битрикс 24 почистить историю
Массовое удаление сообщений из чатов
Чат – один из видов общения в Битрикс24. Мессенджер Битрикс, помимо переписки, позволяет коллегам обмениваться файлами, создавать задачи и обсуждения в Новостях из диалогов.
После продолжительного общения в списке диалогов скапливаются чаты, которые требуют удаления истории сообщений.
Стандартно Битрикс24 не предоставляет возможности массового удаления чатов – их можно только скрыть:
Можно также вручную почистить историю сообщений каждого диалога. При этом история удалится только у одного сотрудника, никак не затронув переписку, которую все еще видно через профиль коллег:
Другой вариант — удалять каждое сообщение в чате по отдельности. Это удобно только в том случае, если сообщений не много и переписка в чате ведется недавно, потому что старые сообщения удалить не получится.
По причине невозможности контролировать своевременное удаление сообщений в чатах, к нам обратился один из наших клиентов. Политика безопасности компании выдвигала следующие условия переписки сотрудников в мессенджере Битрикс:
Основываясь на этих правилах, было решено доработать штатный функционал силами сотрудников компании ПУСК. Оптимальным вариантом, согласно представленному ТЗ, было добавление администратору портала возможности удалять чаты коллег, не выходя из своей учетной записи.
Основные требования к задаче были сформулированы следующим образом:
Описанный механизм должен быть доступен только администратору в режиме ручной очистки, без заданного расписания. Оценив все нюансы доработки, и согласовав с клиентом предполагаемые трудозатраты, мы приступили к реализации.
Реализация массового удаления переписки
Прежде чем приступить к задаче, наши разработчики согласовали внешний вид доработки. Возможность удаления чатов должна осуществляться на отдельной странице портала, которая должна быть добавлена в главное меню для быстрого перехода.
Интерфейс должен быть схож со стандартным табличным представлением Битрикс24, как, например, в диалогах Контакт-центра:
Табличное представление должно состоять из следующих полей:
Также для удобства поиска и систематизации чатов требовалось настроить фильтрацию по полям «Автор» и «Объем вложенных файлов».
Согласовав внешний вид доработки с клиентом, разработчики компании ПУСК создали инструмент, который помогает компании соблюдать политику безопасности и защитить данные от утечки.
Теперь администратор портала может в несколько кликов:
Контекстно в меню каждого чата назначены следующие возможности:
Даже у пользователей небольших корпоративных порталов в личных сообщениях встречается информация, при утечке которой ущерб компании может исчисляться десятками тысяч рублей. С развитием информационных систем угрозы, исходящие как от сотрудников организаций, так и от случайных посетителей стали серьезными.
Описанная выше доработка поможет защитить компанию от непреднамеренного или умышленного выпуска частной информации в ненадежную среду.
Обратитесь в компанию ПУСК по телефону +7 (495)118-39-18, если в вашей организации повышенные требования к безопасности. Мы работаем с использованием индивидуального соглашения SLA и реализовываем задачи любой сложности.
История в CRM
Как это работает?
Чем полезна история? В любой момент руководитель может посмотреть, как сотрудники работали с CRM. История фиксирует даже просмотр элементов.
Каждая строчка истории содержит:
Любой элемент истории можно удалить, однако это не отменит само изменение.
Какие записи в истории увидят сотрудники?
Сотрудник увидит историю изменений элементов, к которым разрешен доступ в правах CRM.
Если у менеджера есть права на просмотр только своих элементов, он не увидит записи, связанные с элементами других сотрудников.
Облачный Битрикс24 – освобождаем место в CRM
Место на диске в облачном Битрикс24 ограничено для каждого тарифа. Если клиентов много, то данные из CRM-системы могут полностью исчерпать ресурс.
Поможем вам понять, чем именно занято место на Диске и очистить его от ненужных файлов.
Как это сделать?
В категории CRM зайдите в Настройки – Другое – Чем занято место.
Вы попадете на страницу данных Диска. В верхней ее части отображается размер всех данных на вашем Диске в Битрикс24. Цветами выделены типы объектов. Это помогает понять, что и какой объем занимает.
Ниже расположен список этих элементов. В категорию Прочее попадают все неуказанные элементы CRM, которые занимают незначительный объем памяти Диска (к ним относятся реквизиты или адреса).
Как очистить диск в Битрикс24?
Выберите иконку действия рядом с каждым элементом списка и в выпадающем меню нажмите нужный пункт:
Если же вам нужно удалить только определенную часть сделок, воспользуйтесь строкой поиска (она послужит фильтром) в верхней части страницы.
Поиск позволяет выбрать определенные элементы, отсортировать их по дате, статусу сделки и сумме и удалить.
Очистка места в CRM
С помощью очистки CRM вы легко проследите, чем занято место:)
Одним кликом удалите ненужные объекты, историю или дела. Или отфильтруйте данные и избавьтесь от старых сделок или проигранных лидов.
Как это работает?
Откроется страница очистки CRM.
В верхней части страницы вы увидите объём всех данных в CRM.
Данные представлены в виде таблицы, рассмотрим колонки на примере сделок:
Как же освободить место? Рядом с каждым объектом есть меню с двумя действиями.
Удалять все элементы не всегда разумно. Как быть, если мы хотим удалить только некоторую ненужную часть сделок?
В этом случае воспользуйтесь фильтром!
Или, например, выберем группу стадий Провал и почистим все неудачные сделки и лиды.
Как очистить Битрикс24.Диск
Если вы пользуетесь «Битрикс24», то храните там документы, файлы, ведете базу клиентов. Все это «съедает» место в облаке вашего портала.
В этой статье мы рассмотрим варианты по очистке места в облаке на вашем «Битрикс24».
