Ркд в эдо что это такое
Что такое электронный документооборот и как он работает
Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи через специального оператора. Еще недавно это казалось сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много ресурсов. Но практика показывает: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. В настоящей статье специалисты системы электронного документооборота Контур.Диадок расскажут о том, как работает ЭДО, и в чем его выгода для бизнеса.
Про электронный документ и электронную подпись
Сначала поясним понятие «электронный документ». Упрощенно говоря, это файл, который заверен электронной подписью. Такой документ не нужно распечатывать. Он обладает юридической силой. Его можно представлять в ФНС и суды.
Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро». Подписание — это процесс формирования данного файла для конкретного документа. Поэтому, строго говоря, на электронный документ подпись не ставится, она для него формируется.
Электронный документооборот (ЭДО) можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет контрагенту файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.
Систему пересылки электронных документов организуют операторы ЭДО — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.
СПРАВКА
Перечень доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которая позволяет обмениваться документами в электронном виде, — «Диадок».
Как это работает?
Покажем общую схему работы ЭДО на примере веб-версии «Диадока». Она не требует никакого вмешательства в информационные системы организации, а обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты.
В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие.
Сам процесс происходит следующим образом. Поставщик формирует документы в редакторе «Диадока» или загружает их с ПК. При необходимости документы отправляются на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить».
Далее «Диадок» автоматически проверяет:
Если система находит ошибки, то пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.
Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи. Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.
После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, то документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.
Плюсы и минусы ЭДО
Первый вопрос, который возникает: а зачем это? Закона о всеобщем переходе на электронный документооборот не существует, государство не обязывает бизнес отказываться от бумаги. Почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.
Преимущества электронного документооборота
1. Ускорение бизнес-процессов. ЭДО ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с документами на бумаге, работают с электронными документами.
2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.
3. Юридическая значимость документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.
4. Прозрачность документооборота. При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.
5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать e-mail и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.
6. Сокращение затрат. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле.
7. Освобождение времени для более серьезных задач. В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты.
8. Удобное хранение документов. По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, а получить доступ к ним можно из любой точки мира.
Отметим, что все эти преимущества давно оценили крупные компании, которые умеют оптимизировать процессы. Поэтому они работают только с теми контрагентами, которые подключены к ЭДО. Так, поставщиком крупной торговой сети вряд ли сможет стать компания, использующая бумажную «первичку».
Недостатки ЭДО — мифы и реальность
Некоторые налогоплательщики не переходят на электронный документооборот, поскольку уверены потому что видят в нем недостатки.
1. Перейти на ЭДО слишком сложно. После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется. Например, веб-сервис «Диадока» не сложнее электронной почты. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Просто вместо обычных писем — юридически значимые документы.
Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить «Диадок» в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками.
2. К ЭДО долго подключаться. Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к «Диадоку» достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.
3. На ЭДО нужно переводить контрагентов. Да, это так. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. «Диадок» решает ее с помощью:
4. Госорганы не примут электронные документы. Законодательство уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи.
СПРАВКА
Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.
5. Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном. Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. Достать нужный документ из «Диадока» можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.
Что такое электронный документооборот и как он работает
Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Что вы узнаете
Кому подходит
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.
Схема работы
Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.
Преимущества ЭДО
Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:
Как начать работу с ЭДО
Для обмена электронными файлами участники процесса должны:
С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.
Какую ЭП использовать
Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.
Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.
Общие вопросы: что такое электронный документооборот и как он работает?
Из нашей статьи вы узнаете:
Что такое электронный документооборот и зачем он нужен в организации
Как становится ясно из названия, ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.
Сегодня лишь некоторые компании продолжают заполнять бумаги вручную, поскольку вся бухгалтерская первичка легко создается с помощью программ. Но для передачи документа контрагенту или другому сотруднику фирмы многие продолжают делать распечатку. Можно ли обойтись без этого и пересылать их файлами? Можно, но только если и у вас, и у ваших контрагентов организован электронный документооборот для обмена данными.
Принципы работы электронного документооборота и основные понятия
Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.
Рассмотрим, как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:
Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель оказался добросовестным и не вносил в него исправления. В этом случае сам документ окажется недействительным. Изменения документа легко проверяется ЭЦП.
Виды электронного документооборота
Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями). Существует более детальная классификация по типам документов. Это:
Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего принципы электронного документооборота применяют для первичной бухгалтерской документации или формирования счетов-фактур. Простым примером ЭДО можно считать электронную почту. Она также обеспечивает быструю передачу данных, но эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными. Но почта является небезопасным каналом для передачи серьёзных документов. А некоторые государственные службы просто отказываются принимать документы, присланные через обычный имейл.
Основы электронного документооборота
Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами, такими как договоры, нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности. Незначительные отличия могут быть в следующем:
На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:
Как перейти на электронный документооборот
Первым делом нужно подключиться к оператору ЭДО. Например — воспользуйтесь готовым продуктом «Астрал ЭДО / 1С-ЭДО». Сотрудники «Астрал» помогут организовать работу ЭДО и ответят на вопросы.
Купите сертификат электронной подписи и получите ключ шифрования. Если сертификат уже есть, — зарегистрируйте электронную подпись в системе.
После этого проинформируйте своих контрагентов о том, что теперь вы работаете по ЭДО и укажите с каким оператором.
Плюсы и минусы электронного документооборота (ЭДО)
Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно. Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа. Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив.
Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО. В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения. Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной.
Стоить напомнить, что решение о переходе на обмен электронными данными в онлайне организация принимает добровольно. А вот сдача в таком формате отчетности в налоговую службу стала обязательной для многих предпринимателей. Специалисты компании «Астрал» готовы помочь вам организовать документооборот в вашей организации, облегчающий работу сотрудников и отвечающий всем требованиям законодательства.
Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас
Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.
Что значит ЭДО и зачем он нужен?
Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.
Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.
Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.
Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.
Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.
Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:
Плюсы и минусы ЭДО
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
К недостаткам ЭДО можно отнести:
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.
Операторы ЭДО
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.
Переход на электронный документооборот
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?
Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.