пандия (Mangal Pandya)
Полагайтесь на навыки своих людей и стремитесь к успеху на любой стадии
Не сдавайтесь. Менеджер проекта не всегда видит плоды своего труда каждый день. Вам придется много работать, особенно в матричной среде, поэтому не бойтесь доверять навыкам людей. Поощряйте развитие персонала. В конечном итоге, вы достигнете поставленных целей и после завершения проекта бесповоротно полюбите это вдохновляющее чувство успеха. Бхавна Мундотиа (Bhawna Mundotia), специалист по управлению проектами (PMP)
Хотите поделиться своими советами?
Вам есть что посоветовать коллегам-менеджерам по управлению проектами? Поделитесь с нами своими предложениями и идеями в комментариях. Расскажите, что бы вы хотели добавить в этот список или добавить к заинтересовавшему вас совету.
А со своей стороны, мы посоветуем с умом выбирать систему для менеджмента проектов. Эффективная система управления проектами Wrike избавит вас от рутинной работы, ускорит обмен информацией в команде и поможет сфокусироваться на стратегических целях.
*Примечание. Некоторые из приведенных рекомендаций были скорректированы, чтобы обеспечить ясность, грамматическую правильность и соблюдение ограничений длины.