Сколько места доступно на вашем «Битрикс24»
Объем места зависит от облачных тарифов, которых у «Битрикс24» на момент написания статьи 4 варианта. Но с сентября 2019 г. грядет обновление линейки:
Бесплатный вариант «Проект» – всего 5 ГБ места в облаке. Предоставляется необходимый минимум инструментов для начала работы.
«CRM+» – вариант для небольших компаний/отделов до 6 человек, 24 ГБ. Хорошо подойдет тем, кто автоматизирует работу со сделками, анализирует продажи, контролирует работу менеджеров.
«Задачи+» – тариф для работы с задачами в небольшой команде до 24 человек и 24 ГБ в облаке. Данный вариант подойдет компаниям, которые ведут проекты, работают над задачами по разным методикам, используют sсrum, канбан, следят за сроками и контролируют качество работы.
«Команда» – 100 ГБ места в облаке и расширенный набор функций. Для средних компаний, где следят за окупаемостью рекламы, ставят задачи между отделами.
«Компания» – неограниченное место в облаке и максимум функций «Битрикс24». Подойдет крупным компаниям.
Сколько свободного места в вашем «Битрикс24»
Увидеть информацию об объеме совокупного места в облаке и о свободном может только администратор портала.
Для этого в левом меню «Битрикс24» перейдите на вкладку «Мой тариф» (может прятаться на вкладке «Еще»). По умолчанию откроется вкладка «Мой Битрикс24», в которой и расположена необходимая информация.
В этом разделе вы можете узнать:
Сколько всего места доступно на вашем тарифе.
Сколько занято базой данных: задачи сотрудников; база CRM; письма, прикрепленные к CRM; события в календарях (все это без учета прикрепленных к этим сущностям файлов/документов).
Сколько занято другим (записи звонков и все файлы, которые вы загружаете на БитрикcДиск, в Ленту, отправляете в сообщениях, прикрепляете в письмах, прикрепляете в crm).
Информация о количестве занятого/свободного места на диске обновляется раз в сутки.
Кстати, на этой же страничке портала вы можете активировать промокод от «Веб-Центра» webc5gbvob l на 5 ГБ дополнительного места в облаке на 1 год, чтобы как можно дольше не сталкиваться с этой проблемой.
Как посмотреть, чем занято место на диске «Битрикс24»
Переходим на вкладку «Диск»→ «Очистка места» в левом меню портала.
Нажмите кнопку «начать сканирование», чтобы увидеть отчет о занятом/свободном месте на диске.
Когда сканирование будет завершено, вы попадете на страницу со статистикой по занятому месту.
Если у вас нет прав администратора портала, то отобразится информация только по вашему диску.
Администратор же может увидеть информацию в целом по порталу и всем сотрудникам.
В отчет выводится информация по занятому месту на диске и количеству содержащихся файлов.
В диаграмме выше показано сколько места занимает каждый инструмент «Битрикс24».
Как освободить место на диске «Битрикс24»
1-й способ «Очистка места»
«Битрикс» сразу после сканирования предлагает вам очистить ненужные файлы, это:
Неиспользуемые файлы (старые версии документов).
Корзина (файлы, которые вы удалили, попадают в корзину и хранятся там до очистки).
Выберите, что вы хотите удалить и запустите очистку.
Чтобы посмотреть подробную информацию о занятом месте перейдите в «Экспертный режим».
В этом отчете подробная информация по всем файлам, по каждому сотруднику, инструменту.
Например, можем посмотреть, сколько места на диске занимает каждый сотрудник.
Также есть возможность отправить уведомление с просьбой самостоятельно почистить диск.
Или посмотреть, чем конкретно занято место и почистить папки.
Вы можете удалять файлы по одному.
Или выбрать несколько файлов для последующего удаления.
2-й способ «Очистка вручную»
Раньше в «Битрикс24» не было специального функционала по очистке диска.
Чистить место надо было через общий диск, диски групп и личные диски сотрудников.
Делать так можно и сейчас. Но помните, что к любому удалению файлов надо подходить аккуратно, тем более к ручной очистке.
Общий диск хранит записи разговоров и файлы, прикрепленные к письмам.
При необходимости эти файлы можно удалить (предварительно их можно скачать).
Например, звонки сохраняются в папки по месяцам. Вы можете удалить записи за прошлые месяцы которые вам уже не нужны.
Удаление файлов может занять длительное время.
Мой диск. Сюда попадают файлы, которые вы подгружаете на портал.
Проверьте папки, удалите ненужные файлы. Не забудьте очистить корзину.
Диски сотрудников. Вы можете проверить и диски сотрудников.
Для этого перейдите в профиль сотрудника и выберите вкладку «Диск».
Диски Групп. Перейдите в интересующую рабочую группу, выберите раздел «Диск» и удалите ненужные файлы.
Что делать, если места все равно не хватает
Если вы очистили все ненужные файлы на портале, а места все еще не достаточно, тогда есть возможность активировать наш промокод webc5gbvobl на 5 ГБ дополнительного места в облаке на 1 год (о котором говорили ранее).
Если и этого мало, то пришло время перейти на вышестоящий тариф «Битрикс24».
Конечно идеальный вариант – это тариф «Компания» с неограниченным местом в облаке «Битрикс24». Тем более до 31 августа 2019 г. действует акция на тарифы (можете перейти на расширенный тариф с хорошей скидкой в 24 %).
Но напоминаем, что с сентября 2019 г. «Битрикс24» обновляет линейку тарифов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по «Битриксу», пишите в комментариях. Специалисты «Веб-Центра» помогут разобраться и, при необходимости, приобрести лицензию.